Was kostet die Geschäftsreise der Zukunft?

Wer derzeit eine Geschäftsreise antreten möchte, braucht sehr triftige Gründe, um dafür auch eine Genehmigung vom Arbeitgeber zu erhalten. Das wird sich wieder ändern, sobald die Infektionszahlen sinken und mehr Menschen geimpft sind. Die Lage, in der sich Reisende und Travel Manager dann befinden, wird sich jedoch in vielerlei Hinsicht gewandelt haben. Denn nicht nur Masken, Desinfektionsmittel und Corona-Tests an Flughäfen werden uns noch eine Weile begleiten. Beim kompletten Prozess von Genehmigung, Planung, Durchführung bis hin zur Rückkehr von einer Geschäftsreise wird einiges anders ablaufen, als wir es bis Frühjahr 2020 gewohnt waren.

Neue Kosten-Nutzen-Abwägung für Geschäftsreisen

Da Unternehmen gelernt haben, dass es nicht für jedes Meeting nötig ist, um die halbe Welt zu fliegen, werden Reisen und ihre Notwendigkeit anders wahrgenommen. Richtlinien, ob und unter welchen Bedingungen eine Reise stattfinden kann, werden konkreter und Vorgesetzte werden sorgfältiger prüfen, ob eine beantragte Reise sinnvoll ist. Doch auch wenn Geschäftsreisen zunächst nicht das Niveau von früheren Zeiten erreichen werden, bleiben Geschäftsreisen unverzichtbar, um Kundenbeziehungen zu pflegen, Aufträge zu sichern oder Präsenz auf Branchenveranstaltungen zu zeigen.

Oberste Priorität hat die Sicherheit der Geschäftsreisenden

Die Sicherheit von Mitarbeitenden wird noch lange eines der wichtigsten Kriterien für Geschäftsreisen sein. Aufgrund ihrer Fürsorgepflicht werden entsprechende Vorkehrungen bei Unternehmen daher auch in Zukunft höchste Priorität haben. Bei der Planung von Reisen stehen sie daher vor weiteren Abwägungen: Welche Transportmittel bieten im Hinblick auf die aktuelle Corona-Lage den besten Schutz vor Ansteckungen? Werden bei Flugreisen Plätze in der Business Class und im Zug in der 1. Klasse gebucht, um den Mindestabstand zu Mitreisenden zu gewährleisten? Werden bei Hotels und Airlines höherklassige Anbieter gewählt, weil diese mehr individuellen Raum anbieten und bei denen eventuell strengere Hygiene- und Sicherheitsstandards gelten?

Um diese Entscheidungen treffen zu können, werden Travel Manager in Zukunft verstärkt als Risikomanager fungieren. Klar ist, dass die Minimierung von Risiken auf Reisen immer mit erhöhten Kosten einhergeht. Dazu trägt neben gesteigerten Sicherheitsanforderungen auch eine veränderte Infrastruktur bei. Die Nachfrage bei Veranstaltern, Fluggesellschaften und Hotels ist in den vergangenen Monaten drastisch gesunken. Darauf mussten die Anbieter reagieren – Kapazitäten wurden reduziert, Sicherheitsstandard wurden implementiert und vieles mehr. Das treibt die Preise in die Höhe.

Es liegt an den Unternehmen, den veränderten Gegebenheiten und neuen Anforderungen angepasste Reiserichtlinien zu entwickeln, anhand derer Zweckmäßigkeit, Sicherheit, Nachhaltigkeit, Kosten und weitere Kriterien sinnvoll abgewogen werden können. SAP-Concur-Lösungen unterstützen dabei, indem sie den Genehmigungsprozess unterstützen, die Integration aktueller Reisekostenrichtlinien erlauben und Transparenz in Ausgaben auf Business Trips bringen.

Außerdem erleichtern neue Features die Einhaltung der Fürsorgepflicht und erhöhen die Sicherheit des Reisenden, indem laufend aktualisierte Sicherheitsinformationen über das Reiseziel zur Verfügung stehen – zum Beispiel über die medizinische Versorgung oder politische Unruhen. Anhand individuell festgelegter Risikolevels werden Reisende per Benachrichtigung bei möglichen Gefahren gewarnt. Hier muss jedoch immer sorgsam abgewogen werden, wann welche Informationen versandt werden. Eine Reisewarnung für eine geplante Reise nach Paris in 3 Monaten rechtfertigt keine Sicherheitsnachricht, insbesondere nicht wenn das Ereignis in Nizza stattfand. Zu viele Warnungen stumpfen eher ab und verunsichern, ein Effekt den wir alle von mit Warnhinweisen überfüllten Gebrauchsanleitungen kennen. 

