Entscheidende Schritte für die erfolgreiche Geschäftsreisen-Planung

Die Planung von Geschäftsreisen umfasst viele Aspekte. Wer plant, muss dafür sorgen, dass die Reise mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt, im Rahmen des Reisebudgets liegt und dass die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden berücksichtigt wird. In diesem Artikel finden Sie die wichtigen Schritte für die Planung erfolgreicher Geschäftsreisen.

Als Travel Manager müssen Sie die Reisebranche, Preistrends und andere grundlegende Faktoren kennen. Zu Ihren Aufgaben gehört es aber auch, die Reiserouten so zu gestalten, dass sie den Zielen der Reise und den individuellen Bedürfnissen der einzelnen Reisenden gerecht werden. Dazu müssen Sie Reiseziele recherchieren, Risiken bewerten und manchmal auch Firmenpreise ausverhandeln. Mit unseren Tipps möchten wir Sie bei dieser vielfältigen Arbeit unterstützen.

Kostenkontrolle und Produktivität – ein Spagat für Travel Manager

Die Kostenkontrolle ist ein wichtiger Faktor bei der Reiseplanung. Jüngste Umfragen zum Thema Reisen haben ergeben, dass die Anzahl der Geschäftsreisen zurückgegangen ist – Unternehmen haben strenge Richtlinien für Reisen und Ausgaben aufgestellt.

Bei alledem müssen Travel Manager die Anforderungen der Mitarbeitenden mit der Kostenkontrolle in Einklang bringen. Sicher ist: Es besteht ein erkennbarer Zusammenhang zwischen dem Engagement der Mitarbeitenden und der Zufriedenheit mit den Reiseplänen und -arrangements. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, sind auf Reisen wahrscheinlich produktiver. Dieser Spagat kann es erforderlich machen, mit Anbietern über Upgrades zu verhandeln, Vergünstigungen zu finden und die Standards und Vorlieben der einzelnen Mitarbeitenden zu kennen. Besonders wichtig: Reisende müssen Zugang zu den Tools und Systemen haben, die sie brauchen, um produktiv zu bleiben. Dazu gehören z. B. Wi-Fi im Zimmer, Handyempfang und passende Mobilitätsoptionen, um pünktlich zu Terminen zu kommen. Die gute Nachricht: Unternehmen können den Reiseprozess rationalisieren und die Planung zukünftiger Reisen erleichtern.

Wichtige Schritte für eine organisierte Planung von Geschäftsreisen

• Erstellen Sie eine Mitarbeitendendatenbank und nehmen Sie die für die Reisebuchung erforderlichen persönlichen Daten, aber auch die besonderen Anforderungen und Vorlieben auf. So müssen Sie Mitarbeitende nicht bei jeder Reise erneut fragen.

• Erstellen Sie eine Vorlage für einen Geschäftsreiseplan und fügen Sie alle notwendigen Details ein. Mit diesem Formular können Sie dafür sorgen, dass keine wichtigen Details fehlen und alle notwendigen Informationen über die Reise bereitgestellt sind.

• Richten Sie ein System für das Feedback der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. Eine Umfrage, eine Nachbesprechung nach der Reise oder ein informelles Treffen geben ihnen die Möglichkeit, ihre Bedürfnisse zu äußern. So erfahren Sie, ob Ihr Planungsprozess und Ihre Strategien funktionieren.

• Informieren Sie die Mitarbeitenden über die Reiserichtlinien und kündigen Sie Änderungen an. Dieser Schritt klärt alle über die Erwartungen an ihre Reise auf. Er vermittelt ihnen auch das nötige Wissen und Verständnis, um diese Richtlinien einzuhalten.

• Definieren Sie ein Verfahren für besondere Reiseanträge. Sie können den Mitarbeitenden konkrete Schritte vorgeben, damit sie Unterkünfte beantragen können, die von den normalen Reiserichtlinien abweichen.

• Erstellen Sie eine Checkliste, um Reisepläne in Bezug auf die Richtlinien und das Budget zu prüfen. Sie können jeden einzelnen Reiseplan und jede Buchung vergleichen. So sorgen Sie dafür, dass sie den Reiserichtlinien und den Budgetvorgaben entsprechen. Dieser Schritt kann auch dazu beitragen, die Standards einheitlich zu halten.

• Informieren Sie sich auch über den Einsatz von Software und digitale Anwendungen, um Reisen zu planen, Buchungen zu verwalten und Reisende digital zu begleiten.

