Travel Risk Management: So sorgen Sie für sichere Geschäftsreisen

Geschäftsreisen bringen viele Vorteile und Chancen. Doch um ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen, müssen Unternehmen auch die Risiken im Auge behalten. Für ein wirkungsvolles Travel Risk Management brauchen Sie deshalb eine gute Strategie. Denn unerwünschte Zwischenfälle auf Geschäftsreisen bedeuten nicht nur ein Risiko für die Mitarbeitenden. Sie sind auch eines für das gesamte Unternehmen.

Das Risikomanagement für sichere Geschäftsreisen hilft Ihnen, potenzielle Probleme anzugehen und schnell und effizient zu reagieren, wenn ein Zwischenfall eintritt. Es ist sinnvoll, bereits im Vorfeld einen Rahmen für problematische Situationen zu schaffen, die unterwegs entstehen können. So lassen sich Risiken reduzieren sowie unerwartete Kosten, rechtliche Probleme und ein Imageschaden an Ihrem Unternehmen vermeiden.

Gutes Risikomanagement baut unangenehmen Überraschungen vor

Geschäftsreisen können mit vielen Unwägbarkeiten verbunden sein. Ein Erdbeben kann beispielsweise ein internationales Team davon abhalten, den Flughafen zu erreichen. Ein verlorener Reisepass bedeutet, dass man sich im Ausland auf die Suche nach Ersatz begeben muss. Selbst vermeintlich banale Situationen wie ein Unfall mit Blechschaden können in einer fremden Stadt zu ausfallenden Terminen und unerwarteten Kosten führen.

Genau für solche Fälle ist Travel Risk Management so wichtig. Sie können zwar nicht jedes potenzielle Reiserisiko verhindern, aber Sie können viele Probleme vermeiden oder durch ein kluges Risikomanagement bewältigen. Zunächst brauchen Sie dafür einen effizienten Plan für Ihr Travel Risk Management auf Geschäftsreisen. Erste Voraussetzung: Sie verfügen über die entsprechenden Daten, die Strategie und die Technologie. Denn all das ist notwendig, damit Sie genauer und effektiver vorgehen können.

Was bedeutet Travel Risk Management?

Das Travel Risk Management (TRM) ist ein proaktiver und konsequenter Ansatz, der dafür sorgt, dass Mitarbeitende sicher unterwegs sein können. Geschäftsreisen sind wichtig. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reisen, um Kontakte zu knüpfen, Schulungen zu absolvieren, Abschlüsse zu tätigen oder um Projekte persönlich zu betreuen. Doch es gibt keine absolute Sicherheit, auf Reisen ist immer mit Risiken zu rechnen.

Typische Risiken auf Geschäftsreisen

• Unwetter können zu Schäden an Unterkünften und Verzögerungen bei der Reise führen.
• Streiks verhindern gegebenenfalls ein Weiterkommen mit den geplanten Verkehrsmitteln.
• Medizinische Notfälle erfordern oft ein schnelles Handeln.
• Politische Unruhen bringen unter Umständen unerwartete Probleme mit sich.
• Diebstahl oder Verlust von Papieren machen bürokratischen Aufwand nötig.
• Diebstahl oder Verlust von elektronischen Geräten werfen Fragen nach der Datensicherheit auf.
• Verkehrsunfälle sorgen für rechtliche und gesundheitliche Risiken.

Travel Risk Management bedeutet, einen umfassenden Rahmen für die Bewertung von Reiserisiken zu erstellen. So werden eben diese von vorneherein vermieden oder zumindest entschärft. Eine wirksame Richtlinie und Strategie basiert auf drei Schlüsselbereichen: Prävention & Planung, Sensibilisierung und Reaktion.

So entwickeln Sie einen Rahmen für die Bewertung von Reiserisiken

Ein wirksames Travel Risk Management ist proaktiv und nicht reaktiv. Es wird im Vorfeld ein Rahmen entwickelt, der festhält, welche Risiken für Ihr Unternehmen am wahrscheinlichsten sind. So können Sie Lösungen entwickeln, bevor ein Problem überhaupt auftritt. Ein Beispiel: Stefan ist ein Logistikexperte, der in mehrere Länder reist, um Unternehmen bei der Entwicklung neuer Produktionsanlagen zu unterstützen. Wenn er während der Hurrikan-Saison in tropische Länder reist, muss Ihr Travel Risk Management Pläne für Unwetter erstellen. Es ist durchaus möglich, dass er seine Reise in letzter Minute absagen muss, um die Gefahren eines Sturms zu vermeiden. Befindet er sich bereits in einer Hurrikan-Zone, wenn ein Sturm aufzieht, muss das Unternehmen Vorkehrungen treffen, damit er an Ort und Stelle bleiben kann, bis er die Reise wieder sicher antreten kann. Möglicherweise ist er ohne Strom und Internet, sodass er ein Satellitentelefon braucht, um mit dem Unternehmen in Kontakt zu bleiben.

