Ausgezahlt: Wie Kostenkontrolle Mitarbeitende entlastet

Geld ist ein heikles Thema – ganz besonders in der Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgebern. Es geht um Gehalt, Boni, Benefits, aber auch um Ausgaben für das Unternehmen, bei denen Mitarbeitende in Vorkasse gehen. Zum Beispiel Reisekosten. Mit hoher Inflationsrate geraten Arbeitgeber nicht nur unter Druck, die steigenden Lebenshaltungskosten mit höheren Gehältern zu kontern, sondern auch ihrer Belegschaft die Auslagen im Homeoffice und für Reisen schnellstmöglich zu erstatten.

Eine aktuelle Employee-Experience-Studie von SAP Concur zeigt: 69 % der deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer machen sich Sorgen um die Auswirkungen verspäteter Rückerstattungen auf ihre eigenen Finanzen. Gleichzeitig fehlt Unternehmen laut 31 % der Personalverantwortlichen und sogar 41 % der Finanzverantwortlichen die Echtzeit-Transparenz über die berufsbedingten Ausgaben ihrer Mitarbeitenden. Das kann auf beiden Seiten zu unangenehmen Überraschungen führen: rote Zahlen auf dem Girokonto und eine Überschreitung des verfügbaren Unternehmensbudgets.

„In der derzeitigen Wirtschaftslage kann der finanzielle Stress mitunter Dimensionen annehmen, die ernste Folgen für Mitarbeitende haben. Umso überraschender ist es, dass viele Unternehmen beim Ausgabenmanagement nicht über die notwendigen Tools verfügen, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die neuen Anforderungen an schnellere Prozesse, Transparenz und Cashflow zu erfüllen“, meint Götz Reinhardt, Managing Director MEE von SAP Concur.

Diese Herausforderungen brauchen neue Lösungen

Nach Angaben der Befragten greifen noch 46 % der Unternehmen beim Ausgabenmanagement auf Excel-Tabellen zurück und verarbeiten Abrechnungen auf Papier. Mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden (53 %) ist allerdings der Auffassung, dass automatisierte Prozesse die Rückerstattung von Reisekosten erleichtern würden. Auch etwa die Hälfte der Finanzverantwortlichen (49 %) gibt an, dass man sich in ihrem Unternehmen auf zu viele manuelle Prozesse verlasse, die mit neuen hybriden Arbeitsumgebungen nicht kompatibel sind.

Von finanzieller Not zum Compliance-Verstoß?

Mit steigenden Lebenshaltungskosten werden automatisierte Tools für die Budgetkontrolle wichtiger. So erwarten 27 % der Personalverantwortlichen, dass Mitarbeitende Ausgaben unrechtmäßig geltend machen werden, um ihre gestiegenen Lebenshaltungskosten abzufangen. Neben Ausgaben, die von den Unternehmensrichtlinien nicht abgedeckt werden, könnten auch höhere Beträge als tatsächlich angefallen eingereicht werden. Fast die Hälfte der Befragten (48 %) geht folglich davon aus, dass das Finanzteam mehr Zeit aufwenden muss, um Ausgaben zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit ihren Richtlinien übereinstimmen. Insbesondere Richtlinien, die im Zuge der steigenden Inflation angepasst wurden, stehen im Fokus: Hier rechnen sogar 57 % der Befragten damit, dass eingereichte Spesenabrechnungen strenger hinsichtlich Compliance-Verstößen geprüft werden.

Zuhören und klüger handeln

In vielen Unternehmen ist es kein Geheimnis, dass es beim Ausgabenmanagement noch Luft nach oben gibt. 49 % der Befragten sind überzeugt, dass Prozesse vereinfacht werden können, wenn Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden tatsächlich ernst genommen werden. Ganze 79 % von ihnen geben an, dass es in ihrem Unternehmen bereits Feedback-Initiativen zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit gibt. Allerdings werden sie nur bei einem Viertel regelmäßig genutzt.

„Die veränderte Wirtschaftslage rückt das Ausgabenmanagement von Unternehmen stärker in den Fokus“, sagt Götz Reinhardt. „Durch Automatisierung können Ausgaben einfacher und schneller an Mitarbeitende erstattet werden. Digitale Tools erhöhen aber auch die Planbarkeit von Mitarbeiterausgaben und verbessern die Budgetkontrolle. Damit nehmen sie Finanz- und Personalteams die Sorgen vor unerwarteten Budgetüberschreitungen.“

Hier finden Sie weitere Erkenntnisse aus der Employee Experience Studie 2022 von SAP Concur .