10 Tipps für ein zuverlässiges Sorgfaltspflicht-Programm

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das wertvollste Gut eines Unternehmens – sie zu schützen ist eine moralische und rechtliche Verpflichtung. Doch die Einhaltung der Sorgfaltspflicht kann heute durchaus eine Herausforderung sein. Denn ganz gleich, ob Ihre Beschäftigten im Büro arbeiten, im Home-Office oder auf Reisen sind – Unternehmen müssen im Notfall jederzeit rechtzeitig Hilfe leisten können.

Der Fürsorgepflicht bei Dienstreisen nachkommen

Mit unseren 10 Tipp können Sie ein zuverlässiges Programm erstellen, das im Fall des Falles automatisch greift, Ihrer Sorgfaltspflicht gerecht wird und das Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit und überall unterstützt.

1. Bestimmen Sie ein Krisenmanagement-Team: Wenn in Ihrem Unternehmen bereits ein Krisenmanagement-Team etabliert ist, werden Sie am besten ein aktives Mitglied. Sollte es solche Strukturen noch nicht geben, setzen Sie sich mit Ihren verschiedenen Ansprechpartnern (vor allem Ihrer Sicherheitsabteilung), in Verbindung, um das richtige Protokoll für den Fall einer Krise oder eines Notfalls aufzusetzen.
2. Stimmen Sie sich mit Ihrer Travel Management Company (TMC) ab: Setzen Sie sich mit Ihrer TMC in Verbindung, um deren Notfallprogramme und -warnungen als erste Kommunikationslinie zu nutzen. Richten Sie einen 24/7-Support für Ihre weltweit tätigen Reisenden ein. So sorgen Sie dafür, dass unabhängig von ihrem Aufenthaltsort jemand zur Verfügung steht, um sie zu unterstützen und Informationen zu liefern.
3. Legen Sie ein Verfahren für Notfallkontakte fest: Entwickeln Sie klare Kontaktinformationen für den Notfall. So wissen alle, wer im Falle einer Katastrophe, eines Zwischenfalls oder einer Gesundheitsgefährdung zu kontaktieren ist. Implementieren Sie dazu auch eine Support-Lösung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten ihre Handynummer auf jeden Fall in ihr Reiseprofil eintragen und einen Notfallkontakt angeben. Besonders empfehlenswert ist eine "Ein-Anruf-für-Alles"-Regelung, die Ihre Erreichbarkeit im Notfall auch nach Feierabend sicherstellt.
4. Entwickeln Sie eine Sicherheitsrichtlinie: Legen Sie klare Richtlinien für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fest. Appellieren Sie dabei auch an die Eigenverantwortung Ihrer Beschäftigten. Und vergessen Sie nicht, Ihre Sicherheitsrichtlinien auch auf Mitfahrgelegenheiten auszuweiten.
5. Bestimmen Sie die Risikostufe nach Land: Legen Sie für die Reiseziele Ihres Unternehmens eine "Länderrisiko"-Einstufung fest - niedrig, mittel, hoch. Entwickeln Sie intern einen kooperativen Ansatz, um länder- oder regionenspezifische Reisebeschränkungen in Zusammenarbeit mit Ihrer Sicherheitsabteilung und der Unternehmensleitung zu erlassen. Erlauben Sie Reisen in Hochrisikoländer nur dann, wenn sie wirklich als geschäftskritisch eingestuft werden.
6. Richten Sie ein System zur Verfolgung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein: Führen Sie mit Ihrer TMC und/oder einem Drittanbieter von Duty-of-Care-Diensten ein System zur Verfolgung ein, damit Sie jederzeit wissen, wo sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufhalten – unabhängig davon, ob sie auf Reisen sind, von zu Hause aus oder im Büro arbeiten. Denken Sie daran, dass einige Reisende stärker gefährdet sind als andere, wie zum Beispiel jüngere Reisende, Frauen und Mitglieder der LGBTQ+-Community.
7. Richten Sie ein mobiles Zwei-Wege-Kommunikationssystem ein: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über ein mobiles Kommunikationssystem per SMS oder E-Mail verfügt, mit dem beide Seiten in Kontakt treten können: Ihr Sicherheits- und Risikoteam kann in Notfallsituationen die nächsten Schritte kommunizieren, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich melden oder um Hilfe bitten.
8. Ziehen Sie einen globalen medizinischen Dienst in Betracht: Prüfen Sie, ob die Zusammenarbeit mit einem globalen Anbieter von medizinischen Leistungen notwendig ist, insbesondere wenn Sie ein multinationales Unternehmen sind. Solche Dienstleistungsunternehmen bieten medizinische Unterstützung für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zum Beispiel Evakuierungsdienste, Sicherheitsunterstützung, Risikobewertungen und mehr. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, das gesamte Thema an einen Dienstleister auszulagern, der Ihre Reisenden lokalisieren, mit ihnen kommunizieren und sie in Ihrem Namen unterstützen kann. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen, die nicht über die Zeit oder die Ressourcen verfügen, um ihre Sorgfaltspflicht effektiv zu erfüllen.
9. Etablieren Sie eine Kultur der Sorgfalt: Informieren und schulen Sie Ihre Reisenden umfassend über ihre Sicherheit. Vermitteln Sie die Erwartungen des Unternehmens sowie hilfreiche Tipps und Tricks für sicheres Reisen und passen Sie die Schulungen jeweils an die Geschlechter der Reisenden an. Nutzen Sie Apps, die aktuelle Informationen über die Gepflogenheiten des Landes, das korrekte Verhalten im Geschäftsverkehr usw. bereitstellen. Für Hochrisikoländer sollten Sicherheitseinweisungen/Handynummern vorgeschrieben werden. Mit diesem Mehr an Sorgfalt sind Sie in bester Gesellschaft: 62 % der Travel Manager planen, ihr Tracking-Verfahren zu verbessern, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. (laut Wakefield, Global Travel Managers Report, 2022)
10. Vermitteln Sie klare und prägnante Botschaften: Entwickeln Sie klare, einfach Botschaften an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während eines Notfalls. Passen Sie Ihre Mitteilungen so an, dass sie informieren, aber nicht alarmieren oder Panik auslösen. Am besten, Sie erstellen Kommunikationsvorlagen – so gewährleisten Sie jederzeit eine einheitliche Ansprache.

Mit diesen 10 Tipps ist Ihr Unternehmen in der Lage, eine Richtlinie zur Sorgfaltspflicht zu entwickeln, mit der Notfälle proaktiv gehandhabt werden können. Und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind garantiert über alle Prozesse informiert, die sie schützen – sowohl im Inland als auch im Ausland.