5 Tipps, wie Sie effektiv mit Reisenden kommunizieren

Ein Fürsorgepflichtprogramm und niemand weiß davon? Macht wenig Sinn, meinen Sie nicht auch? Dass genau diese Situation allerdings öfter vorkommt, als man denken sollte, hat eine repräsentative Studie zum Stand der Fürsorgepflicht in deutschen Unternehmen ergeben: Nur etwa ein Drittel der Befragten gab an, dass ihr Arbeitgeber ein professionelles Risikomanagementprogramm unterhalte und proaktiv darüber informiere. Jeder Zehnte hatte nur zufällig über ein bestehendes Programm erfahren. Etwa jeder Sechste wusste, dass sein Unternehmen in dem Bereich vorsorgt, hatte darüber hinaus aber keine Ahnung, was es damit näher auf sich hatte.

Die mangelhafte Kommunikation hat Folgen: Jeder zweite Geschäftsreisende in Deutschland weiß nicht, wer auf Arbeitgeberseite im Falle einer Notsituation kontaktiert werden sollte.

Die Ergebnisse der Studie decken sich mit den Erfahrungen, die ich als Travel-Risk-Berater gemacht habe: Kommunikation über bestehende Programme und Prozesse sind essentiell, werden aber leider oft vernachlässigt. Um Sie an dieser Stelle zu unterstützen, haben wir fünf Tipps zusammengestellt, wie Sie wirkungsvoll mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren.

Wirkungsvolle Kommunikation mit Geschäftsreisenden

1. Finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter möchten: Jede Kommunikationsstrategie beginnt mit einer Analyse der Ausgangslage. Hinterfragen Sie den Status Quo: Welche Informationen gibt es aktuell? Bringen diese einen echten Nutzen? Sind sie verständlich und werden diese über die richtigen Kanäle gespielt? Erfolgsentscheidend ist es, die Geschäftsreisenden frühzeitig miteinzubeziehen. Finden Sie heraus, welche Kanäle sie am liebsten nutzen, wie oft sie sich Informationen wünschen und welche Art von Informationen sie interessieren.
2. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Die Ergebnisse der Analyse fließen dann in einen Kommunikationsplan ein. Überlegen Sie, welche Information über welchen Kanal am besten funktioniert. Wichtig ist vor allem, die richtige Balance aus Push- und Pull-Kommunikation zu finden, sodass Sie die Empfänger nicht überfordern, diese aber auch einfach und schnell selbst die richtigen Informationen finden können.
3. Informieren Sie gezielt: Sie wissen nun, was Ihre Mitarbeiter von Ihnen erwarten und was diese brauchen. Nutzen Sie dieses Wissen, um gezielt zu informieren und Ihren Mitarbeitern genau das zu bieten, was Sie aktuell brauchen. Nicht nach dem Gießkannenprinzip, sondern mit Fingerspitzengefühl und auf Augenhöhe.
4. Beachten Sie demografische Eigenschaften: Bei der Auswahl der passenden Kommunikationskanäle sollten Sie natürlich auch die demographischen Eigenschaften der Geschäftsreisenden beachten. Denn: Junge, technikaffine Mitarbeiter erreichen Sie wohl nur bedingt über die gedruckte Mitarbeiterzeitung. Wohingegen andere Kollegen E-Mails oder persönliche Meetings bevorzugen. Bleiben Sie also flexibel und bieten Sie eine Auswahl an unterschiedlichen Tools und Kanälen, wie zum Beispiel Intranet, Social Media, Email-Newsletter, Chats und Informationsveranstaltungen, an.
5. Hören Sie zu: Seien Sie offen für Feedback. Nur so können Sie Ihre Kommunikation, Tools und Plattformen verbessern und die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen. Auf diese Weise steigt auch die Akzeptanz Ihrer Informationen.

Mit zielgerichteter Kommunikation Verunsicherung entgegenwirken

Angesichts der vielfältigen globalen Gefahrenlagen und einer zum Teil verunsicherter Mitarbeiterschaft – nur gut die Hälfte der in der Studie befragten Mitarbeiter vertraut generell auf ein schnelles und zuverlässiges Handeln des Arbeitgebers in Krisensituationen – sollten Unternehmen ein gutes Kommunikationskonzept auch dazu nutzen, um Vertrauen aufzubauen.

Weitere Tipps für die Kommunikation sowie eine ausführliche Checkliste mit Punkten, die Sie vor, während und nach einer Geschäftsreise bei Ihren Mitarbeitern adressieren sollten, finden Sie in unserem Leitfaden „Effektive Kommunikation mit Reisenden“.