End-to-End-Prozess von SAP Concur: Integration statt Insellösungen

Immer mehr Unternehmen machen sich auf den Weg zum intelligenten Unternehmen. Was dabei im Gepäck nicht fehlen darf, ist ein intelligentes Reise- und Ausgabenmanagement. SAP Concur hat hierfür eine smarte, integrierte Lösung.

Die Travel & Expense-Lösung von SAP Concur vereint alle Schritte von Geschäftsreisen in einem einzigen System, in einem automatisierten End-to-End-Prozess. Von der Planung und Buchung über die Abrechnung bis zum Reporting. Das System ist dabei keine von der Außenwelt abgeschnittene Insel, sondern bietet zahlreiche Anbindungen an externe Partner, interne Abläufe und bestehende Buchhaltungs-, Finanz- oder Personal-Systeme.

Nahtloses Reisekostenmanagement

Und diese Anbindungen sind in allen Bereichen von Travel & Expense aktiv: bei der Planung & Buchung, der Reise, der Abrechnung und beim Reporting. Kurz gesagt: SAP Concur bietet Integration statt isolierter Insellösungen. Für ein einfaches, nahtloses und transparentes Geschäftsreise- und Reisekostenmanagement.

Planung & Buchung einer Geschäftsreise

Mit Concur Travel können Geschäftsreisende ihre Reisen schnell und unkompliziert planen und buchen. Alle benötigten Daten sind im System hinterlegt. Dadurch wird jede Buchung für das Unternehmen transparent und für den Reisenden besonders einfach. Ganz gleich, welchen Buchungsweg er wählt: ob über das Buchungsportal mit angeschlossenem Reisebüro oder über eingebundene Partner wie HRS, Lufthansa oder Sixt. Durch die Anbindungen an das SAP Concur System greifen sie alle auf die gleichen aktuellen Daten zurück. So werden Buchungen fehlerfrei zugeordnet und schnell abgewickelt.

Noch ein Wort zur Integration der Daten: Die Daten, die in SAP Concur hinterlegt sind, umfassen persönliche Daten des Reisenden, definierte Reiserichtlinien des Unternehmens, aber auch Freigaben und Personal-Hierarchien. Sie lassen sich mit bestehenden SAP ERP- und HR-Systemen integrieren. Daten aus anderen bestehenden Buchhaltungs-, Finanz- und Personal-Systemen können dabei ebenfalls in das SAP-Concur-System eingebunden werden.

Reisekosten unterwegs abrechnen

Während der Reise schreibt sich die Reisekostenabrechnung im Hintergrund von selbst. Die Integration externer Partner ermöglicht es, dass digitale Rechnungen zu den entsprechenden Buchungen automatisch ins SAP-Concur-System einfließen. Somit wird ein papierloser Prozess unterstützt. Belege und Quittungen, die unterwegs hinzukommen, kann der Reisende einfach mit seinem Smartphone und der Concur App fotografieren und hochladen. Mit Hilfe einer OCR-Technologie werden die Daten von SAP Concur ausgelesen und automatisch den richtigen Kostenstellen Ausgabetypen zugeordnet. Das Ergebnis: Kein Papierchaos, keine verloren gegangenen Belege, keine fehlerhaften Buchungen.

Reisekostenabrechnung prüfen und abschicken

Kommt der Reisende zurück, ist seine Reisekostenabrechnung schon fertig. Er muss sie nur noch einmal prüfen und abschicken. Im weiteren Prozess werden wieder verschiedene integrierte Systeme aktiv. Wie zum Beispiel das HR-System: Bei dem Freigabeprozess wird durch die Integration aktueller Personal-Hierarchien immer der richtige Genehmiger für die Freigabe zugeordnet. Durch eine Anbindung des Gehaltssystems an SAP Concur könnten verauslagte Reisekosten auch einfach mit dem Gehalt ausgezahlt werden. Dabei können auch hier sowohl Systeme von SAP als auch andere ERP-Systeme an SAP Concur angeschlossen werden.

Reporting zu Reisekosten

Mit den Lösungen von SAP Concur haben Unternehmen die volle Transparenz in alle Buchungs- und Reisekostendaten und damit die perfekte Grundlage, um Kosten zu steuern, Prozesse zu überwachen und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Entscheidend ist dabei, dass die Daten nicht isoliert ausgewertet werden, sondern in gesamt-unternehmerische Auswertungen eingebunden werden.

Eine Anbindung an bestehende ERP-Systeme von SAP bzw. anderen Anbietern ist beim Reporting möglich und empfehlenswert. Wie in jedem Prozessschritt von Travel & Expense gilt auch hier das Motto: Integration statt Insellösungen.