Reisekostenmanagement: Die drei Herausforderungen der Globalisierung

Unser geschäftliches Umfeld wird – auch in Bezug auf die täglichen Interaktionen mit unseren Kunden und Lieferketten – zunehmend globaler. Das gilt auch für den Umgang mit unseren eigenen Mitarbeitern – auf der ganzen Welt. Und obwohl die Chancen und Nutzen der globalen Expansion vielfältig sind, sind auch die damit verbundenen Risiken groß.

Ist Ihr Unternehmen mit den richtigen Richtlinien und Systemen ausgestattet? Können Sie auf alle Ihre Daten zugreifen? Können Sie Ihre Kosten überwachen und die Infrastruktur finanzieren, die Sie benötigen, um zu wachsen? Mit dem internationalen Wachstum wird alles komplizierter – es gibt viele voneinander abweichende Vorschriften, unterschiedliche gesetzlichen Anforderungen und all die Compliance-Bedingungen, die Steuergesetze, die verschiedenen Sprachen und Sorgfaltspflichten tragen zur Unübersichtlichkeit bei.

Wenn Sie also erwägen, Ihre Reiseaktivitäten zu erweitern, um mit dem globalen Wachstum Schritt zu halten, dann wissen Sie, was Sie erwartet.

Ineffiziente Prozesse

Wenn Sie bereits auf globaler Ebene tätig sind, sind Sie möglicherweise der Meinung, dass es einfacher ist, alle Ihre Altsysteme zu erhalten, da schließlich alles gut funktioniert. Außerdem haben Ihre IT-Teams keine Zeit, eine neue Lösung zu implementieren, diese global anzupassen und dann noch einen Changemanagement-Plan für Endanwender zu entwickeln.

Die Wahrheit ist, dass Sie mit Ihren alten Systemen Zeit verschwenden. Da mehrere Datenquellen und Systeme beteiligt sind, verschwenden Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit mit der Konsolidierung, Normalisierung und Formatierung von Daten, um herauszufinden, wohin das Geld geflossen ist. Stellen Sie sich vor, Sie könnten diese Zeit in strategische Initiativen investieren, die auf das Wachstum Ihres Unternehmens abzielen.

Die Nutzung mehrerer Prozesse kann auch für Ihre Endbenutzer verwirrend und zeitaufwendig sein. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, an wen sie sich bei Fragen zur Reisekosten- und Spesenabrechnung wenden sollen, verzögern sich die Einreichungen der Abrechnungen, und die Ausgaben werden weniger transparent für Sie. Erstellen Sie einen einzigen optimierten Prozess und konsolidieren Sie den Support. Das erleichtert Ihren Mitarbeitern die Einreichung der Spesenabrechnung. Und Sie erhalten auf diese Weise schneller die Daten, die Sie brauchen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass sich diese Investition nicht lohnt, sollten Sie bedenken, dass der Wechsel zu einer einzigen, globalen Ausgabenmanagementlösung – und die Zusammenarbeit mit einem Best-Practices-Anbieter – sicherstellt, dass Sie die lokalen Richtlinien und Anforderungen einhalten und die lokalen regulatorischen Besonderheiten kennen. Nur einen einzigen Prozess zu nutzen wird Ihrem IT-Team zudem erheblich die Arbeit erleichtern.

Schlechte Übersicht über Daten und Ausgaben

Getrennte Systeme können auf vielfältige Weise Probleme verursachen. Ihre globalen Standorte haben unterschiedliche Richtlinien, Lieferanten und Partner – um zu verstehen, wo die Ausgaben stattfinden, sind die Finanz- und Buchhaltungsteams am Ende die „Eintreiber“, die Belege und Rechnungen einsammeln, die Mitarbeiter befragen, die Reisen buchen oder Einkäufe auch außerhalb der Richtlinie tätigen.

Abteilungs- und Budgetverantwortliche orientieren sich lieber daran, was mit ihrem Budget möglich ist. Aber mit nicht verbundenen Systemen streiten sie sich am Ende darüber, wohin das Budget geflossen ist.

