A1-Bescheinigung: E-Antrag, Richtlinien und Compliance-Pflichten

Auch Geschäftsreisen bleiben nicht von Regulierungen verschont. Neben Einreisebestimmungen und unternehmensinternen Reiserichtlinien spielt die A1-Bescheinigung eine wichtige Rolle beim Reisemanagement. Für Geschäftsreisende im europäischen Ausland ist sie verpflichtend und unerlässlich, um die Sozialversicherungspflicht im Heimatland zu bestätigen und Sanktionen im Zielland zu vermeiden. Doch welche Vorschriften sind zu beachten, und wie lässt sich die A1-Bescheinigung schnell beantragen? Ob Fürsorgepflichten, gesetzlich verbindliche Spesensätze oder weitere Vorschriften: Mit den richtigen Vorbereitungen und automatisierten Tools behalten Unternehmen und Reisende alle Anforderungen  im Blick und können ihre Geschäftsreisen reibungslos und rechtssicher gestalten.

Entsendebescheinigung A1: Dienstreise- und Entsenderichtlinie

Die EU-Entsenderichtlinie schreibt die Meldung von reisenden Mitarbeitenden über entsprechende Portale vor, um so eine Einhaltung der Arbeitsvorschriften des Ziellandes zu gewährleisten. Dies betrifft unter anderem Regelungen zu Mindestlohn, Arbeitszeiten und Sicherheitsstandards, die auch bei kurzzeitigen Geschäftsreisen relevant sein können. Mit der bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger beantragten A1-Bescheinigung weisen beruflich Reisende nach, dass sie im Herkunftsland bereits Sozialbeiträge leisten und nicht doppelt belangt werden können. Bei ausbleibender Meldung drohen Bußgelder.

Bereits bei der Planung einer Geschäftsreise sollten HR- und Compliance-Teams prüfen, ob die Reise unter die EU-Entsenderichtlinie fällt und ob die Anforderungen des Gastlandes erfüllt werden. Entsprechend wichtig ist es für Unternehmen, einen guten Überblick darüber zu haben und eine entsprechende Meldung im Vorfeld der Reise vorzunehmen.

A1-Bescheinigung und EU-Entsenderichtlinie: Pflichten umsetzen

Mit den richtigen Prozessen rund um die A1-Compliance können Unternehmen und die Personalverantwortlichen sicherstellen, dass Registrierungen vorgenommen werden, der administrative Mehraufwand reduziert wird und ihre Mitarbeitenden „compliant“ unterwegs sind. Aber Achtung: Laut einer Studie von SAP Concur arbeiten 14 % der Mitarbeitenden im Rahmen des Trends "Work from Anywhere" gerne aus dem Ausland – aber heimlich. Auch das kann steuerliche Bußgelder nach sich ziehen. 

In einem gemeinsamen Webinar hat SAP Concur mit weiteren Experten von neylux und VisumPoint wichtige Fragen rund um das A1-Formular und die Entsenderichtlinie beantwortet:

A1-Bescheinigung und EU-Entsenderichtlinie: Pflichten umsetzen

In unserem A1-Webinar haben Experten von SAP Concur, neylux und VisumPoint alles erklärt, was Sie über das A1-Formular und die Entsenderichtlinie wissen müssen und welche Verpflichtungen Sie erfüllen müssen.

Zur A1-Webinar-Aufzeichnung

Anwendung des Sozialversicherungsrechts innerhalb der EU

Die EU-Entsenderichtlinie wird bei Entsendungen in Länder innerhalb der Europäischen Union angewendet. In Fällen, in denen Mitarbeitende regelmäßig in mehreren EU-Staaten tätig sind, hängt das anwendbare Sozialversicherungsrecht vom Wohnort und dem dort geleisteten Anteil der Arbeit ab:

• Es gilt das Sozialversicherungsrecht des Wohnstaates, wenn die wesentliche Tätigkeit zu 25 % oder mehr im Wohnstaat ausgeübt wird.
• Werden weniger als 25 % der Arbeitszeit im Wohnstaat geleistet, so gilt das Sozialversicherungsrecht des Arbeitgeberstaates.
• Befinden sich die Arbeitgeber in verschiedenen Staaten außerhalb des Wohnstaates, gilt immer das Sozialversicherungsrecht des Wohnstaates.

