Auswahl der richtigen Lösung für das Reisemanagement: Best Practices

Langwierige, manuelle Prozesse binden wertvolle Ressourcen bei zentralen Aufgaben wie dem Buchen von Reisen, dem Erstellen von Spesenabrechnungen, der Rechnungsbearbeitung, der Zahlungsabwicklung und der Spesenerstattung. Solche Abläufe führen zu Doppelarbeit, beeinträchtigen die Datenqualität und erschweren fundierte Analysen und eine effektive Kostenkontrolle. Da das Reisemanagement und die Kreditorenbuchhaltung eng miteinander verknüpft sind, sollte dies auch für die dafür erforderlichen Lösungen gelten. Dessen sind sich die meisten Unternehmen bewusst. Um diesen Aspekt jedoch bei der Auswahl der optimalen Software für das Reisemanagement angemessen zu berücksichtigen, sind Kenntnisse der wichtigsten Funktionen und Best Practices gefragt. 

Sie benötigen eine Lösung, die tiefere Einblicke bietet, Ihre Arbeitsabläufe beschleunigt, die Compliance stärkt, die Employee Experience verbessert und Ihnen finanzielle Vorteile wie Skonti und attraktive Tarife sichert. Ein Beispiel dafür sind die messbaren Vorteile der integrierten Lösungen von SAP Concur: 

• 2 x schnellere Spesenabrechnung 
• 19,2 % weniger Zeitaufwand für Reisebuchungen 
• 35 % mehr bearbeitete Rechnungen 
• 21 % durchschnittliche Ersparnis bei Buchungen und Spesenabrechnungen 

Um Ihnen die Wahl der passenden Software für Ihr Reisemanagement zu erleichtern, behandelt dieser Blogbeitrag folgende Themen: 

• wichtige Funktionen – worauf Sie bei einem Anbieter achten sollten und welche Fallstricke zu vermeiden sind. 
• Praxisbeispiele – wie die Campari Group mit den SAP-Concur-Lösungen optimale Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit erreicht hat. 
• einfache Implementierung und schnelle Wertschöpfung – warum eine nahtlose Integration und nutzerfreundliche Implementierung sowie leistungsstarke Tools für die Einführung und durchgängiger Support wichtig sind.  

Was muss ich bei der Auswahl von Reisemanagement-Software beachten?

Unternehmen automatisieren ihr Spesenmanagement vor allem, um mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle zu erreichen. Eine zentrale Rolle spielt dabei Software für das Reisemanagement, die nicht nur aktuelle, sondern auch künftige Anforderungen flexibel erfüllt. Niemand möchte in eine Technologie investieren, die bereits bei ihrer Einführung veraltet ist. Daher stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen vor und erklären, warum diese entscheidend sind. 

Nahtlos zusammenarbeitende Lösungen für das Spesen- und Reisemanagement bilden eine starke Einheit, insbesondere wenn noch die Kreditorenbuchhaltung hinzukommt. Unternehmen sollten daher grundsätzlich nach Anbietern suchen, die kontinuierlich auf Innovation über das gesamte Portfolio für das Reisemanagement und die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung setzen. Es geht nicht darum, Versprechungen zu machen und zu verkaufen, sondern diese auch zu halten.  

Echte Integration 

Ein einziges, vollständig integriertes System bietet erhebliche Vorteile gegenüber mehreren isolierten Technologien mit schwachen Verbindungen und manuellen Datenverknüpfungen. Eine nahtlose Integration mit Ihrem ERP-System und anderen Anwendungen sorgt für einen reibungslosen, effizienten und transparenten Datenaustausch – vom Geschäftsreisemanagement über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Kreditorenbuchhaltung. Finanz- und Reiseverantwortliche profitieren von vollständiger Transparenz, während Mitarbeitende eine intuitive User Experience genießen. Der Wechsel zwischen Aufgaben gelingt ohne Umwege über verschiedene Log-ins oder Plattformen, was den Workflow erheblich vereinfacht.  

Zukunftssichere Technologie 

Eine Lösung für das Reisemanagement sollte das Wachstum Ihres Unternehmens problemlos begleiten können und skalierbar sein. Das bedeutet, sie muss integrierte Zahlungsoptionen, Erweiterungen und Anwendungen für die Steuerverwaltung, eine flexible Reisepartnerwahl sowie grenz- und währungsübergreifende Funktionalitäten aufweisen. Ebenso sollte sie eine kleine und große Anzahl an Nutzern, Reisen und Abrechnungen unterstützen. 