Apps zur Unterstützung bei der Planung von Geschäftsreisen

Diese Apps können Ihnen helfen, Ihre Pläne zu organisieren und nützliche Details hinzuzufügen:

• FLIO ist eine App, die Informationen für die Navigation auf Flughäfen bietet. Damit können Sie Reisende mit Details versorgen, z. B. mit Wegbeschreibungen zur Autovermietung und dem Standort von Lounges mit Wi-Fi-Zugang.
• Clime bietet detaillierte Vorhersagen für Reiseziele. Informieren Sie Reisende über das Wetter und geben Sie wertvolle Hinweise für das Reisegepäck. Die App kann Sie auch über mögliche Wetterprobleme am Zielort informieren (z. B. Wirbelstürme). Stichwort: Fürsorgepflicht.
• Google Travel hilft Ihnen in der Recherchephase der Reiseplanung, indem es Ihnen ermöglicht, alle notwendigen Informationen an einem Ort zu organisieren und mit Lesezeichen zu versehen, damit Sie sie leicht nachschlagen können. Diese lassen sich auch problemlos mit Reisenden teilen.
• CityMapper kann bei der Reiseplanung jenseits von Hotels, Fluggesellschaften und Autovermietungen helfen. Mit CityMapper können Sie entscheiden, wie Sie zu den verschiedenen Orten in der Stadt gelangen, passende Verkehrsmittel und ggf. Alternativen dafür finden.

All diese Tools lassen sich hervorragend zusammen mit SAP-Concur-Lösungen einsetzen, die Ausgaben verwalten, Buchungs- und Reservierungsdaten zentralisieren und als allgemeines Rückgrat Ihres Reiseplanungsprozesses dienen.

Berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede beim Networking

Wenn Sie Geschäftsreisen planen, können Sie Mitarbeitenden bei der Vorbereitung auf Auslandsreisen noch auf andere Weise unterstützen. Ein Verständnis der Kultur und der Umgangsformen kann Ihrem Team helfen, sich auf der Reise wohl zu fühlen. Natürlich erwarten viele internationale Geschäftsleute nicht, dass die Besucher alle ihre kulturellen Gepflogenheiten verstehen. Die Vorbereitung der Reisenden auf die Kultur des Gastlandes kann jedoch den Grundstein für den Erfolg der Reise legen. Denn für Geschäftsreisende wird es damit leichter, ein gutes Verhältnis zu den lokalen Partnern aufzubauen. Zu den Vorbereitungen kann es gehören, die Geschäftspraktiken des Ziellandes zu recherchieren. Am besten lassen Sie sich Ihre Erkenntnisse nochmals von Menschen vor Ort oder von Mitarbeitenden, die schon einmal dort waren, bestätigen.

Planen Sie für Verspätungen, Stornierungen und andere unerwartete Ereignisse

Auf Geschäftsreisen kann Unerwartetes passieren. 1-2 % der Flüge werden gestrichen, und 20-25 % haben eine Verspätung von mehr als 15 Minuten. Ein solcher Vorfall kann den gesamten Reiseplan durcheinanderbringen, so dass die Reisenden nicht mehr in der Lage sind, den Zeitplan einzuhalten. Bei der Planung von Geschäftsreisen muss man sich auf diese Situationen vorbereiten. Ein Zeitpuffer für unvorhergesehene Ereignisse kann hilfreich sein, ebenso wie eine Reiseversicherung. Letztere kann auch den Verlust von Reisegepäck und Krankheiten abdecken.

Ihre Reiserichtlinie sollte Empfehlungen beinhalten, die Reisende bei Problemfällen unterstützen. So sollte deutlich werden, an wen sie sich wenden sollten und welche Ressourcen sie nutzen können. In fast allen Fällen ist eine Cloud-basierte Reisemanagement-Plattform von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, Pläne zu ändern, Informationen auszutauschen und in Krisenzeiten in Kontakt zu bleiben.

Nutzen Sie SAP-Concur-Lösungen für die Reiseplanung

Als Travel Manger müssen Sie mit vielen verschiedenen Aufgaben jonglieren. Mit SAP-Concur-Lösungen können Sie die wichtigsten Aspekte des Geschäftsreisemanagements auf einer einzigen Plattform zusammenfassen – von der Budgetierung über die Buchung bis hin zur Kostenerfassung. Darüber hinaus können Sie sich darauf verlassen, dass wir Ihnen bei der Planung Ihrer Managementstrategien auf dem dynamischen Reisemarkt wertvolle Einblicke gewähren.

Sie möchten mehr wissen? Lassen Sie sich einfach durch eine interaktive Concur Expense Demo führen oder setzen Sie sich direkt mit uns in Verbindung – wir freuen uns auf Ihre Nachricht.