Lohnsteuerpflichtige Arbeitgeberleistungen korrekt verwalten

Bleisure-Reisen, Tankgutscheine oder eine private Internetrechnung, die für Mitarbeitende im Homeoffice bezahlt wird, haben eines gemeinsam: Sie können bei Unternehmen zu Compliance-Problemen führen, da sie unter bestimmten Umständen steuerpflichtig sind. Um solche Arbeitgeberleistungen korrekt zu verwalten, müssen Unternehmen über Prozesse verfügen, mit denen sie diese Ausgaben klar identifizieren können. Außerdem müssen Unternehmen wissen, welche Leistungen gemäß Gesetzgebung und lokalen Steuervorschriften der Besteuerung unterliegen. Mit der KI-basierten Lösung Concur Benefits Assurance sind Unternehmen in der Lage, auch schwer erkennbare Mitarbeitervorteile automatisch zu identifizieren und korrekt an die Behörden zu melden. So treten sie nicht in eine Compliance-Falle.

Vorteile für Mitarbeitende dürfen nicht zum Nachteil werden

Arbeitgeberleistungen machen einen erheblichen Teil der Unternehmensausgaben aus. Eine aktuelle Umfrage des Flexindex belegt, dass 57 % der deutschen Unternehmen ihren Mitarbeitenden wegen Inflation und steigenden Energiepreisen mindestens eine Arbeitgeberleistung als zusätzliche Vergütungsoption gewähren. Dazu gehören Tankgutscheine, Jobtickets, Fahrtkostenzuschüsse, Dienstfahrrad-Programme sowie die Homeoffice-Ausstattung. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, solche Leistungen zu erstatten, sodass bei der Ausgabenverwaltung sowohl steuerrechtliche, als auch unternehmensspezifische Fragen aufkommen können. Eine zusätzliche Herausforderung sind dabei die sich ständig ändernden, länderspezifischen Vorschriften. Dazu kommen neue Arten von Mitarbeiterausgaben, die sich aus den dynamischen Anforderungen der Pandemiejahre ergeben, wie etwa Homeoffice-Ausgaben, die durch hybrides Arbeiten entstehen.

Automatisierte Abwicklung dank KI- und Machine-Learning-Technologie

Concur Benefits Assurance by Blue dot identifiziert lohnsteuerpflichtige Posten in einer Abrechnung und gewährt der Lohnbuchhaltung direkten Überblick über alle steuerpflichtigen Mitarbeitervorteile. Damit erhalten Unternehmen größtmögliche Transparenz und behalten alle Kosten rund um ihre Arbeitgeberleistungen jederzeit im Blick. Auf dieser Datenbasis lassen sich Vergütungsprogramme entwickeln, die sowohl attraktiv sind als auch im Rahmen von Budget und Unternehmenszielen liegen. Auch Mitarbeitende profitieren von der ordnungsgemäßen Verwaltung lohnsteuerpflichtiger Mitarbeitervorteile durch den Arbeitgeber. So können sie sicher sein, dass beispielsweise nach einer Bleisure-Reise keine unerwarteten Steuernachzahlungen auf sie zukommen.

„Die Fürsorgepflicht eines Unternehmens umfasst verschiedene Aspekte. Zwar denken viele zuerst an Arbeitssicherheit, aber auch die richtige Verwaltung der Mitarbeiterausgaben gehört dazu. Für Unternehmen kann das eine zeitraubende und fehleranfällige Aufgabe sein – besonders, wenn sie manuell durchgeführt wird. Wechselnde Vorschriften, neue Ausgabenarten und Arbeitsszenarien wie Bleisure-Reisen oder Homeoffice sind Bereiche, die aus steuerrechtlicher Sicht oft in eine Grauzone hineinragen. Concur Benefits Assurance unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung dieser Ausgaben und damit auch bei der Einhaltung geltender Steuervorschriften“, erläutert Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur.

Mit diesen Features unterstützt Concur Benefits Assurance:

• Globale Einsetzbarkeit: Concur Benefits Assurance kann nicht nur länderspezifische Leistungen bearbeiten, sondern lohnsteuerpflichtige Mitarbeitervorteile weltweit ermitteln und nachverfolgen. Mit dieser länderübergreifenden Lösung agieren Unternehmen flexibler und können ihre Vergütungsoptionen besser an die lokalen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden anpassen.
• Modernste Technologien, eingebettet in den SAP-Concur-Workflow: Die sichere, laufend aktualisierte Plattform für die Einhaltung von Lohnsteuervorschriften rund um Arbeitgebervorteile kombiniert ausgefeilte Machine-Learning-Algorithmen mit komplexem Steuerwissen, um einen Drei-Wege-Abgleich zwischen Lieferantendaten, Belegen und Abrechnungen zu ermöglichen und so die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten. Konfigurierbare Steuertabellen und ein robustes Dashboard ermöglichen ein durchgängig optimiertes Nutzererlebnis.
• Automatisierte Steuerkompetenz: Durch die in Concur Benefits Assurance integrierten länder- und unternehmensspezifischen Compliance-Richtlinien und -Vorschriften werden manuelle Bearbeitungsschritte und Aktualisierungen automatisiert.
• Einfache Implementierung und Verwaltung: Die Lösung kann einfach konfiguriert und verwaltet werden und passt sich so dynamischen Geschäftsanforderungen an – auf globaler und lokaler Ebene.
• Prüfbarkeit: Auf die speziell entwickelte Engine können unterschiedliche Abteilungen zugreifen. Das individuell anpassbare Dashboard bietet dafür Analysen, Segmentierung, sofortige Abrufbarkeit von Datensätzen, umfassende Berichte und detaillierte Prüfpfade.

„Wir freuen uns sehr über die Erweiterung unserer Partnerschaft mit SAP Concur. Ausgaben von Endnutzern erreichen in Unternehmen Höchstwerte und stellen damit die Steuer-, Finanz-, Personal- und Lohnabrechnungsabteilungen global agierender Unternehmen vor neue Herausforderungen“, so Isaac Saft, Gründer und CEO von Blue dot. „Concur Benefits Assurance basiert auf unserer preisgekrönten, cloudbasierten Technologie für Unternehmen. Es nutzt dieselben KI- und Machine-Learning-Grundlagen wie Concur Tax Assurance und automatisiert so zuverlässig und stabil die herausfordernde Verwaltung von Mitarbeitervorteilen. Denn in einer Ära des dezentralen Arbeitens, seit Beginn der Pandemie, nehmen die Auswirkungen durch steuerpflichtige Arbeitgeberleistungen immer weiter zu.“