Digitalisierung im Mittelstand: End-to-End Support im Reisekostenmanagement

95 % der Geschäftsreisenden in kleinen und mittleren Unternehmen sind bereit, in diesem Jahr wieder zu reisen. Von einem regelrechten Reise-Hype ist die Rede – ausgelöst vom Mittelstand. Denn hier zählt die persönliche Kundenbeziehung. Die für den Geschäftserfolg so entscheidende Präsenz lässt sich schlichtweg nicht durch Zoom und Co. ersetzen. Und während viele größere Konzerne noch mit verschärften Genehmigungsprozessen kämpfen, beginnt im Mittelstand bereits ein Wettlauf um die ersten Kundentermine.

Ihre besondere Stärke – die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die man dem Mittelstand zurecht nachsagt – können die Unternehmen hier besonders gut ausspielen. Denn Geschäftsreisende müssen unter Pandemiebedingungen noch größere Flexibilität mitbringen – seien es kurzfristige Änderungen im Reiseplan, neue Einreisebeschränkungen oder verschärfte Sicherheitsanforderungen. Und doch fehlt gerade im Reisemanagement der Mittelständler diese vielbeschworene Flexibilität. 

Das hindert Mittelständler an der Automatisierung ihrer Prozesse

Oder anders: Warum schleppen Mittelständler lieber Berge von Akten, als sich mit Hilfe automatisierter Prozesse flexibel und effizient im Wettrennen um Geschäftsreisen an die Markt- und Reisebedingungen anzupassen? Immerhin können sie durch die Automatisierung ihrer Prozesse fast 28.000 Euro pro Jahr sparen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen schlicht überfragt sind, wenn es um die ersten Schritte zur Einführung automatisierter Systeme geht. Sie sehen sich mit Sorgen konfrontiert, mit Komplexität, mit zu vielen Fragen rund um die Integration von den vielen involvierten Parteien und es bleibt die stetige Sorge, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mitziehen.

Die Lösung: End-to-End Support durch starke Partner

Genau da setzen wir mit unserem Partner Telekom an. Während die SAP-Concur-Organisation bei der Konfiguration der Software dafür sorgt, dass die Reisemanagement-Lösung flexibel in bestehende Prozesse und Systeme integriert werden kann, steht die Telekom Mittelstandskunden als Partner beratend zur Seite. Gemeinsam finden wir zukunftsorientierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement, implementieren diese und helfen den Verantwortlichen so, einen weiteren Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ihres Unternehmens zu meistern. Mit der Partnerschaft bieten die SAP-Concur-Organisation und die Telekom tatsächlich ein End-to-End Angebot.

Telekom begleitet die Implementierung

Die Telekom-Expertinnen und Experten schauen genau hin, stellen die richtigen Fragen an den richtigen Stellen, um letztlich eine reibungslose Implementierung und Systemintegration zu ermöglichen. Während die Antworten zu diesen Fragen sehr individuell sind und von Unternehmen zu Unternehmen variieren, ist der Prozess klar strukturiert:

1. Analyse der bestehenden Prozesse im Reisemanagement: Welche Dienstleister und Portale werden häufig genutzt? Welcher Bedarf besteht bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, welche Lösungen werden gesucht? Wo können bestehende Prozesse optimiert werden?
2. Erstellung eines individuellen Lösungsdesigns: Welches ERP-System soll genutzt werden – ein SAP-System oder ein anderes? Muss die Lösung in andere Systeme (wie zum Beispiel HR-Systeme) integrierbar sein? Wie wird die Lösung konfiguriert, um alle Bedarfe zu decken?
3. Projektumsetzung und Steuerung des Change-Managements: Funktioniert die Anwendung fehlerfrei? Wie kann die Lösung für das jeweilige Unternehmen optimiert werden? Welche Hilfestellung benötigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Anwendung?

Ist das System implementiert, informieren die Expertinnen und Experten zu neuen Funktionalitäten und Schnittstellen. Wichtig gerade im Mittelstand: Wächst das Unternehmen aus dem System heraus, helfen wir, die Lösungen zu skalieren. So können wir Unternehmen auf ihrem Weg der digitalen Transformation auf jedem Schritt begleiten und sie dort entlasten, wo es schwierig wird.

Sie wollen die Expertinnen und Experten der Telekom kennenlernen? Dann folgen Sie diesem Link.

Wie der oben beschriebene Prozess konkret aussieht, können Sie im Übrigen hier am Beispiel der Felix Schöller Group nachlesen.