Am besten, Sie sprechen für Ihre Travel Risk Management Strategie mit Ihren reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Erfragen Sie ganz konkret deren Einschätzungen in Bezug auf die Risiken unterwegs. So können Sie diese praktischen Erfahrungen in Ihre Planungen miteinbeziehen.

Risikomanagement für Geschäftsreisen beginnt mit Prävention und Planung

Entwickeln Sie Best Practices, um die mit Reisen verbundenen Risiken zu reduzieren, ortsspezifische und relevante Risiken zu verstehen und zu lernen, was zu tun ist, wenn ein Zwischenfall eintritt. Als besonders gute Methode, um die Krisenfestigkeit Ihres Unternehmens zu testen und Pläne für Reaktionen zu entwickeln, hat sich die Krisenreaktionsübung (Crisis Response Exercise, CRE) bewährt. Damit lassen sich hypothetische Situationen durchspielen, sodass alle wissen, was bei einem Zwischenfall zu tun ist.

Sensibilisierung ist der Schlüssel

Damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können, sind Daten in Echtzeit unerlässlich. Dessen sollten sich alle im Unternehmen bewusst sein – von der Führungsebene bis hin zu allen Teammitgliedern und Interessenvertretern. Sorgen Sie generell dafür, dass alle ihr Risiko auf Geschäftsreisen kennen. Achten Sie darauf, dass alle wissen, was sie tun können, um es zu reduzieren. Und stellen Sie sicher, dass alle über die die entsprechenden Prozesse Bescheid wissen, wenn ein unerwünschter Reisevorfall eintritt. 

Unter Umständen brauchen Ihre Mitarbeitenden ein Reisetraining, um sich auf mögliche Ereignisse unterwegs vorzubereiten. Schulungen zur Risiko-Sensibilisierung helfen beispielsweise dabei, potenziell gefährliche Situationen zu erkennen und zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden realistische Erwartungen haben und die richtigen Entscheidungen treffen können. Damit reduzieren Sie mögliche Risiken und erhöhen die Chance dafür, dass alles reibungslos abläuft.

Sensibilisierung ist keine einmalige Angelegenheit. Alle Mitarbeitenden sollten ihr Bewusstsein fortlaufend schärfen, vor allem für:

• sich ändernde Reisebestimmungen und Gesetze
• neue politische Situationen
• Schlechtwetterereignisse und klimatische Risiken

Schnelle und wirksame Reaktion

Niemand möchte während einer Geschäftsreise über mögliche Notfälle nachdenken. Wenn Sie jedoch die richtigen Ressourcen zur Verfügung haben, können Sie Ihre Mitarbeitenden schnell in Sicherheit bringen, wenn unterwegs etwas passiert. Kommunikation ist dafür der erste und wichtigste Schlüssel. Halten Sie Notfallkontakte für Ihre Teammitglieder bereit, sodass sie ein Ereignis melden und erfahren können, was als nächstes zu tun ist. Ziehen Sie eine umfassende Lösung für das Reisemanagement in Betracht, um Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, alternative Reisepläne selbst zu verwalten.

Ganz gleich, ob Ihre Reisenden mit einem fehlenden Reisepass, einem Unfall oder mit der Streichung von Flügen aufgrund von Unwettern zu kämpfen haben – sie müssen immer wissen, welches die nächsten Schritte sind. Travel Risk Management bedeutet, die richtigen Antworten zu haben und sie zu vermitteln, damit die reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, wie sie sich verhalten sollen. Durch eine schnelle Reaktion und ein entsprechendes Risikomanagement können Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden gewährleisten, Unannehmlichkeiten reduzieren, den Gewinn Ihres Unternehmens steigern und seinen Ruf wahren.

Reisemanagement-Tools für Sie nutzbar machen

Erfüllen Sie Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren Geschäftsreisenden? Unser Tipp: Arbeiten Sie mit einer Lösung, die eine zentrale Anlaufstelle für das Reisemanagement bietet und dafür sorgt, dass Ihre reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alles haben, was sie unterwegs brauchen. Suchen Sie nach einer Lösung für Ihr Reisemanagement, die Tools bereitstellt, mit denen Ihre Mitarbeitenden ihre Reiseziele sicher und bequem erreichen können.

Nehmen Sie an unserer T&E-Bewertung teil, um herauszufinden, wo Ihr Unternehmen steht und welche Schritte Sie unternehmen können, um einen besseren, sichereren und effizienteren Prozess für Ihr Reisemanagement zu etablieren.

Ist Ihre Lösung für Travel & Expense der Konkurrenz voraus oder hinkt sie hinterher?

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