Sozialversicherungsrecht und Entsenderichtlinie außerhalb der EU

Bei einer Entsendung außerhalb der EU gelten andere rechtliche Rahmenbedingungen. Arbeitgeber und Arbeitnehmende müssen dabei die folgenden Aspekte im Zielland beachten:

• Arbeitsrecht
• Sozialversicherung
• Steuerrecht

Außerhalb der EU gelten demnach also primär die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Ziellandes. Zusätzlich können auch Regelungen des Entsendelandes greifen. Besteht zwischen dem Entsendeland und dem Zielland ein Sozialversicherungsabkommen, so gelten spezielle Regelungen für die soziale Absicherung der Geschäftsreisenden. Ohne ein solches Abkommen können Doppelversicherungspflichten entstehen. Dies kann auch geschehen, falls der Aufenthalt die im Abkommen festgelegte Höchstdauer überschreitet.

Ähnlich wie die A1-Bescheinigung innerhalb der EU erhalten die Geschäftsreisenden in der Regel eine Bescheinigung, die ihren Versicherungsstatus im Entsendeland bestätigen. Unternehmen und Mitarbeitende sollten sich vor einer Entsendung gründlich über die länderspezifischen Bestimmungen informieren, da diese stark variieren können.

A1-Bescheinigung – Länderliste und Überblick

Die A1-Bescheinigung ist in den EU-Mitgliedstaaten sowie in einigen weiteren europäischen Ländern gültig. Dazu gehören neben den EU-Staaten auch Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und andere europäische Staaten:

• Belgien
• Bulgarien
• Dänemark
• Deutschland
• Estland
• Finnland
• Frankreich
• Griechenland
• Irland
• Italien
• Kroatien
• Lettland
• Litauen
• Luxemburg
• Malta
• Niederlande
• Österreich
• Polen
• Portugal
• Rumänien
• Schweden
• Slowakei
• Slowenien
• Spanien
• Tschechien
• Ungarn
• Zypern
• Island
• Liechtenstein
• Norwegen
• Schweiz
• Großbritannien
• Nordirland

Elektronischer Antrag für Arbeitgeber

Seit 2019 ist die elektronische Antragsstellung für A1-Bescheinigungen verpflichtend. Seit 2021 gilt diese Regelung auch für Arbeitnehmende, die regelmäßig in zwei oder mehr EU-Ländern tätig sind. Der elektronische Antrag wird vom Arbeitgeber entweder über eine entsprechende Software oder über eine Ausfüllhilfe der ITSG eingereicht. Die elektronische Antragsstellung bietet mehrere Vorteile: eine kürzere Bearbeitungszeit, eine benutzerfreundliche Handhabung und eine verbesserte Nachvollziehbarkeit über den gesamten Prozess hinweg. Zudem reduziert sie die Fehlerwahrscheinlichkeit und trägt zu einem effizienteren Ablauf bei.

Gibt es Ausnahmen zur A1-Bescheinigungspflicht?

Der VDR rät in Abstimmung mit Travel Managern und Visa-Dienstleistern, die A1-Bescheinigung grundsätzlich zu beantragen und mitzuführen, unter Umständen auch nur den Nachweis der Vorabbeantragung vorlegen zu können. Es ist bekannt, dass in der Praxis bei Kontrollen in EU-Mitgliedstaaten erhebliche Sanktionen gegen Unternehmen und Unannehmlichkeiten für die reisenden Personen auftreten können, wenn keine A1-Bescheinigung vorgelegt werden kann. Letztlich liegt es im Ermessen jedes Unternehmens, wie es diese Empfehlung umsetzt.

Unternehmensinterne Compliance & Reiserichtlinien einhalten

Nicht nur umfassende gesetzliche Regulierungen bedingen den Aufwand für das Travel Management und Geschäftsreisende. Auch unternehmensinterne Reiserichtlinien setzen Leitplanken für Geschäftsreisen. Je nach Unternehmen können hier eine Vielzahl von Angelegenheiten geregelt sein. Spesensätze gehören hier ebenso dazu, wie Kostengrenzen für die Buchung von Mietwagen oder Vorschriften zur Kundenbewirtung.

Während umfassende Richtlinien für Unternehmen durchaus wichtig sind, um Kosten gezielt zu managen oder ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen, haben Arbeitnehmer diese nicht immer im Blick. Auch hier unterstützt und entlastet SAP Concur mit seinen Lösungen Geschäftsreisende.

Denn die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden sollte stets eine hohe Priorität für Sie haben und dazu gehört ganz besonders auch die Sicherheit auf Geschäftsreisen. SAP-Concur-Lösungen können sämtliche Daten aus verschiedenen Quellen nahezu in Echtzeit zusammenführen. So haben Sie die notwendige Transparenz, um Ihre Reisenden optimal zu unterstützen.