Umfassende Funktionen für das Geschäftsreisemanagement 

Einige Lösungen für Geschäftsreisen sind nur unzureichend mit der Spesenabrechnungssoftware verbunden – ein unbefriedigender und wenig sinnvoller Ansatz, da sich Präferenzen und Inhalte im Reisebereich ständig ändern. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter enge Beziehungen mit Reisevertragspartnern und verschiedenen anderen Anbietern für die Erfassung von Direktbuchungen pflegt. So werden Vorschriften und vereinbarte Preise direkt eingehalten und Transparenz sichergestellt. Eine breite Auswahl an Flug-, Hotel-, Bahn- und Mietwagenoptionen sowie neue Kanäle spielen ebenfalls eine große Rolle. Außerdem sollten Sie durch die Lösungen mehr Kontrolle und Einsparungen erzielen, während die Reisenden von zusätzlichen Informationen, Personalisierung und einem insgesamt angenehmeren Reiseerlebnis profitieren. 

KI-gestützte Exzellenz in Reisemanagement und Kreditorenbuchhaltung

Ihre Lösungen für das Reisemanagement und die Kreditorenbuchhaltung sollten KI-Technologien nutzen, um alle Ausgaben zu überprüfen, Betrug zu erkennen und zu verhindern, Vorschriften durchzusetzen, Regeln zu vereinfachen, Ausgabenmuster zu identifizieren, verschiedene Arten von Rechnungen zu erfassen und zu lesen, Fehler und Auslassungen zu korrigieren und Transparenz zu schaffen. Seit fast einem Jahrzehnt entwickelt und implementiert SAP Concur leistungsstarke Lösungen, die mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) Unternehmen zu mehr Effizienz und Compliance verhelfen.  

Umfassende Transparenz für Ausgaben 

Durch System- und Datenintegrationen erhalten Sie einen umfassenden Echtzeitüberblick über Ihre Ausgaben – bevor, während und nachdem sie getätigt wurden. Intelligente Berichte und Dashboards, die auf Best Practices basieren, sollten die Grundlage bilden und gleichzeitig die Flexibilität bieten, sie mithilfe von Reporting-Fachkräften an Ihre KPIs anzupassen. Budgetansichten sollten individuell auf die Anforderungen der Verantwortlichen abgestimmt sein, und Berichte sollten nicht nur Geschäftsausgaben nachverfolgen, sondern auch deren Auswirkungen auf Nachhaltigkeit und andere strategische Ziele berücksichtigen. Mit den richtigen Informationen gewinnen Sie wertvolle Einblicke, mit denen Sie präzise Prognosen erstellen, die besten Optionen für Ihr Unternehmen wählen und fundierte Entscheidungen treffen können. 

Nahtlose Reise-, Ausgaben- und Geschäftsprozesse bei Campari 

Angefangen mit dem namensgebenden Likör ist die Campari Group auf mehr als 190 Märkten vertreten und vertreibt inzwischen über 50 Marken, darunter Wild Turkey Whiskey und SKYY Wodka. Die Geschäftserweiterung und die damit verbundenen Übernahmen führten zu vielen unzusammenhängenden und zeitaufwendigen Prozessen im Bereich Reisemanagement, was die Arbeit des globalen Konzerns und seiner über 4.700 „Camparistas“ erheblich erschwerte. 

Um die Konsistenz und Effizienz im Unternehmen zu verbessern, suchte die Campari Group nach einer Software, um ihr Reisemanagement zu digitalisieren, und einem passenden Anbieter, um folgende Herausforderungen zu bewältigen: 

• inkonsistentes Geschäftsreisemanagement für die verschiedenen Märkte 
• manuelle, papierbasierte Prozesse zur Nachverfolgung und Erstattung von Spesen, die von Reisenden und anderen Mitarbeitenden als umständlich empfunden wurden 
• fehlende Transparenz durch Offline-Buchungen 
• unzureichende Kostenkontrolle und inkonsistente Reiseinhalte 

Campari entschied sich für eine Partnerschaft mit SAP Concur und deren Lösungen für das Reisemanagement. Durch die Einführung von Concur Expense im Jahr 2017 legte das Unternehmen den Grundstein für die Automatisierung des Ausgabenmanagements. Drei Jahre später, im Jahr 2020, erweiterte Campari seine Lösung um Concur Travel. Im Zuge dessen entwickelte das Unternehmen ein Mantra: eine Richtlinie, ein Partner, ein Tool – alles skalierbar und anpassbar an die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens. Durch die Integration profitiert Campari nun von zuverlässigen Daten, einem umfassenden Überblick über Reisen und Ausgaben, einer verbesserten Berichterstattung und erweiterten Funktionen zur Erfüllung der Fürsorgepflicht. Zudem wurden die Genehmigungsprozesse für Führungskräfte erheblich vereinfacht.  

