Digitale Reiseprozesse für den öffentlichen Dienst

Die Digitalisierung im öffentlichen Dienst nimmt immer mehr Fahrt auf – und bietet in jeder Hinsicht erhebliche Vorteile. Insbesondere bei Dienstreisen in der öffentlichen Verwaltung. SAP Concur bietet intelligente Lösungen für die Digitalisierung von Reisekostenprozessen. Sie integrieren alle Schritte von Dienstreisen in einem einzigen System – und sorgt so für mehr Transparenz und Effizienz. Mit den SAP-Concur-Lösungen erledigen Mitarbeiter in öffentlichen Einrichtungen ihre Dienstreiseangelegenheiten schnell, einfach – und stets richtlinienkonform. Vom Antrag über die Buchung bis zur Abrechnung und Auswertung.

Reiseantrag im öffentlichen Dienst

Jede Dienstreise im öffentlichen Dienst beginnt mit einem Reiseantrag. Mit dem Modul Concur Request können Dienstreisende ihre Reisedetails und -mittel, erwartete Kosten und Pauschalen schnell und einfach erfassen – und nach Fertigstellung mit nur einem Klick in den Genehmigungsprozess schicken. Nützliche Tipps zum Reiseantrag im öffentlichen Dienst erhalten Sie hier:

Reisebuchung im öffentlichen Dienst

Mit dem Online-Buchungs-Tool Concur Travel können Dienstreisende die benötigten und freigegebenen Reisemittel wie Flug, Hotel und Mietwagen ganz unkompliziert über eine benutzerfreundliche Maske buchen. Dabei wird mithilfe der hinterlegten Reiserichtlinien sichergestellt, dass die Buchung konform ist.

Einen weiteren Vorteil bietet hier Concur TripLink. Das Tool erfasst alle Reisedaten, unabhängig davon, wo die Buchungen vorgenommen wurden, und stellt sie in einem einzigen Reiseplan zusammen. Wenn die Dienstreisenden unterwegs sind, kann der öffentliche Dienst bei Bedarf einfach auf die Informationen zugreifen, seine Mitarbeiter sofort unterstützen und damit seine gesetzliche Fürsorgepflicht einhalten.

Reisekostenabrechnung im öffentlichen Dienst

Nach jeder Dienstreise kommt die Abrechnung. Und die ist dank Concur Expense schnell erledigt: die Daten werden direkt aus den Buchungen übernommen, Belege können vorab mit dem Smartphone fotografiert und dann vollautomatisch den Ausgaben zugeordnet werden. Auch Tagespauschalen lassen sich automatisiert berechnen. Von der Automatisierung der Dienstreiseabrechnung profitieren aber nicht nur die Dienstreisenden, sondern auch die öffentlichen Einrichtungen selbst. Denn die Prüfung der Richtlinienkonformität übernimmt das System für sie. Nützliche Tipps zu den Tagespauschalen im öffentlichen Dienst erhalten Sie hier:

Automatisierte Dienstreiseabrechnung im öffentlichen Dienst

Mit dem kombinierten Einsatz von Concur Request, Concur Travel und Concur Expense wird der gesamte Reisekostenprozess automatisiert. Das erleichtert die Bearbeitung und Reisekosten können pünktlich ausgezahlt werden. Anschließend geht es an die Auswertung. Der öffentliche Dienst hat nun die volle Transparenz in alle Reisekostendaten – und damit die perfekte Grundlage, um die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherzustellen, den organisationsweiten Überblick über Ausgaben zu behalten und Verbesserungspotentiale aufzudecken.

Mehr Effizienz und Transparenz, Richtlinienkonformität und Einhaltung der Fürsorgepflicht – die Digitalisierung von Dienstreiseprozessen bringt erhebliche Vorteile mit sich. Damit öffentliche Einrichtungen von diesen Vorteilen profitieren und die nötige Flexibililtät behalten können, müssen sie auf neue Lösungen setzen: die intelligenten, cloud-basierten Lösungen von SAP Concur. Denn der Wechsel von alten Prozessen und On-Premise-Lösungen zur Cloud ist für den öffentlichen Dienst ein entscheidender Schritt in Richtung Zukunft. Man muss ihn nur starten. Am besten heute.