Entspannt auf Geschäftsreise: 6 Tipps für weniger Stress

Geschäftsreisen verbinden Arbeitnehmende nicht selten mit Stress. Sowohl die Vorbereitung, die Reise selbst als auch die Zeit danach können stresssteigernde Faktoren mit sich bringen. Das belegt auch die Global Business Travel Survey 2023 von SAP Concur: Reiseplanung und ‑buchung, die eigene Sicherheit unterwegs, aber auch die Reisekostenabrechnung belasten laut der Umfrage Geschäftsreisende weltweit. Dabei sind Entspannung und Ruhephasen nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch auf Geschäftsreise entscheidend, um anstehende Aufgaben konzentriert und motiviert bewältigen zu können.

Wir zeigen Ihnen mit sechs Tipps, wie Sie gelassen in die nächste Geschäftsreise starten.

Einreisebestimmungen beachten

Sollten Sie als Geschäftsreisender an der Reiseplanung beteiligt sein, wird der Arbeitsalltag unmittelbar vor der Abreise schnell mal etwas stressiger. Neben den regulären Aufgaben einen Überblick über Buchungen und Daten zu behalten, gestaltet sich oftmals schwierig – schnell gerät dann etwas wichtiges in Vergessenheit. Unterkunft und Anreise gehören meist nicht dazu. Aber haben Sie auch an die Einreisebestimmungen gedacht?

Auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes finden sich offizielle Hinweise zur Einreise in diverse Länder sowie relevante Sicherheitsinformationen und hilfreiche Links, mittlerweile auch praktisch per App. Wichtig für die Einreise sind länderspezifische Informationen zu benötigten Dokumenten oder etwa erforderlichen Impfungen. Für Bürgerinnen und Bürger mit europäischer Staatsangehörigkeit reicht innerhalb von Europa meist der Personalausweis, in Ländern außerhalb der EU werden häufig Reisepass oder auch Visa benötigt. Liegen diese Dokumente nicht vor, müssen sie beantragt werden – und das kann Zeit und Geld kosten, weshalb Sie sich schon frühzeitig darum kümmern sollten.

Ein Visum wird zum Beispiel für Australien, China oder Indien benötigt und ist abhängig von der Dauer des Aufenthalts sowie dem Einreisegrund. Die Bearbeitungszeit vom Antrag bis zur Ausstellung des Visums variiert je nach Land. Grundsätzlich kann mit einer Dauer von bis zu zwei Wochen gerechnet werden, ein Antrag auf postalischem Weg kann jedoch bis zu vier Wochen beanspruchen.

Für die Ausstellung eines Reisepasses müssen Sie hingegen mehr Zeit einplanen. Die Bearbeitungszeit für einen Standard-Reisepass im zuständigen Bürgeramt beträgt drei bis sechs Wochen bei einer Grundgebühr von 60 Euro. In der Zwischenzeit können Sie einen vorläufigen Reisepass ausstellen lassen, der jedoch nicht in jedem Land akzeptiert wird und zusätzliche 26 Euro kostet. Wenn es schnell gehen muss, wählen Sie am besten einen Express-Reisepass, der innerhalb von drei Tagen ausgestellt wird, jedoch knapp 100 Euro kostet. Da der Reisepass 10 Jahre gültig ist, lohnt es sich, das Dokument in einer ruhigeren Phase zu beantragen. Übrigens: Der deutsche Reisepass ist nach dem Henley Passport Index gemeinsam mit vier weiteren europäischen und asiatischen Pässen weltweit auf Platz zwei der mächtigsten Reisepässe.

Klarheit über Richtlinien verschaffen

Was gilt auf Geschäftsreise als Freizeit, was als Arbeitszeit? Diese Überlegung bereitet Kopfzerbrechen, ist aber für Ihre Geschäftsreise unumgänglich.

