Angepasste Spesensätze: SAP-Concur-Service hilft bei der Berechnung

Wer aus beruflichen Gründen abseits seines eigentlichen Arbeitsplatzes, der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“, unterwegs ist, hat mit höheren Verpflegungsaufwendungen zu rechnen. Denn auf Geschäftsreisen kann man nicht selbst kochen und Mahlzeiten wie das Frühstück, die normalerweise zuhause gegessen werden, fallen häufig in die Reisezeit. Dieser „Mehraufwand“ kann vom Arbeitgeber oder – durch die Angabe als Werbungskosten in der Steuererklärung – vom Finanzamt zurückgefordert werden. Doch insbesondere wenn die geschäftliche Reise ins Ausland führt, werden Verpflegungspauschalen und der Prozess der Rückerstattung schnell undurchsichtig.

In einer Tabelle des Bundesfinanzministeriums sind die Spesensätze für knapp 180 Länder festgehalten. Denn die Sätze legt der Gesetzgeber fest. Jedes Jahr passt das Ministerium die Pauschbeträge für Reisen ins Ausland an. Auch mit Beginn des Jahres 2021 treten neue Sätze in Kraft. Doch keine Sorge: Die Änderungen betreffen lediglich etwa 20 Länder und Städte. Die absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Mehrheit der betroffenen Länder herauf gesetzt. Grund dafür sind insbesondere die gestiegenen Lebenshaltungskosten zum Beispiel in Irland oder unserem Nachbarland Schweiz. Eine Besonderheit zeigt sich auf dem asiatischen Kontinent: Während der Satz im chinesischen Shanghai von 50 auf 58 Euro steigt, sinkt er in anderen Teilen der Volksrepublik China.

Was es bei Verpflegungspauschalen zu beachten gilt

Auch wenn die Welt im Moment noch anders aussieht, bald wird es wieder so sein: Heute fünf Tage Malaysia, nächste Woche drei Tage New York und dazwischen ein Tag in Berlin. Bei so vielfältigen Geschäftsreisen kann es schnell kompliziert werden, die richtige Pauschale anzuwenden. Welche unterschiedlichen Sätze jeweils gelten, ergibt sich aus nachfolgenden Regeln:

An- oder Rückreisetage

• Sind diese nur Reisezeit ohne Arbeitsauftrag richtet sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat
• Hat der Geschäftsreisende am Reisetag zwischenzeitlich für das Unternehmen gearbeitet, wird in der Spesenabrechnung der Betrag des jeweils letzten Tätigkeitsortes eingesetzt

Ganze Arbeitstage vor Ort

• Für ganze Arbeitstage im In- oder Ausland, die kein An- oder Abreisetag sind, gilt die Verpflegungspauschale des Orts, der vor 24 Uhr Ortszeit des vorigen Tages erreicht wird

Weiterreise

• Bei der Rückkehr von einer mehrtägigen Auslandsreise und der Weiterreise am gleichen Tag zu einer ein- oder mehrtägigen Auswärtstätigkeit gilt für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale

Wie der neue Travel Allowance Service bei Genehmigung und Rückerstattung unterstützt

Da es sich bei den Mehrkosten um Pauschalen handelt, die nicht in unternehmenseigenen Reiserichtlinien festgelegt werden, können Verpflegungskosten, im Unterschied zu einem Hotelaufenthalt oder einer Zugreise, ohne Beleg vom Arbeitgeber zurückgefordert werden. Wenn auch Unternehmen gesetzlich nicht zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands verpflichtet sind, zahlen sie die vorgegebene Pauschale in der Regel steuerfrei an den Mitarbeiter zurück. Doch bei spezifischen Erstattungssätzen, Steuern und Vorschriften fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Das Reisemanagement wird komplexer und aufwändiger – gerade wenn Mitarbeiter nicht regelmäßig oder in vielen verschiedenen Ländern geschäftlich unterwegs sind. Die Planung, Durchführung und Abrechnung werden dann schnell zu einem echten Zeit- und Gute-Laune-Fresser.

Umso besser, dass intelligente Reisemanagement-Tools hier unterstützen können: Für deutsche Kunden von Concur Expense und jetzt neu auch von Concur Request ist ab sofort ein wesentlich flexibler konfigurierbarer und umfassender Service für die Beantragung, in Form einer simulierten Vorberechnung aufgrund der Reiseplanung, und Berechnung von Verpflegungs- bzw. Tagespauschalen verfügbar. Die Basis bildet ein flexibles Baukastenprinzip, das Best-Practices und länderspezifische Pauschalenberechnungen miteinander kombiniert. Zudem bietet Concur Expense dank einer völlig neuen Architektur erstmals die automatisierte Aktualisierung gesetzlich vorgegebener, länderspezifischer Pauschalbeträge – die manuelle Eingabe gesetzlicher Änderungen durch Reiseverantwortliche im Unternehmen entfällt.

Für Mitarbeiter vereinfacht sich so die Erstellung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen sowie die Genehmigung vor Reiseantritt. Des Weiteren bietet die neue Version die Möglichkeit – neben den gesetzlichen Pauschalen –kundeneigene Pauschalen parallel zu führen. Dies ermöglicht gleichzeitig die korrekte Berechnung von noch zustehenden Werbungskosten beziehungsweise zu versteuernden Beträgen für den einzelnen Mitarbeiter. Unternehmen ermöglicht die neu gewonnene Transparenz zudem einen geringeren Aufwand für alle Prozessbeteiligten bei verbesserter Compliance, Kostenkontrolle und Planbarkeit.

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