Die Balance finden: Geschäftsreisen brauchen neue Rahmenbedingungen

Auch wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Homeoffice die Decke auf den Kopf fällt: Der vorübergehende Rückgang von Geschäftsreisen zeigt deutlich, welch großen Einfluss eine hohe Geschäftsreiseaktivität auf Work-Life-Balance und persönliches Wohlbefinden hat. Ob digitale Helfer für unterwegs, Fitnessangebote vor Ort oder Budget für gesunde Ernährung – fahren Arbeitgeber ihre Geschäftsreisetätigkeiten wieder hoch, können sie Reisende mit vielfältigen Maßnahmen entlasten. Nur 52 % der Organisationen in Deutschland haben die Relevanz der Work-Life-Balance im Zusammenhang mit Business-Trips erkannt. In Organisationen des öffentlichen Sektors sind es sogar 69 %, in Unternehmen hingegen bewerten nicht einmal die Hälfte (46 %) der Befragten das Thema als wichtig. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle VDR-Geschäftsreiseanalyse in Zusammenarbeit mit der SAP-Concur-Organisation. Mit welcher Unterstützung können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechnen, wenn statt Homeoffice wieder Zugfahrten, Flüge und Hotelbesuche auf der Agenda stehen?

Digitale Helfer und Fitnessangebote erleichtern die Geschäftsreise

In Organisationen des öffentlichen Sektors (71 %) wie auch in Unternehmen (57 %) setzt die Mehrheit bereits auf Tools, die Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesse vereinfachen. In deutschen Großunternehmen[1] haben sogar 74 % die Vorteile des digitalen Reisemanagements zur Entlastung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkannt. Unabhängig von Größe und Branche geben jedoch mehr als die Hälfte aller befragten Organisationen ihren Geschäftsreisenden digitale Helfer an die Hand, um zum Beispiel via App mit Tipps und Reiseupdates den Alltag zu erleichtern. Doch nicht nur digitale Lösungen schaffen Erleichterung im Arbeitsalltag fernab der eigenen vier Wände. So bewerten durchschnittlich 62 % die Möglichkeit zur Nutzung von Fitness- und Gesundheitsangeboten in Hotels als eine wichtige Maßnahme, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch unterwegs einen Ausgleich vom stressigen Arbeitsalltag zu bieten.

Weniger allein – ein heißer Draht nach Hause oder die Angehörigen im Gepäck

Auch wer beruflich viel unterwegs ist, möchte die Liebsten nicht missen. So ermöglichen 89 % ihren Geschäftsreisenden über Diensthandy und -laptop kostenfrei mit den Daheimgebliebenen in Kontakt zu bleiben. In zwei Drittel der Unternehmen hat sich überdies der Bleisure Trend durchgesetzt. Sie genehmigen die Reiseverlängerung durch einen privaten Urlaub. Immerhin 37 % erlauben die Mitnahme von Partnerin oder Partner. Zudem bieten 43 % ihren Geschäftsreisenden besonders komfortable Reiseoptionen an. Über das Upgrade in die erste Klasse und weitere Annehmlichkeiten kann sich in Organisationen des öffentlichen Sektors hingegen nur ein Fünftel der Befragten freuen.

Ein Ergebnis der Geschäftsreiseanalyse überrascht besonders: In der Liste der wichtigsten Maßnahmen rangiert trotz COVID-19-Pandemie die Möglichkeit zum Ausgleich durch Homeoffice nur im Mittelfeld. Lediglich 55 % der befragten Organisationen bieten Homeoffice als Ausgleich für Reisetätigkeit an.

Kostendruck verhindert Umsetzung von Maßnahmen zur Work-Life-Balance

Der Maßnahmenkatalog ist lang und auch die Geschäftsführung erkennt zumeist die Relevanz der Work-Life-Balance. Was hindert Organisationen also an der Umsetzung? Vielerorts fehlen schlicht die Ressourcen. So bremst einerseits der Kostendruck (56 %) die Geschäftsreiseverantwortlichen, ihre reisenden Kolleginnen und Kollegen mit konkreten Maßnahmen zu unterstützen. Allzu oft stehen andere Themen im Vordergrund (46 %). Andererseits ist für ein Fünftel der Aufwand für die Anpassung und Implementierung entsprechender Richtlinien zu hoch. Bei einigen befragten Organisationen fehlen zudem Tools, um passende Maßnahmen umzusetzen (17%) oder die Mitarbeiterzufriedenheit überhaupt zu messen (19 %).

„Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um im Geschäftsreisekontext neue Standards für Work-Life-Balance und Mitarbeiterzufriedenheit zu schaffen. Die veränderten Anforderungen an Mobilität und Flexibilität, die viele Unternehmen in der Pandemie erfahren haben, setzten neue Maßstäbe, bergen aber auch Herausforderungen. Um diese nachhaltig umsetzen zu können, braucht es die richtigen Rahmenbedingungen“, so Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation. „An vielen Stellen sind es gerade digitale Lösungen, die nicht nur die nötige Zeitersparnis für ein entspannteres und flexibleres, aber vor allem ein nachhaltiges Reiseerlebnis bieten. Sie geben Geschäftsreisenden auch mehr Freiheiten bei der Gestaltung ihres Aufenthalts und gleichzeitig die Sicherheit innerhalb der Unternehmensrichtlinien zu handeln. Dabei fördern sie Weitblick, ökonomisches Verständnis und Umweltbewusstsein. Unsere Erfahrung zeigt immer wieder, dass wir so wesentlich zum Wohlbefinden der Reisenden sowie zur Erfüllung der Unternehmensziele beitragen können“, ergänzt Reinhardt.

Weitere Ergebnisse finden Sie in der VDR-Geschäftsreiseanalyse.

Über die Studie

Die SAP-Concur-Organisation beteiligte sich als Themenpartner an der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2021. In dieser wurden 809 für das Geschäftsreisemanagement zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus deutschen Unternehmen im verarbeitenden Gewerbe / Bau, im Dienstleistungssektor und im Handel sowie aus Organisationen des öffentlichen Sektors befragt