Geschäftsreisen: So sichern Sie Mitarbeiter richtig ab

Unternehmen haben laut Gesetz gegenüber ihren Mitarbeitern eine Fürsorgepflicht, die auch für Geschäftsreisen gilt. Sprich, sie müssen dafür sorgen, dass ihre Angestellten vor möglichen Gefahren, die mit der Ausübung ihres Jobs in Zusammenhang stehen, geschützt sind.

Im Kontext aktueller Gefahrenlagen wird schnell vergessen, dass Businesstrips auch andere Risiken bergen – beispielsweise schwerwiegende Erkrankungen oder Unfälle. Ohne schnelle ärztliche Hilfe rückt nicht nur der geplante Geschäftstermin in weite Ferne, es leidet auch die Gesundheit der Betroffenen. Zudem kann die Behandlung in Folge einer Erkrankung oder eines Unfalls im Ausland schnell in den fünfstelligen Bereich gehen – beispielsweise wenn eine Operation oder ein Rücktransport vonnöten sind. Gerade kleinere Unternehmen können solch hohen Kosten in Schwierigkeiten bringen. Umso wichtiger ist es deshalb, sich genügend Zeit zu nehmen, um die richtige Absicherung für jede Geschäftsreiseform zu finden.

Zusatzabsicherung zur Berufsgenossenschaft

Wenn es um die Absicherung von Mitarbeitern geht, verlassen sich viele Unternehmen auf die Leistungen der Berufsgenossenschaft. Eine ergänzende Auslandsreise- und Notrufversicherung (Assistance) ist aber anzuraten. Der Grund: Der Versicherungsschutz der Berufsgenossenschaften greift nur in direktem Zusammenhang mit der Berufsausübung. Wer also in der Mittagspause einen kurzen Spaziergang unternimmt und einen Herzinfarkt erleidet, ist nicht abgesichert. Der Arbeitgeber kann über diese Versicherungsform seiner Fürsorgepflicht also nicht nachkommen.

Wichtig: Eine Notfall-Hotline

Neben dem richtigen Krankenversicherungsschutz, der die Kosten trägt, ist es auch wichtig, eine Erkrankung schnell und fachgerecht behandeln zu lassen. Die wenigsten kennen sich allerdings vor Ort aus. Firmen sollten Betroffenen daher eine Notfall-Hotline anbieten können, die schnell unterstützt und ein Krankenhaus oder einen guten Arzt schnell lokalisiert. Sie bietet zudem die Möglichkeit, vorab über die medizinische Lage an der Zieldestination zu unterrichten oder unterstützt beim Verlust von Reisedokumenten.

Überhaupt sollte der Arbeitgeber auch mögliche andere Schadensfälle auf einer Dienstreise im Blick haben. Kommt Reisenden das Gepäck abhanden, so fehlt ihnen möglicherweise die Kleidung für den Geschäftstermin und muss auf die Schnelle ersetzt werden. Und was ist mit den Kosten für Umbuchungen oder Strafzahlungen im Ausland? Fakt ist: Eine umfassende Absicherung ist das A und O, wenn Unternehmen auf der sicheren Seite sein wollen.

Welche Versicherungen sollten enthalten sein?

Es gibt einige Anbieter, die spezielle Allround-Pakete für Firmen und ihre Geschäftsreisenden anbieten. Diese richten sich in der Regel nach der Häufigkeit der Dienstreisen und nach der Länge der Aufenthalte. Krankenversicherung, Assistance und Rückholung sollten mit drin sein. Bei Bedarf können Unfall- oder Gepäckversicherungen hinzugebucht werden.

Sicherheitskonzepte on top

Alle Situationen, die nicht mit Krankheiten oder Unfällen, sondern mit dem Thema Sicherheit zusammenhängen, fallen unter die Kategorie Travel Risk Management. Dies wird im Rahmen der Versicherungspakete nicht abgedeckt. Firmen müssen vielmehr spezielle Sicherheitskonzepte erarbeiten, um der Fürsorgepflicht auch in Krisenregionen oder bei Naturkatastrophen nachzukommen. Es lohnt sich also, sich mit Versicherungsmöglichkeiten für Dienstreisen genau auseinanderzusetzen. Schließlich sind die Mitarbeiter maßgeblich am Erfolg des Unternehmens beteiligt und sollen wohlbehalten von ihrer Reise zurückkommen.

Hier bieten sich Lösungen von SAP Concur an, die Sie bei der Einhaltung der Fürsorgepflicht unterstützen:

• Concur Request: Transparenz über das Ziel vor der Buchung. Mehr über den Reiseantrag
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