Business-Knigge: 6 Regeln für internationale Geschäftsreisen

Der Verhaltenskodex auf Geschäftsreisen, der sogenannte „Business-Knigge“, ist so eng mit internationalen Reisen verwoben, dass er in vielen Büchern und Filmen eine Rolle spielt. Wer „Lost in Translation“ gesehen hat, hat zumindest eine Ahnung von einigen der kulturellen Unterschiede, die mit der internationalen Business-Etikette verbunden sind. Dementsprechend gibt es bei internationalen Geschäftsreisen einige Verhaltensregeln, die Sie besser nicht ignorieren sollten.

Die Arbeit über Länder- und Kulturgrenzen hinweg kann dabei schwierig sein, da es keine allgemeingültigen Regeln für die Business-Etikette gibt – die Normen der Business-Kultur in Italien, Russland oder Kolumbien unterscheiden sich von denen in China, Indien oder Afrika. Wenn Sie also häufig geschäftlich ins Ausland reisen, sollte es zum Reisemanagement dazu gehören, sich vorab über die spezifischen Gepflogenheiten und Erwartungen der einzelnen Länder zu informieren. Werfen wir also einen Blick auf sechs Basisregeln des Business-Knigge, die bei Geschäftsreisen ins Ausland zu beachten sind.

Business-Knigge bei Geschäftsreisen ins Ausland

1. Nehmen Sie Vorstellungsrunden wichtig: In vielen Kulturen sind persönliche Begegnungen mit Menschen und ihre Beziehungen untereinander sehr viel wichtiger als in Deutschland. Beziehungen können sogar bedeutsamer sein als das eigentliche Businessthema, das besprochen wird. Wenn Sie vor einem Treffen den Namen und die Anrede einer und eines jeden kennen, zeigen Sie, dass Sie verstehen, was für Ihre Geschäftspartner wichtig ist. In manchen Kulturen ist es auch entscheidend, ob man jemanden mit Vornamen oder mit dem Nachnamen ansprechen sollte, um den angemessenen Respekt zu zeigen.
2. Wertschätzen Sie Visitenkarten: Vor allem in asiatischen Ländern sind Visitenkarten ein äußerst wichtiges Symbol. Sie repräsentieren die überreichende Person selbst und sollten entsprechend respektvoll behandelt werden. In Asien (insbesondere in Japan) werden Visitenkarten immer mit beiden Händen überreicht. Wenn Sie eine Visitenkarte erhalten, lesen Sie sie immer vor, während Sie noch vor der Person stehen. Dies wird nicht nur als Zeichen des Respekts gewertet – es hilft Ihnen auch gleich, sich deren Namen und den Titel einzuprägen.
3. Seien Sie pünktlich: Jede Kultur hat einen anderen Standard für Pünktlichkeit. In Mitteleuropa beispielsweise beginnen Geschäftstreffen in der Regel pünktlich. Den lateinamerikanischen Ländern wird hingegen nachgesagt, dass hier Besprechungen häufig zu spät stattfinden. Tatsächlich ist es schwer zu sagen, wie viel Verspätung akzeptabel ist, ohne jemanden zu verletzen. Unabhängig davon, wo Sie geschäftlich tätig sind, können Sie in Sinne des Business-Knigge mit Pünktlichkeit nichts falsch machen. Wenn Sie zur vereinbarten Zeit erscheinen, erweisen Sie Ihren Gastgebern Respekt, und Sie können jederzeit Ihre E-Mails abrufen oder eine andere Aufgabe erledigen, während Sie warten müssen. Darüber hinaus ist es immer eine gute Idee, bestimmte Zeiten vorab zu klären. In Deutschland isst man vielleicht um 19 Uhr zu Abend – in Spanien wird allerdings vor 22 Uhr kaum jemand auf die Idee kommen. Scheuen Sie sich nicht, einfach einen Kollegen im Land zu fragen.
4. Gehen Sie nicht zu früh: Das vorzeitige Verlassen einer Veranstaltung (z. B. wegen Ihres Jetlags oder weil Sie noch arbeiten müssen) kann auch ein ungewolltes Zeichen der Respektlosigkeit gegenüber den Gastgebern sein – insbesondere in asiatischen Kulturen. Eine vorzeitige Abreise könnte ein Verstoß gegen die Business-Etikette und sogar das Ende eines Geschäftsbeziehung bedeuten. Sie müssen nicht bis zum Schluss einer Veranstaltung bleiben, aber es ist auf jeden Fall gut, nicht als Erste oder Erster zu gehen.
5. Bringen Sie ein Geschenk mit: Das Mitbringen eines Geschenks ist ein wichtiges Zeichen des Respekts gegenüber Ihrem Gastgeber. Auch wenn keine Geschenke erwartet werden, zeugt es von Höflichkeit und verschafft Ihnen Respekt bei Ihren Geschäftspartnern. Obwohl Geschenke eher in asiatischen Kulturen üblich sind, können sie überall eine gute Möglichkeit sein, eine Beziehung zu knüpfen – Europäer und Menschen aus dem Nahen Osten nehmen sie besonders gerne an. (Achten Sie allerdings darauf, dass Sie dabei weder gegen gesetzliche Korruptionsvorschriften, noch gegen die Regeln Ihres Unternehmens verstoßen).
6. Seien Sie kontaktfreudig: In Asien und Lateinamerika ist das gesellige Beisammensein außerhalb des Büros von entscheidender Bedeutung für den Aufbau von Gemeinschaft und Vertrauen. Zumindest wird von Ihnen erwartet, dass Sie mit Kollegen oder Kunden zu Abend essen. Aber die sozialen Erwartungen gehen oft weit über ein einfaches Abendessen hinaus. Vielleicht lädt man Sie dazu ein, dass Sie in Bars oder Nachtclubs ausgehen, Golf spielen oder an anderen gesellschaftlichen Aktivitäten teilnehmen. Ihre Teilnahme an diesen Aktivitäten ist ein wichtiger Faktor, da Ihre Kollegen auch auf diese Art Ihre Vertrauenswürdigkeit in geschäftlichen Angelegenheiten einschätzen wollen.

Wenn Sie sich über kulturelle Normen, Business-Regeln und kulturelle Unterschiede in bestimmten Bereichen unsicher sind, beobachten Sie Ihre Gastgeber und Mitarbeiter genau und folgen Sie deren Aufforderungen. Achten Sie auf körpersprachliche Hinweise, denn sie können Ihnen einen Hinweis darauf geben, ob Sie gerade einen Fauxpas begehen. Informieren Sie sich bereits vor Ihrer Reise, ob es üblich ist, sich die Hand zu geben, wie die Menschen über den persönlichen Freiraum denken und ob es in der jeweiligen Kultur als gut oder schlecht angesehen wird, Augenkontakt herzustellen.

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Durch alle unsere Tipps zieht sich wie ein roter Faden, dass Sie sich am besten bereits vor der Reise über die internationalen Verhaltensregeln informieren sollten. SAP-Concur-Lösungen für Geschäftsreisende erleichtern Ihnen dabei von Anfang an so viele organisatorische Fragen rund um Ihre Geschäftsreise, dass Sie sich in aller Ruhe auf Ihre internationalen Geschäftspartner vorbereiten können:

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