Grundlegend gilt laut Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2018, dass An- und Abreise zum Geschäftsziel als Arbeitszeit angerechnet werden müssen. In der Regel wünschen sich Arbeitgeber dabei, dass Mitarbeitende während der regulären Arbeitszeit von unterwegs arbeiten. Mit gutem WLAN und eigenem Laptop ist das heute meist kein Problem mehr – ein voller Zug oder laute Flugzeugpassagiere können Ihre Arbeit jedoch behindern. Reisen Sie daher, wenn möglich, außerhalb der Stoß- und Ferienzeiten oder buchen Sie im Zug einen Platz in einer Ruhekabine.

Während Ihres Aufenthaltes müssen Sie Situationen außerhalb der regulären Arbeitszeit außerdem stets in den Kontext Ihrer Arbeit stellen. Ein gemeinsames Abendessen mit dem Kunden zählt in der Regel als Arbeitszeit, während ein Dinner allein als Freizeit gewertet wird.

Sind Sie sich noch immer unsicher, empfiehlt es sich, in engem Austausch mit Ihrem Travel Manager zu stehen. Regelungen für Geschäftsreisen halten die meisten Unternehmen in ihren Compliance‑Richtlinien fest. Im Idealfall stimmen Sie Punkte wie Vorschüsse, Überstundenregelungen und Abrechnung bereits vor der Reise ab. Unterstützend können mit einer anknüpfenden Lösung wie Concur Request Reiseanträge von unterwegs eingereicht, anstehende Ausgaben vorzeitig erkannt und Barvorschüsse kontrolliert werden. Dadurch gestaltet sich das Ausgabenmanagement sowohl für Reisende als auch für Finanzverantwortliche effizienter und Ausgaben bleiben nachvollziehbar.

Kulturelle Unterschiede antizipieren – andere Länder, andere Sitten

Ob Frankreich, Japan oder USA – jedes Land hat seinen eigenen Knigge, der auf Reisen zu berücksichtigen ist. Besonders auf Geschäftsreisen außerhalb Deutschlands ist respektvolles Auftreten gegenüber anderen Kulturen und Sitten wichtig. Um Fettnäpfchen zu vermeiden, sollten Sie sich deshalb vor Ihrer Reise über Ihr Zielland informieren. In Frankreich ist es unter engeren Kontakten beispielsweise normal, sich bei der Begrüßung Küsschen links und rechts zu geben – aber keine Angst, bei erstem, nicht privatem Kontakt ist das nicht die Regel.

In manchen Ländern gibt es zudem unhöfliches Verhalten, das für Sie im ersten Moment ganz normal wirkt. In Finnland, Kanada und Japan sollten Sie zum Beispiel Ihren Teller nie ganz leer essen, da Sie damit signalisieren, nicht ganz satt geworden zu sein. Wenn Sie sich über die Gepflogenheiten in Ihrem Zielland nicht sicher sind, halten Sie sich zu Beginn lieber etwas zurück und versuchen Sie, Ihr Gegenüber einzuordnen. Kleine Fauxpas können passieren – ein Gespräch über die kulturellen Gemeinsamkeiten und Unterschiede kann Aufschluss geben und gleichzeitig die Atmosphäre auflockern.

Stress mit Bewegung und Achtsamkeit kompensieren

Auf Geschäftsreise geht es oft hektisch zu – von einer ungewohnten Hotel- und Arbeitsumgebung bis zu einem eng getakteten Terminplan, womöglich auf einer anderen Sprache. Das kann sowohl Kopf als auch Körper stark beanspruchen. Bewegung wie Joggen oder Spazierengehen hilft dabei, körperliche Beschwerden zu vermeiden und den Kopf freizubekommen. Gleichzeitig wird die Durchblutung angeregt und leistungssteigender positiver Stress ausgelöst, der zur kurzzeitigen Steigerung der Konzentration führen kann. Bei schlechtem Wetter können Sie in vielen Hotels das hoteleigene Fitnessstudio nutzen oder ein Workout mit YouTube-Videos einschieben. Dort gibt es unter anderem stärkende und dehnende Übungen für Menschen, die viel Zeit im Sitzen und vor dem Bildschirm verbringen.