Das zentralisierte System für das Reisemanagement wurde über verschiedene Regionen und Zeitzonen hinweg implementiert und bietet zahlreiche Vorteile, die in einem Video sowie in einer Fallstudie detailliert beschrieben werden: 

• 50 % schnellere Genehmigung von Reiseanträgen 
• 13 % weniger abgelehnte Spesenabrechnungen 
• 70 % weniger Gebühren für Offline-Reisebuchungen 

„Unser Ziel ist es, das Reiseerlebnis zu optimieren, für Schutz und Sicherheit unserer Beschäftigten zu sorgen und gleichzeitig eine nachhaltige Reisekultur zu fördern“, erklärt William Cocco, Global Travel Manager. „Mit den SAP-Concur-Lösungen können wir Partner einbinden, die uns bei der Erfüllung unserer Fürsorgepflicht unterstützen und den Reisenden die nötigen Tools für eine sichere Reise bereitstellen.“  

Implementierung Ihrer Reise- und Kreditorenbuchhaltungslösungen

Nach der Auswahl einer Reisekostenabrechnungssoftware, mit der Sie Ihr Unternehmen schneller voranbringen können, sollten Sie sich darauf verlassen können, dass Sie bei der Implementierung, der Einführung und dem laufenden Betrieb jederzeit Unterstützung erhalten. SAP Concur bietet Ihnen genau das. Dank unserer Zusammenarbeit mit über 46.000 Unternehmen weltweit kennen wir nahezu alle Herausforderungen, die auf Unternehmen zukommen können. 

Zu Recht machen sich Unternehmen und IT-Teams Gedanken darüber, ob sich neue Lösungen in die vorhandenen Systeme integrieren lassen und ob sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um alles einzurichten und Renditen zu erzielen. Wir bieten maßgeschneiderte Optionen, Funktionen und umfassenden Support für die Bereitstellung und Integration von Software für das Reisemanagement, unabhängig davon, ob es sich um kleine oder große IT-Teams handelt: 

• Unsere Integrationsmethoden, darunter On-Demand-Umsetzung, Secure File Transfer Protocol (sFTP), Webservices und vorkonfigurierte Konnektoren, bieten Ihnen Vielfalt und Anpassungsfähigkeit – für eine nahtlose, an Ihre spezifischen Anforderungen angepasste Integration mit Ihren bestehenden Systemen und Geschäftsprozessen. 
• Ein leicht zu bedienender Einrichtungsassistent ermöglicht eine mühelose Auswahl der zu erfassenden Finanzinformationen, Berichtsfelder, Compliance-Kontrollen und Integrationsoptionen mit ERP- und anderen Systemen. 
• Datensicherheit hat für uns höchste Priorität. Unsere Lösungen erfüllen (oder übertreffen) internationale Standards für Sicherheit, Datenschutz und Compliance und garantieren die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Informationen. Auf die cloudbasierten Lösungen wird über Single Sign-on per Web- oder Mobilgerät zugegriffen, wobei die Benutzer-ID und Authentifizierung streng kontrolliert werden. 
• Tests und Auswertungen gewährleisten, dass Ihrem Unternehmen alle notwendigen Informationen, Berichte, Compliance-Daten und Prozessverbesserungen für die Automatisierung der Prozesse für das Reisemanagement und die Kreditorenbuchhaltung zur Verfügung stehen. 
• In einem umfassenden Partnernetzwerk mit über 700 SAP-Concur-Partnern erhalten Sie Zugang zu Anwendungen, Integrationen und Services in Bereichen wie Zahlungsabwicklung, Geschäftsreisen und Nachhaltigkeit. Unsere Partner erweitern unsere Lösungen für die Automatisierung des Spesenmanagements und das Geschäftsreisemanagement und passen sie an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen an. 
• Wir bieten umfassende Schulungen und Support für Mitarbeitende und Systemadministrator:innen. Die Mitarbeitenden profitieren von Unterstützung rund um die Uhr in mehreren Sprachen, darunter In-App-Anleitungen und Chat-Hilfe. Zur Förderung der Akzeptanz stehen vorkonfigurierte Tools, E-Mails, Checklisten und weitere Ressourcen bereit, die auch die IT-Abteilung entlasten. SAP Concur unterstützt zudem mit Webseminaren, Weiterbildungsangeboten und einer aktiven Online-Community aus Anwender:innen und Pionier:innen. 

Warum SAP Concur die richtige Wahl für Ihr Ausgabenmanagement ist

Hier sind die fünf Gründe, warum mehr als 46.000 Unternehmen in über 150 Ländern SAP-Concur-Lösungen bevorzugen.

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Bei der Auswahl einer Lösung für die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und das Buchen von Geschäftsreisen sollten Sie recherchieren, ob der Anbieter über die entsprechende Technologie und Motivation verfügt, seine Versprechen zu erfüllen. SAP Concur kombiniert innovative Funktionen mit leistungsstarken Ressourcen, um manuelle Tätigkeiten zu minimieren, Abläufe zu optimieren und das Reisemanagement nahezu automatisch ablaufen zu lassen. 

Kunden bestätigen, dass SAP Concur ihre Anforderungen erfüllt: 

• 93 % der Nutzer würden SAP Concur auf GetApp dem Freundeskreis oder im Kollegium empfehlen. 
• 83 % der SAP-Concur-Anwender bewerten unsere Lösungen auf G2 mit vier oder fünf Sternen. 

Erfolgsgeschichten von echten Unternehmen und zufriedenen Kunden liefern wertvolle Einblicke bei der Bewertung von Lösungen für das Reisemanagement.