So vermeiden Sie Fehler bei der Abrechnung von Reisekosten

Nach einer Geschäftsreise erfolgt die Reisekostenabrechnung – für viele Mitarbeiter ein notwendiges Übel, das sie von ihrer Kernarbeit abhält. Sie stellen sich nun die üblichen Fragen: Welchen Tages-Spesensatz gibt es, wenn meine eintägige Geschäftsreise bis nach Mitternacht andauerte? Und wie viel Mehrwertsteuer muss ich noch gleich bei einer Taxifahrt eintragen? Für Geschäftsreisende, die ihre Reisekosten manuell abrechnen müssen, ist das nicht die beliebteste Aufgabe. Entsprechend viele Fehler bei der Reisekostenabrechnung passieren auch. 

Stolperfallen bei der Reisekostenabrechnung

• Unbeliebte Reisekostenabrechnung: Es gibt kein Geld zurück? Erledigen Sie Ihre Abrechnung dennoch gewissenhaft, denn korrekte Angaben sind immer essentiell. Fehler bei der Reisekostenabrechnung sorgen nicht nur für Unmut, eine falsche Abrechnung hat im Zuge der Reform auch verschärfte steuerrechtliche Konsequenzen.

• Falsche Beträge: Ein Komma an der falschen Stelle kann schon dafür sorgen, dass Ihre komplette Abrechnung fehlerhaft ist – so werden aus 20,00 Euro schnell 200,00 Euro. Eine gewissenhafte Prüfung der Angaben ist daher stets erforderlich.

• Jahreswechsel: Nicht jeder kümmert sich direkt nach der Geschäftsreise auch um die Abrechnung – und gerade in der Zeit des Jahreswechsels kann es daher zu Flüchtigkeitsfehlern kommen: Statt 2024 würden Sie vielleicht nach Jahreswechsel noch 2023 ins System eingeben. Oder Sie würden versuchen, eine jahresübergreifende Abrechnung zu erstellen. Empfehlenswert ist eine saubere Trennung. Geschäftsreisen 2023 müssen sich zweifelsfrei den Bedingungen dieses Jahres zuordnen lassen, Reisen 2024 den Vorgaben des kommenden Jahres.

• Quittungen: Quittungen sauber abzulegen, ist grundsätzlich kein Fehler. Dennoch: Haben Sie keinen Beleg erhalten oder diesen verlegt, bedeutet dies nicht, dass Sie auf den Kosten sitzen bleiben – Sie können in diesem Falle einen Eigenbeleg schreiben. Außerdem: Sollten bei einem Restaurantbesuch nicht alle Daten (Ort, Zeit, Datum, Anlass, Anzahl der bewirteten Personen, etc.) auf der Quittung vermerkt sein, so können Sie auch diese Angaben nachreichen.

• Eintägige Geschäftsreisen: Für eintägige Geschäftsreisen, die erst nach Mitternacht enden, werden oftmals fälschlicherweise zusätzlich 15 Euro, also insgesamt 30 Euro als Verpflegungspauschale für den begonnenen Folgetag angesetzt. Tatsächlich können Sie hier aber nur höchstens 15 Euro abrechnen. Diese werden Ihnen steuerfrei erstattet, wenn Sie länger als acht Stunden abwesend waren. Der Folgetag darf bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung gar nicht berücksichtigt werden.

Die Lösung heißt Automatisierung

Dies ist nur eine Auswahl der häufigsten Fehler, die passieren, wenn Mitarbeitende sich am Monatsende in den Papierkrieg stürzen müssen. Die Lösung ist einfach: Automatisierung vermeidet Fehler.

Eine softwaregestützte Reisekostenabrechnung – beispielsweise mit den Lösungen von SAP Concur – sorgt dafür, dass viele Fehler erst gar nicht passieren können. So werden falsche Eingaben ganz automatisch erkannt – und können direkt behoben werden.