So fördern SAP-Concur-Lösungen klimaneutrale Geschäftsreisen

Wir sind umgeben von immer smarter werdenden Technologien. Sie werden nicht zum Selbstzweck entwickelt, sondern sollen unser Leben einfacher und besser machen – schon jetzt, aber auch in Zukunft. Und so wird auch die Geschäftsreise immer unkomplizierter. Etwa indem der gesamte Buchungs- und Abrechnungsprozess in einem intelligenten System digital abgebildet wird. Im Grunde genügt dafür eine App auf dem Smartphone. Inzwischen kommt neben der einfachen Handhabung jedoch einer weiteren Komponente größte Bedeutung zu: Die Weiterentwicklung der Lösungen wird immer stärker von Nachhaltigkeitsambitionen getrieben.

Doch wie müssen Reiseplanungs- und Buchungssysteme gestaltet sein, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu aktiven Unterstützern der Nachhaltigkeitsziele zu machen?

Geschäftsreise der Zukunft: CO2-Austoß des gesamten Prozesses berechnen

Es sei gesagt, dass es für die Förderung nachhaltiger Geschäftsreisen schon heute smarte Anwendungen gibt. Unsere SAP-Concur-Lösungen integrieren alle notwendigen Funktionen – von der Reisfreigabe über die digitale Belegerfassung bis zur Abrechnung – in einer digitalen Anwendung. Das spart nicht nur E-Mails und Papierbelege. Mit Concur Travel kann Mitarbeitenden zum Beispiel schon bei der Buchung ihrer Flugreise der CO2-Fußabdruck angezeigt werden. Sie können also frühzeitig abwägen, ob eine nachhaltigere Alternative möglich und sinnvoll ist.

Doch was ist, wenn wir hier künftig noch früher ansetzen?

Zum Beispiel indem die smarten Lösungen in Zukunft vor der Berechnung der Reisezeit und der Kosten abfragen, ob diese Reise notwendig ist oder durch eine Videokonferenz ersetzt werden kann. Ein simpler Schritt, der helfen kann, CO2 und auch Kosten zu sparen. Und so wie bei der Buchung eines Verkehrsmittels oder einer Unterkunft schon heute eine Warnung angezeigt wird, wenn Mitarbeitende das Budget überschreiten, könnte dies künftig auch für den CO2-Ausstoß umgesetzt werden. Einzige Voraussetzung ist, dass eine entsprechende Regelung in den Reiserichtlinien des Unternehmens definiert und im System hinterlegt wird.

Im nächsten Schritt macht die Reisemanagementlösung mithilfe der Buchungsinformationen Vorschläge für die beste Reiseoption und berücksichtigt dabei neben der Zeit und den Kosten auch Nachhaltigkeitskriterien. Stellt sich nun ein Flug als beste Option heraus, schlagen Lösungen wie TripIt praktische Tipps und Möglichkeiten zur Kompensation vor, etwa das Pflanzen von Bäumen oder die Unterstützung von Klimaschutzprojekten auf der ganzen Welt. Reisende können so nicht nur eigenständig entscheiden, ob und auf welche Weise sie einen Beitrag zur nachhaltigen Geschäftsreise leisten möchten. Es entsteht auch eine neue Art der Budgetsteuerung. Denn die Kompensationskosten werden zu den Gesamtkosten der Reise hinzugerechnet: Die Reise wir teurer, der CO2-Fußabdruck wird kompensiert.

CO2-Ausstoß von Geschäftsreisen kontinuierlich messen

Die Gegenüberstellung eines Reisebudgets und eines CO2-Budgets setzt voraus, dass entlang des gesamten Prozesses Daten erfasst und in einem System ausgewertet werden können. Wir haben dafür Concur Intelligence entwickelt. Damit erkennen Travel Manager auf einen Blick den Status quo und sehen an welchen Stellschrauben sie auf dem Weg zur Klimaneutralität drehen können. Etwa, indem künftig in den Reiserichtlinien Inlandsreisen mit dem Flugzeug verboten werden. CO2-neutrale Optionen wie die Bahnfahrt können schon bei der Buchung in Concur Travel für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter prominent platziert werden, um ihnen die Buchung nachhaltiger Geschäftsreise-Optionen zu erleichtern. Und die Daten lassen sich auch als Grundlage für Verhandlungen mit Partnerorganisationen nutzen. So machen Sie heute viele kleine Schritte, die künftig einen großen Effekt auf den CO2-Ausstoß haben können.

Der kontaktlose Hotelaufenthalt der Zukunft

Kommen wir nochmal zurück zu unserer Zukunftsvision. Wie sieht es aus, wenn wir nach der klimaneutralen Reise im Hotel ankommen? Vielleicht müssen wir hier nicht mehr unseren Reisepass bereithalten, sondern checken mit biometrischen Daten ein. Intelligente Hotelgebäude erkennen mit Hilfe der gespeicherten Reisedaten Ihre Reservierung, sobald Sie zur Tür hereinkommen. Sie müssen also nicht mehr warten, bis Sie an der Rezeption an der Reihe sind, sondern können einfach auf Ihr Zimmer gehen und es mit Ihrer Smartwatch aufschließen. Das Auschecken funktioniert ebenso unkompliziert.

Wir werden auch eine stärkere Individualisierung des Reisens erleben, da wir uns vielleicht daran gewöhnen, in einem Hotelzimmer anzukommen, das auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist – von den TV-Einstellungen bis hin zu einer Minibar, die auf unsere Laktoseintoleranz abgestimmt ist.

Klingt das für Sie wie ein Szenario aus dem Himmel oder aus der Hölle? Da gehen die Meinungen wohl auseinander. Auch in Zukunft gibt es keine pauschale Lösung für alle – und das ist auch gut so! Doch während es bei der kontaktlosen Reise Diskussionsbedarf gibt, sind wir uns beim Thema Nachhaltigkeit einig: Jede und jeder kann auf dem Weg zur klimaneutralen Geschäftsreise unterstützen. Den ersten Schritt können wir dank digitaler Lösungen schon heute gehen.

Sie wollen starten? Dann bewerten sie jetzt die Nachhaltigkeit Ihrer Geschäftsreisen mit unserem Benchmark Tool!