In fünf Stufen zu einem professionelleren Reisekostenmanagement

Chief Financial Officers (CFOs) sind wahre Multitalente: Sie fungieren als Organisatoren, Zahlenmanager und Compliance-Wächter – stets mit dem Ziel, die Performance zu steigern und Kosten zu senken. Kein Wunder also, dass sich moderne Finanzentscheider bereits mit zahlreichen Lösungen beschäftigen, die in verschiedenen Phasen des Unternehmenszyklus eingesetzt werden können. Doch im Zuge der digitalen Transformation verändern sich die Erwartungen der Arbeitnehmer und auch das Zusammenwirken mit Anbietern und Lieferanten ist direkter und unmittelbarer geworden. CFOs stellen sich deshalb häufig die Frage, ob der eigene Ansatz, die Ausgaben zu verwalten, noch der Richtige ist.

Gemeinsam mit der International Data Corporation (IDC) hat SAP Concur deshalb in einem Whitepaper Stufen zur Professionalisierung des Reisekostenmanagements identifiziert.

Was ist der Business Value von SAP-Concur-Lösungen?

Sie fragen sich, welchen Schritt Ihr Unternehmen als nächstes nehmen muss, um die eigene Effizienz weiter zu steigern? Die ermittelten Reifegrade geben Aufschluss darüber:

1. Erster Reifegrad: Firmen,die sich auf der ersten Entwicklungsstufe befinden, haben häufig noch keine allzu umfangreichen Anforderungen an ihr Abrechnungssystem. Meist fallen noch nicht so viele Geschäftsreisen an. In diesem Fall lassen sich die Ausgaben der Mitarbeiter mit einer papier- oder einer Excel-basierten Abrechnung erfassen. Wächst ein Unternehmen jedoch schnell, sollten die Daten in ein größeres Buchungssystem übertragen werden. Das erfordert den Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter, die dabei unterstützen, und führt häufig zu Fehlern bei der Eingabe.
2. Zweiter Reifegrad: Sobald Firmen die Grenzen ihrer papier- oder Excel-basierten Abrechnung erreichen, setzen sie eine automatisierte Lösung für die Reisekostenabrechnung ein. Diese markiert den zweiten Reifegrad zur Professionalisierung. Aber selbst die automatisierte Lösung erfüllt laut IDC kaum die Anforderungen von Nutzern, die in größeren Unternehmen arbeiten. Arbeitnehmer, die normalerweise mehr als 20 Reisekostenabrechnungen im Jahr erstellen, verlieren leicht den Überblick.Sie benötigen dann nämlich aufgrund der Komplexität ihrer Abrechnung trotzdem noch manuelle Unterstützung durch die Buchhaltung.
3. Dritter Reifegrad: Unternehmen, deren Anforderungen an ein Abrechnungssystem weiter fortgeschritten sind, nutzen individualisierte mobile Anwendungen aus der Cloud, die eine sofortige Ausgabentransparenz sowie einen einfachen Zugriff auf Reiseinformationen ermöglichen. Wenn Unternehmen die dritte Stufe der Professionalisierung erreicht haben, nutzen sie Apps, die Belege mobil erfassen und sie ins System überführen.
4. Vierter Reifegrad: Arbeiten Firmen überdies länderübergreifend und haben branchenspezifische Compliance-Anforderungen, benötigen sie zudem ein Partnernetzwerk, das Services anbietet, die über die cloudbasierte Lösung hinausgehen. Für IDC haben sie damit die vierte Stufe der Professionalisierung erreicht. Besonders wenn Reisende außerhalb der firmeneigenen Systeme buchen, kann eine solche Lösung Transparenz hinsichtlich der Ausgaben und des Aufenthaltsortes der Mitarbeiter schaffen.
5. Fünfter Reifegrad: Der fünfte Reifegrad markiert den höchsten Grad an Professionalisierung. Durch eine spezielle Früherkennung verhindern intelligente Reisekostenabrechnungs-Systeme ungeplante und unnötige Ausgaben, bevor diese überhaupt getätigt werden. Mitarbeiter werden bereits vor Reiseantritt benachrichtigt und auf Probleme und Lösungsansätze aufmerksam gemacht.

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Welche Vorteile bringt ein optimiertes Reisekostenmanagement?

Eine Optimierung des Reisekostenmanagements bringt einige Vorteile mit sich und führt zu einem jährlichen Kostenvorteil. Befragte Unternehmen, die auf cloud-basierte Lösungen von Concur setzen, konnten diese Einsparungen vor allem durch Zeitersparnisse bei der Reisebuchung sowie bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen erzielen. Professionelles Reisekostenmanagement geht weit über die Automatisierung hinaus. In Zukunft werden immer mehr vorausschauende Systeme auf dem fünften Reifegrad zum Einsatz kommen, die Mitarbeitern und Finanzverantwortlichen die Arbeit erleichtern. Umso wichtiger ist es also, die richtige Lösung für den jeweiligen Unternehmenszyklus zu nutzen.

Wissen Sie, auf welcher Stufe sich Ihr Unternehmen befindet? Wenn nicht, lohnt sich ein Blick in den IDC-Report 2022: Der Business Value von SAP Concur Lösungen.