Fürsorgepflicht: Die Rolle der Finanzabteilung

Während Sie diesen Text lesen, sind etwa 400.000 Geschäftsreisende in der Luft. Sie befinden sich auf 10.900 Metern und sind auf dem Weg zu Meetings überall auf der Welt. Den Überblick über ihre Reisenden zu bewahren und ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen, ist für Geschäftsreiseverantwortliche nicht immer einfach. Ein Großteil der Unternehmen (98 Prozent) vertraut jedoch in ihren Ansatz zur Fürsorgepflicht.  

Trotzdem sind auch diese Zahlen Standard:

• 25 % der Unternehmen speichern oder aktualisieren die Kontaktinformationen ihrer Mitarbeiter nicht regelmäßig.
• 53 % haben nicht die Ressourcen (oder wissen nicht, ob sie über diese verfügen), um Mitarbeitern in einem Notfall zu helfen und sie zurückzuholen.
• 42 % erfassen nicht jede Mitarbeiterreise in ihrem Buchungstool – oder sind sich nicht sicher, ob sie es tun.
• Fast 75 % verlassen sich auf ihr Buchungstool, um den Standort der Mitarbeiter zu bestimmen.

Fürsogepflicht: Schützen Sie Ihr Unternehmen

Der Fürsorgepflicht nachzukommen, stellt für Unternehmen keinen Vorteil oder ein Privileg dar. Es ist viel mehr genau das, was der Name andeutet: eine Pflicht. Für Finanzabteilungen stellt sich allerdings häufig die Frage, warum sie involviert sein sollten, wenn bereits Sicherheitsteams, Personalabteilungen und Geschäftsreiseanbieter in Bereitschaft sind?

Mehrere Gründe sprechen dafür: Finanzabteilungen haben Einfluss auf das gesamte Unternehmen und ihre Entscheidungen Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Sie zeichnen zudem für das Management aller Arten von Risiken verantwortlich, sind in viele Prozesse involviert, die sowohl die Bedürfnisse der Arbeitnehmer als auch des Unternehmens erfüllen müssen, und verstehen die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen, die im Unternehmen getroffen werden.

Vor diesem Hintergrund können sie ihr Unternehmen auch in Bezug auf die Fürsorgepflicht dabei unterstützen, eine Lösung bereitzustellen, die Mitarbeiter gerne nutzen, die den gesamten Prozess vereinfacht und den Frustrationsfaktor von Geschäftsreisen reduziert. Ist das der Fall, erhalten Unternehmen einen zuverlässigen Überblick darüber, wo sich ihre Geschäftsreisenden befinden und was sie ausgeben. Auch stehen in einem solchen Szenario alle Daten zu Verfügung, die Unternehmen benötigen, um ihre Fürsorgepflicht sicher umzusetzen.

Koordinieren Sie die Fürsorgepflicht abteilungsübergreifend

Der Schutz und die Unterstützung reisender Mitarbeiter – und letztlich der Schutz ihres Unternehmens – erfordern ein abteilungsübergreifendes Engagement.

• Sicherheitsfachleute sorgen dafür, dass die Fürsorgepflicht in die Gesamtsicherheitspläne des Unternehmens integriert ist.
• Die Personalabteilung sorgt dafür, dass Mitarbeiter im Unternehmen generell geschützt sind.
• Geschäftsreisemanager und Geschäftsreiseanbieter konzentrieren sich hingegen speziell auf die Bedürfnisse ihrer reisenden Teams.

Doch auch wenn verschiedene Abteilungen involviert sind, die Finanzabteilung ist in einer prädestinierten Position, um die einzelnen Teams zu koordinieren und eine gute Zusammenarbeit zu fördern, damit Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht nachkommen können. Die Finanzabteilung mit einem breiten Blick auf alle Aspekte des Unternehmens ist am besten darauf vorbereitet, die Talente, Ressourcen und andere Instrumente zu koordinieren, um die Sicherheit der Reisenden und die Reisekosten unter Kontrolle zu halten.