Die Verantwortlichen für die Reisen haben keinen Einblick in die globalen Ausgaben, was es schwieriger macht, die besten Tarife auszuhandeln. Und nicht nur das. Die Globalisierung hat zweifellos zur Folge, dass Ihre Mitarbeiter mehr Reisen nach Übersee unternehmen.

Wenn Sie kein konsolidiertes System haben, ist es schwer zu erkennen, wo sich Ihre Reisenden befinden. Das kann gefährlich sein, da Sie in einem Notfall evtl. nicht mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren können.

Letzten Endes kann die Anpassung einer einzigen Technologieplattform zur globalen Verwaltung von Reisekosten und Spesen Ihnen dabei helfen, Ausgaben, Prozesse und Richtlinien ganzheitlich zu betrachten – das verbessert die Produktivität und ermöglicht den einheitlichen Datenaustausch. Durch die Nutzung dieser Daten können Sie Ihre Expansion planen, während die Verwendung einer einzigen Technologie Ihnen den Weg zum Wachstum ebnet.

Gefährdung durch potenzielle Risiken

Wenn Unternehmen expandieren oder ganz neue Märkte erschließen, setzen sie sich potenziellen Risiken aus. In jedem Land herrscht ein einzigartiges wirtschaftliches und soziales Klima und es bestehen einzigartige Risiken und Chancen. Um Ihre Risiken so weit wie möglich zu minimieren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Regulatorische Risiken: Die Kosten für die Nichteinhaltung – einschließlich Genehmigungsverfahren, möglicher Verstöße gegen den US-amerikanischen Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und Verstöße gegen die DSGVO – sind völlig unvorhersehbar, und das Wirtschaftsrecht ist in bestimmten Märkten möglicherweise nicht klar definiert oder konsequent durchgesetzt. Darüber hinaus hat jedes Land seine eigenen komplexen Steuergesetze und -vorschriften, die bei Nichtbeachtung zu einem erheblichen finanziellen Verlust aufgrund versäumter Mehrwertsteuerrückerstattungen oder hoher Bußgelder führen können. Bedenken Sie, wie viel Zeit und Geld Ihre Teams benötigen würden, um die Einhaltung dieser individuellen Gesetze zu prüfen. Wären Sie zuversichtlich, dass Ihr Unternehmen alle Vorschriften befolgt?
• Richtlinien- und Compliance-Risiken: In den Regionen auf der ganzen Welt, in denen Sie operieren, gelten wahrscheinlich unterschiedliche Reise- und Spesenrichtlinien, was die Verwaltung grenzüberschreitender Richtlinien erschweren kann. Wenn Mitarbeiter versehentlich gegen die Regeln verstoßen oder, was noch schlimmer ist, direkten Betrug begehen, können die daraus entstehenden Kosten erheblich sein. Zur Vermeidung von Problemen müssen Unternehmen es ihren Mitarbeitern leicht machen, ihre Spesenabrechnungen regelkonform einzureichen, und sie müssen bewährte Verfahren implementieren, um Probleme zu identifizieren, bevor sie auftreten. Die Optimierung Ihres globalen Reise- und Spesenprogramms kann zur Zentralisierung Ihrer Daten beitragen und sicherstellen, dass die lokalen Audit- und Abrechnungsvorschriften integriert werden. Auf diese Weise ist es einfacher, potenzielle Betrugsfälle zu erkennen, bevor sie zu einem größeren Problem werden.
• Sorgfaltspflichtrisiken: Ihr wichtigstes Kapital sind Ihre Mitarbeiter und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter liegt in Ihrer Verantwortung. Eine konsolidierte Lösung für Ihr Reiseprogramm kann Ihnen helfen, die Daten Ihrer Mitarbeiter auf Reisen zu zentralisieren. So können Sie diese unabhängig vom Buchungsort schnell finden und im Notfall lokal unterstützen.

Wenn die Kosten des globalen Wachstums schon erschreckend erscheinen, dann denken Sie einmal über die Alternative nach. Die Bewältigung dieser Herausforderungen mag beunruhigend oder teuer erscheinen, aber die Kosten einer globalen Expansion ohne eine entsprechende vollständige, einheitliche Lösung für alle Regionen werden sowohl rein monetär als auch in Bezug auf die Programmeffektivität und die Effizienz der Mitarbeiter viel höher ausfallen.