Heizkostendilemma: Büro oder Homeoffice?

Angesichts der steigenden Inflation treffen in vielen Unternehmen ein verschärftes Kostenmanagement auf hohe Mitarbeitererwartungen. Führungskräfte müssen sparen, ohne Mitarbeitende zu verlieren. Steigende Heizkosten sind hierbei besonders sensibel zu handhaben. So zeigen aktuelle Studienergebnisse von SAP Concur, dass fast drei Viertel der Mitarbeitenden in Deutschland (70 %) aufgrund der gestiegenen Lebenshaltungskosten um ihre eigenen Finanzen besorgt sind. Die Sorge führt mitunter dazu, dass 53 % der Mitarbeitenden mehr Zeit im Büro verbringen wollen, um den privaten Energieverbrauch zu senken – vorausgesetzt ihr Arbeitgeber passt die Ausgabenrichtlinie nicht an die gestiegene Inflationsrate an. Gleichzeitig geben 42 % der Mitarbeitenden an, dass ihr Arbeitgeber sie ermutigt, im Homeoffice zu arbeiten, um Strom- und Heizkosten im Büro zu sparen. Ein Dilemma, das sich mit sinkenden Temperaturen weiter verschärft. Weitere Studienergebnisse von SAP Concur zeigen, welchen Herausforderungen sich Unternehmen noch stellen müssen und wie sie dennoch die Mitarbeiterzufriedenheit erhalten.

Mitarbeitende erwarten finanzielle Entlastung

Viele Unternehmen haben ihren Mitarbeitenden bereits finanziell unter die Arme gegriffen. So geben 50 % der Befragten an, dass ihr Arbeitgeber bereits eine einmalige Zahlung geleistet hat, um die gestiegenen Lebenshaltungskosten zu subventionieren. Damit haben die Unternehmen ein wichtiges Anliegen ihrer Mitarbeitenden bereits erfüllt: 61 % von ihnen bestätigen, dass eine einmalige Zahlung zur Deckung der Lebenshaltungskosten hilfreich wäre. Weitere 40 % sagen, dass Tankgutscheine oder Erstattungsmöglichkeiten von Pendlerkosten wünschenswert wären. Um die Arbeitszufriedenheit zu steigern, wünschen sich drei Viertel der Mitarbeitenden (75 %) jedoch eine weitreichendere Entlastung durch eine Gehaltserhöhung. Auch flexible Arbeitszeiten wären laut 55 % der Befragten von Vorteil. 

Reisekosten und Mitarbeiterausgaben im Homeoffice – der Zeitfaktor zählt

Wenn die finanzielle Lage angespannt ist, können laut Studie auch Reisekosten und Mitarbeiterausgaben im Homeoffice zur Belastungsprobe werden. Denn hier gehen Mitarbeitende häufig in Vorkasse. 69 % der Angestellten befürchten, dass sich verzögerte Kostenerstattungen negativ auf ihre Finanzen auswirken. Eine berechtigte Sorge, denn 28 % der Finanz- und Personalentscheider sagen, dass die derzeitige Wirtschaftslage dazu führen könnte, dass die Ausgaben erst verspätet zurückgezahlt werden und Mitarbeitende dadurch finanzielle Engpässe erleiden können. Auch komplizierte und undurchsichtige Prozesse können die finanzielle Lage der Mitarbeitenden beeinträchtigen: 47 % geben an, dass der Abrechnungsprozess in ihrem Unternehmen so zeitaufwendig ist, dass sie kleinere Beträge gar nicht erst zurückfordern. 68 % befürchten, dass sie aufgrund nicht eingereichter Ausgaben finanzielle Einbußen erleiden.

Sorgen ernst nehmen – mit angepassten Richtlinien

Wenn Ausgabenrichtlinien an die steigende Inflation angepasst werden, kann das enorm zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Darüber sind sich 29 % der Personal- und Finanzentscheider im Klaren. Ausgabenrichtlinien beugen aber auch den Bedenken der Mitarbeitenden vor, etwa bei der Reisekostenabrechnung etwas falsch zu machen. So befürchtet rund die Hälfte der Befragten, dass ihre Vorgesetzten schlecht über sie denken könnten, wenn ihre Abrechnungen hoch sind (54 %) oder, dass sie unbeabsichtigt Betrug begehen könnten, indem sie Fehler machen oder nicht autorisierte Ausgaben tätigen (51 %). 60 % machen sich außerdem Sorgen, dass sie einen Vorgesetzten in Schwierigkeiten bringen, wenn sie fehlerhafte Abrechnungen einreichen.

„Angesichts steigender Lebenshaltungskosten ist es für Unternehmen noch wichtiger geworden, ihre Richtlinien zu hybriden Arbeitsmodellen und ihre Ausgabenmanagementprozesse zu hinterfragen“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Der Umgang mit Mitarbeiterausgaben – allen voran Reisekosten spielt eine wichtige Rolle bei der Mitarbeiterbindung. Veraltete Richtlinien und langwierige Prozesse, die vielleicht nicht ideal, aber weithin akzeptiert waren, können für Mitarbeitende und Unternehmen jetzt zum Problemfaktor werden.“

„Automatisierung kann dazu beitragen, Prozesse wie die Kostenrückerstattung zu beschleunigen und gleichzeitig Unsicherheiten rund um die Einreichung von Reisekosten erheblich zu reduzieren. Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen noch zu sehr auf manuelle Prozesse“, ergänzt Götz Reinhardt.

Die europaweiten Studienergebnisse finden Sie hier 

Weitere Erkenntnisse aus der Employee Experience Studie 2022 von SAP Concur finden Sie im Studienreport.

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 Über die Studie

Die SAP-Concur-Studie wurde gemeinsam mit Coleman Parkes unter 750 Personalverantwortlichen, 750 Finanzverantwortlichen und 2.500 Geschäftsreisenden aus Großbritannien, Spanien, Frankreich, Italien, Belgien, den Niederlanden, Deutschland, Österreich, der Schweiz, Dänemark, Finnland und Schweden durchgeführt, um die Herausforderungen bei Mitarbeiterausgaben vor dem Hintergrund steigender Lebenshaltungskosten zu untersuchen. Die Studie wurde im Juli und August 2022 durchgeführt.