Wenn Sie lieber in Ruhe entspannen, helfen Meditations- und Achtsamkeitsübungen bei der Stressbewältigung. Meditative Atemübungen und aktive Bewegungsmethoden können Veränderungen in den Gehirnregionen hervorrufen, die für Stressreaktionen verantwortlich sind. Achtsamkeit begleitet Sie hingegen im gesamten Alltag und kann in Form von Mantras, Digital Detox oder bewussten Pausen und Gedankenübungen dabei unterstützen, Momente bewusster zu erleben, Störfaktoren auszublenden und dadurch Stress zu vermeiden.

Aber nicht nur während der Reise helfen diese Übungen dabei, Stress zu bewältigen. Auch auf der An- und Abreise hilft es, einen bewussten Blick auf die Situation zu werfen oder zwischendurch im Zug, Flieger oder auf dem Rastplatz ein paar Schritte zu gehen.

Entspannen und ablenken, Flugangst überwinden

Aber was, wenn Sie der Gedanke an Ihr Transportmittel beängstigt? Flugangst kann Geschäftsreisende schwer belasten. Von Nervosität bis zu Panikattacken können die Symptome je nach Person schwanken und die Reise massiv behindern. Auch hier sind Entspannungstechniken und Ablenkung effektive Selbsthilfemaßnahmen. Weit verbreitet ist dabei die progressive Muskelentspannung – lockere Muskeln entspannen die Nerven und lindern dadurch den Stress. Verschaffen Sie sich außerdem fundiertes Wissen über Flugzeuge und das Fliegen, da Sie damit leichter irrationale Gedanken bewältigen können. Kommt es dann zu Ihrer nächsten Flugreise, sollten Sie sich davor alle Informationen über Ihren Flug notieren und mindestens zwei Stunden vorher am Flughafen sein, um so zusätzlichem Stress vorzubeugen.

Hilft auch das nicht, können Sie spezielle Seminare sowie Selbsthilfegruppen besuchen und Ihre Angst mit professioneller Unterstützung bewältigen.

Sorglos Reisekosten abrechnen

Ihre Geschäftsreise ist beendet. Mit nach Hause nehmen Sie interessante Einblicke und einen Stapel voller Quittungen – denn nach der Reise ist vor der Reisekostenabrechnung. Was darf ich abrechnen? Habe ich alle erforderlichen Belege? Welche Informationen muss ich bereitstellen? Fragen, mit denen Sie sich während der Abrechnung beschäftigen müssen.

Prinzipiell fallen unter Reisekosten die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Sie müssen durch Rechnungen oder Tickets belegt werden, die schnell zu einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft führen. Darüber hinaus sollten Sie Anlass, Datum und Dauer der Tätigkeit festhalten – also müssen Sie im besten Fall schon während der Reise mit den Notizen beginnen.

Um diesen Prozess zu vereinfachen und weniger Zeit sowohl von Ihnen als auch Ihrem Unternehmen zu beanspruchen, kann die Abrechnung mit den richtigen Tools digital erfolgen. Mit Lösungen wie Concur Expense sowie der SAP Concur Mobile App können Reisekosten ganz einfach über das Smartphone abgerechnet werden. Fotografierte Belege werden digitalisiert, Pauschalen automatisch berechnet und die Erstattung der Reisekosten zügig geltend gemacht. Die Reisekostenabrechnung kann damit direkt während der Geschäftsreise abgewickelt werden. Nach der Reise müssen Sie diese nur noch final kontrollieren und abschicken – so bleibt mehr Zeit für produktive Tätigkeiten.

Vorbereitung ist das A und O

Ob Buchungsinformationen sammeln, Koffer packen oder Reisepass beantragen – die meisten Punkte, die zu einer entspannten Geschäftsreise beitragen, müssen schon vor der Reise erledigt werden. Kümmern Sie sich daher schon frühzeitig um die entsprechenden Dokumente und Informationen, die Sie für Ihre Reise benötigen. Digitale Lösungen von SAP Concur können Sie außerdem dabei unterstützten, Prozesse während und nach Ihrer Reise effizienter zu gestalten.