Fragen, die sich Travel Manager 2021 stellen sollten

Nach dem turbulenten Jahr 2020 kann niemand mit absoluter Sicherheit sagen, was als Nächstes kommt. Klar ist aber: Geschäftsreisen haben sich durch die Pandemie grundlegend verändert. Eine Rückkehr zum Business as Usual wird es so schnell nicht geben. Morgen werden nicht alle einfach wieder in ein Flugzeug steigen oder sich in einen überfüllten Zug setzen, um zu einem Meeting zu kommen. Das bringt sowohl für Geschäftsreisende als auch Travel Manager neue Herausforderungen mit sich. Umso wichtiger ist es, dass Reiseverantwortliche in Unternehmen diese Veränderungen als Chance begreifen, und jetzt die richtigen Fragen stellen:

Was muss ein Online-Buchungstool 2021 leisten?

Auch Geschäftsreisende stehen vor der Frage, wie Reisen in Zukunft aussehen werden. Sie wünschen sich daher mehr Unterstützung bei der Planung und Buchung ihrer Reisen. Das vom Unternehmen genutzte Online-Buchungstool ist der Ort, an dem Travel Manager mit reisenden Mitarbeitern in Kontakt treten und sie einbeziehen können. Es gibt Reisenden einen Überblick zu den sich in der Pandemie laufend ändernden Reiserichtlinien und hilft ihnen zu bewerten, welche Reisen unter den aktuellen Bedingungen sicher sind.

Travel Manager sollten das Buchungstool als Kommunikationsplattform begreifen, die sie kontinuierlich mit relevanten Informationen bespielen. Hilfreich sind kurze, regelmäßige Updates, die für eine breite, sich verändernde Zielgruppe relevant sind. Entsprechend müssen die Informationen den unterschiedlichen Bedürfnissen der Reisenden entgegenkommen. Wichtige Hinweise, wie Reiseverbote oder Sicherheitsbestimmungen, müssen unter Umständen wiederholt ausgespielt werden.

Wie müssen Reiserichtlinien angepasst werden?

Aktuell wird viel über die Anpassung des Buchungsfensters für den niedrigsten logischen Flugpreis gesprochen. Warum? Wenn die Reiserichtlinien bisher immer die Buchung des niedrigsten Tarifs vorgeschrieben haben, ist es in Pandemie-Zeiten möglicherweise erforderlich, die Beschränkungen ein wenig zu lockern. Denn: Der niedrigste Tarif ist nicht zwingend die sicherste Option.

Geschäftsreisende möchten sicher sein, dass die Flugzeuge, mit denen sie fliegen, und die Zimmer, in denen sie schlafen, sauber und COVID-frei sind. Sie werden ihre Entscheidung für oder gegen die Geschäftsreise von den möglichen Auswirkungen auf ihre Gesundheit und die ihrer Familien abhängig machen – nicht nur von den Kosten für das Unternehmen.

Travel Manager sollten zudem in Betracht ziehen, Genehmigungsanträge für Geschäftsreisen einzuführen oder bestehende Formulare anzupassen. Denn wenn bekannt ist, wann und wohin Mitarbeiter verreisen wollen, kann der Arbeitgeber eine höhere Sicherheit für die Reise gewährleisten. Folgende Punkte sollten Reiseverantwortliche in diesem Zusammenhang berücksichtigen:

• Unternehmensseite: Ist die Reise dringend notwendig? Ist der Zweck klar definiert oder könnte er auch ohne die Reise erfüllt werden? Deckt die Versicherung eine medizinische Versorgung der Mitarbeiter im Ausland ab?
• Mitarbeiterseite: Fühlen sich die Mitarbeiter wohl mit der Reise? Was kann der Arbeitgeber tun, um Reisende vor, während und nach der Geschäftsreise zu unterstützen?
• Äußere Einflüsse: Was sind die Voraussetzungen für die Einreise in ein bestimmtes Land oder Gebiet? Gibt es Quarantänemaßnahmen oder andere Beschränkungen? Wie ist das Gesundheitssystem dort aufgestellt?

Neben der Einhaltung von Vorschriften wird 2021 aufgrund der unbeständigen Reiselandschaft auch Flexibilität immer wichtiger. Travel Manager sollten reisenden Mitarbeitern daher die Option bieten, direkt beim Anbieter zu buchen – egal ob es sich um Flüge, Unterkünfte oder Autovermietungen handelt. Um die Transparenz und damit die Compliance zu wahren, müssen die Reisedaten direkt in das eigene System überführt werden. SAP-Concur-Lösungen bieten mit TripLink eine Verbindung zu allen Reisebuchungen – unabhängig davon, wo gebucht wurde, Zudem ermöglicht die Lösung Zugang zu den Unternehmenstarifen, wenn die Buchung direkt bei den SAP-Concur-TripLink-Partnern erfolgt.

Wie lassen sich Guthaben optimal nutzen?

Es gab Zeiten, da war die Geschäftswelt ständig auf Reisen. Doch kurz nach Ausbruch der weltweiten Pandemie mussten alle geplanten Reisen gestrichen werden. Für die Kosten der stornierten Reisen stellten viele Anbieter Gutscheine aus oder hinterlegten dafür ein Guthaben im Kundenkonto. Es stellt sich die Frage, wie dieses Guthaben optimal genutzt werden kann und welche Regelungen seitens der Anbieter künftig getroffen werden, wenn eine ähnliche Situation eintritt.

Travel Manager sollten zum Einlösen nicht genutzter Tickets zunächst auf ihre Geschäftsreisebüros und Buchungspartner zugehen und gemeinsam einen Plan zur Nutzung des Guthabens entwickeln. Zudem sollten sie die derzeitige Flexibilität der Fluggesellschaften in Bezug auf Rückerstattungen nutzen. Einige Buchungstools protokollieren nicht genutzte Flugreisen in den Profilen der Geschäftsreisenden. Daraus lassen sich Listen erstellen, die Travel Managern einen besseren Überblick ermöglichen und bei der Rückforderung von Guthaben helfen.

Reisen im Jahr 2021 werden für alle wieder Neuland sein – Reisebeschränkungen, Gesundheitsnachweise und neue Sicherheitsanforderungen werden ständige Begleiter von Geschäftsreisenden und Travel Managern sein. Deshalb ist die Vorbereitung der Wideraufnahme von Geschäftsreisen gerade jetzt unerlässlich, um nach der Krise wieder durchzustarten.