8 Best Practices für hilfreiche Reiserichtlinien

Die Reiserichtlinien von Unternehmen müssen einige der komplexesten und wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen regeln. Gut formulierte Reiserichtlinien bieten sowohl Arbeitnehmenden als auch Arbeitgebenden Antworten auf häufige Fragen und Szenarien. Die Entwicklung, Überprüfung und Überarbeitung von Geschäftsreise-Richtlinien ist ein fortlaufender Prozess, bei dem verschiedene Perspektiven und Bedürfnisse berücksichtigt werden sollten.

Bewährte Vorgehensweisen bei Richtlinien für Geschäftsreisen

1. Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen ein

Ihre Reiserichtlinie betrifft fast alle Mitarbeitenden und Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Durch die Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen in den Bereichen Personalwesen, Lohnbuchhaltung, Finanzen und Betrieb sorgen Sie dafür, dass die Richtlinie deren individuelle Perspektiven und Bedürfnisse widerspiegelt. Regelmäßige Treffen zwischen den Beteiligten ermöglichen können den Prozess der Überprüfung und Überarbeitung bei Bedarf erleichtern.

2. Verfolgen Sie die Ausgaben für Berichte und Analysen

Ihr Unternehmen braucht Systeme, mit denen Daten zu Ihrem Geschäftsreiseprogramm erfasst, in Berichten dargestellt und analysiert werden können. Sie helfen den Führungskräften zu verstehen, was innerhalb des Programms funktioniert und was nicht. Darüber hinaus liefern sie Erkenntnisse, die zur Überarbeitung der Richtlinie führen können.

Die Integration Ihrer Richtlinien in Ihre Reisemanagement-Software ist dabei hilfreich. Sie ermöglicht die automatische Durchsetzung bestimmter Richtlinienelemente, erleichtert Mitarbeitenden und Führungskräften die Einhaltung der Reiserichtlinien und trägt zur Beschleunigung der Bearbeitung und Genehmigung bei.

3. Berücksichtigen Sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Bei Reisenden kann eine Richtlinie viele Emotionen hervorrufen, vor allem, wenn Änderungen negativ ankommen. Einige Mitarbeitende bevorzugen zum Beispiel bestimmte Hotel- oder Fluglinienmarken. Ein Wechsel zu vorgeschriebenen Anbietern kann erheblichen Unmut hervorrufen. Der Schlüssel liegt darin, regelmäßig über den Prozess zu kommunizieren, mit dem die Reiserichtlinie erstellt, bewertet und geändert wird. Es kann Unterschiede zwischen den Generationen oder Abteilungen bezüglich der Reisegewohnheiten geben, und jede Änderung kann unangenehm empfunden werden. Vergessen Sie nicht zu betonen, warum eine Reiserichtlinie für das Unternehmen notwendig und wichtig ist. Die Richtlinie selbst sollte klar und einfach zu verstehen sein. Verwenden Sie Zwischenüberschriften, Aufzählungspunkte, Beispiele und kurze Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen.

4. Stellen Sie Ressourcen bereit

Eine gute Reiserichtlinie für Unternehmen ist mehr als nur eine Auflistung von Geboten und Verboten. Sie kann auch eine effektive Ressource sein, an die sich Mitarbeitende und Führungskräfte wenden können. Deshalb sollte folgendes enthalten sein:

• Links zu Ihrer Reisemanagement- und Buchungsplattform
• Formulare für die Spesenabrechnung
• Reiseversicherungsschutz mit einem Link zu Ihrem Anbieter
• Listen mit erlaubten und nicht erlaubten Anschaffungen
• Was in Notfällen zu tun ist
• Wichtige Telefonnummern – Personalabteilung, Finanzabteilung, Firmenreisebüro (falls vorhanden)

5. Legen Sie klare Richtlinien für Buchungen und Kosten fest

Ihre Reisekostenrichtlinie kann viele Grauzonen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ausräumen. Achten Sie darauf, dass sie einige der folgenden Bereiche anspricht, die bei für Unruhe sorgen können:

• Ob Reisende ein Firmenreisebüro oder eine Website benutzen müssen
• Erwartete Bearbeitungszeiten für Spesenabrechnungen und Erstattungen
• Budgetrichtlinien für Flug-, Hotel- und Transportkosten, einschließlich der Frage, ob es obligatorische Anbieter gibt
• Richtlinien für Bleisure (Kombination von Geschäfts- und Freizeitreisen), einschließlich der Frage, ob dies zulässig ist, und Richtlinien zur Kostenaufteilung
• Verfahren für den Umgang mit abgelehnten Spesenabrechnungen oder -anträgen

6. Berücksichtigen Sie Ihre Sorgfaltspflicht in der Richtlinie

Arbeitgeber sind für die Sorgfaltspflicht verantwortlich, d. h. sie sind gesetzlich verpflichtet, das Risiko für Geschäftsreisende gering zu halten. Die Richtlinie sollte erklären, was Fürsorgepflicht bedeutet und wie weit die Verpflichtung des Arbeitgebers gegenüber seinen Mitarbeitenden reicht. Besprechen Sie Änderungen an der Reiserichtlinie zunächst mit den Reisenden, die regelmäßig risikoreiche Geschäftsreisen unternehmen müssen. Nehmen Sie Reisewarnungen in den Reiseplan auf und achten Sie darauf, dass das Unternehmen Zugang zu den Kontaktinformationen und ggf. zu den Gesundheitsdaten der Mitarbeitenden hat. Die Reiserichtlinie muss mehrere Notfallpläne enthalten, die im Bedarfsfall einsatzbereit sind. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu Technologien haben, die bei Problemen helfen können.

7. Achten Sie auf das Management von Reiserisiken

Das Management von Reiserisiken besteht darin, mögliche Probleme während einer Geschäftsreise vorherzusehen, ihnen vorzubeugen und auf sie zu reagieren. Das Risiko kann von Wetterproblemen und Naturkatastrophen bis hin zu sozialen Unruhen und Terrorismus reichen. Ziel des Reiserisiko-Managements ist es, potenzielle Risiken zu erkennen, sich darauf vorzubereiten und das Risiko solcher Bedrohungen nach Möglichkeit zu verringern. Wenn die Gefahren tatsächlich eintreten, werden im Rahmen des Risikomanagements auch Pläne entwickelt, wie man mit ihnen umgehen kann.

Das Management von Reiserisiken und die Sorgfaltspflicht sind miteinander verknüpft und überschneiden sich häufig. Beide sind für die Sicherheit der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.

8. Planen Sie eine kontinuierliche Weiterentwicklung

Um die Reiserichtlinien des Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten, ist eine sorgfältige Prüfung der Richtlinie selbst und der unterstützenden Daten erforderlich. Die Sicherheit der Mitarbeiter, die Kostenkontrolle und der Einhaltung der Vorschriften erfordert eine regelmäßige Überprüfung der Reisekostenrichtlinie.

Eine gut durchdachte Reiserichtlinie ist ein wirkungsvolles Instrument

Sie kann dazu beitragen, das Engagement, die Einstellung und die Bindung von Mitarbeitern zu fördern. Wenn Sie die wichtigsten Interessengruppen einbeziehen, regelmäßig kommunizieren, Daten sammeln, Systeme integrieren und sich auf die Sicherheit konzentrieren, kommt Ihre Reiserichtlinie allen Mitarbeitern zugute.

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