Mit der Geschäftsreise der Zukunft Nachhaltigkeitsziele erreichen

Der veränderte Blick auf die Geschäftsreise eröffnet Unternehmen auch im Bereich des Reisemanagements neue Möglichkeiten. Viele Unternehmen sind ihren Nachhaltigkeitszielen im vergangenen Jahr näher gekommen, als sie in ihren kühnsten Träumen erwartet hätten. Auch wenn die Ursache keine schöne ist, lohnt es sich, hier genauer hinzusehen. Welche neu gelernten Verhaltensweisen lassen sich beibehalten, um auch in normaleren Zeiten nachhaltiger zu agieren? So kann eine abgesagte Fernreise beispielsweise finanzielle und zeitliche Kapazität für mehrere Bahnreisen innerhalb Europas schaffen.  

Beim Umdenken helfen auch Tools, die bereits bei der Buchung umweltfreundliche Alternativen aufzeigen. Auch im Nachgang liefern umfängliche Analysen und Reportings hilfreiche Informationen, zum Beispiel im Hinblick auf den CO2-Fußabdruck. So wird die Geschäftsreise der Zukunft schrittweise nachhaltiger.

Was ist eine sichere und nachhaltige Geschäftsreise wert?

Unternehmen stehen in Zukunft also vor vielen Abwägungen, wenn es um Geschäftsreisen geht. Wie viele persönliche Treffen pro Jahr sind notwendig, um eine Kundenbeziehung zu halten? Wie viel teurer dürfen Trips werden, um Risiken zu minimieren? Wann muss die Gewinnmaximierung zurückstehen, um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen? Welche Mindestanforderungen werden an den (Gesundheits-)Schutz des Reisenden gestellt und was dürfen die Schutzmaßnahmen kosten?

Dazu ein kleines Gedankenspiel am Beispiel einer Dienstreise von Frankfurt nach Berlin, das Meeting beginnt in Berlin-Mitte um 9:00 morgens. Also etwas ganz alltägliches.
Wie reisen wir an, Bahn oder Flug?

Bahn – Anreise am gleichen Tag nicht möglich, da zu früher Beginn des Meetings.
Die Bahn ist das umweltfreundlichste Verkehrsmittel, erfordert jedoch eine Anreise am Vortag. Dies bedeutet eine zusätzliche Hotelübernachtung und für den Mitarbeiter eventuell einen Tag weniger mit der Familie, im Verein, im Fitnessstudio, etc.
Und für Kalkulation der Nachhaltigkeit muss noch die Hotelübernachtung berücksichtigt werden!

Flug – Anreise am Tag des Meetings möglich, Abflug Frankfurt etwa 7:00 morgens
Der Flug ist eindeutig weniger Umweltfreundlich. Kosten (wenn es wieder Wettbewerb auf der Strecke gibt…) sicher ähnlich wie bei der Bahn, dafür spart man die Hotelübernachtung.

Das bedeutet, vereinfacht betrachtet
Bahn – Umweltfreundlicher, in dem Beispiel teurer und geringere Work-Live Balance
Flug – Schlechter für die Umwelt, dafür günstiger und mehr Work-Life Balance

Noch nicht berücksichtigt ist hier der längere Aufenthalt im Zug plus die Hotelübernachtung vor Ort – alles weitere Infektionsmöglichkeiten.

Wie entscheiden Sie persönlich?

Das sehr alltägliche Beispiel soll weder Flug noch Bahn besser oder schlechter darstellen. Es unterstellt auch, dass die reisende Person sich zu Hause in einem familiären Umfeld befindet – das mag bei einem Single ganz anders aussehen. Das Beispiel soll aufzeigen wie komplex die möglichen Entscheidungen sein können.

Pauschal beantworten lassen sich diese Fragen daher nicht, der Einzelfall entscheidet. Doch wenn sich Unternehmen mit diesen Fragen auseinandersetzen, sind die Chancen gut, dass die Geschäftsreise der Zukunft bewusster, sicherer und nachhaltiger sein wird und eventuell auch den individuellen Vorstellungen der Reisenden näher kommt.