Fünf Tipps zur perfekten Datenerfassung in Concur Travel

Die Reisetätigkeit nimmt wieder zu und damit entstehen viele neue Reisedaten. Ein frühzeitiger Überblick über die Ausgaben für Geschäftsreisen ist jetzt besonders wichtig. Nicht nur, um die Kosten im Griff zu behalten, sondern auch um durch schnelle Anpassungen das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu stärken. Hier sind fünf Tipps, wie Sie dabei am besten vorgehen.

Concur Travel: mehr Effizienz und weniger Aufwand

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um zu überprüfen, wie und wo Sie in Concur Travel Daten erfassen. Denn dann können Sie sich drauf verlassen, dass Sie alle wichtigen Informationen erhalten ohne Ihr Team mit zusätzlichen Aufgaben zu belasten. Hier sind unsere fünf Tipps für mehr Effizienz und weniger Aufwand:

1. Nehmen Sie die Profilfelder unter die Lupe: Vergewissern Sie sich, dass Ihnen die Reiseprofile immer die Informationen liefern, die Sie brauchen – ganz unabhängig davon, ob sie sich ändern oder nicht. Wichtig sind hier nicht die Informationen vor der Reise, sondern Details wie die Kostenstellen, die Ihre Mitarbeiter durch den Reise- und Spesenprozess begleiten. Und wie immer sollten Sie auch hier darauf achten, dass die Felder in allen Märkten und auf der ganzen Welt einfach und einheitlich sind.
2. Stimmen Sie die Profile aufeinander ab: Ihre Mitarbeiter werden ein Concur Expense- und ein Concur Travel-Profil haben. Diese Profile sollten aufeinander abgestimmt und konsistent sein ohne sich zu überschneiden. Wenn Sie beispielsweise in Concur Expense nach dem Zweck einer Reise fragen, müssen Sie diese Frage nicht unbedingt auch in Concur Travel stellen.
3. Vermeiden Sie unnötige Anpassungen: Erstellen Sie keine benutzerdefinierten Felder, die Standardfelder duplizieren. Wenn Sie Standardfelder verwenden, nutzen Sie zur Datenanalyse einfach die vorgefertigten Berichte. Erstellen Sie z. B. kein eigenes Feld für den Reisepass – wir haben das bereits für Sie erledigt und halten die Berichte für Sie bereit.
4. Vereinheitlichen Sie die Datenerfassung: Ihre Reisenden haben wahrscheinlich mehrere Buchungsoptionen. Je einheitlicher das Prozedere ist, desto einfacher ist es für alle. Wenn Sie also Daten in Ihrem Buchungstool erfassen, achten Sie darauf, dass sie auch bei einem Anruf in Ihrem Geschäftsreisebüro (TMC) erfasst werden. Wenn Sie die Daten nur in einem Szenario speichern und in einem anderen nicht, sollten Sie sich fragen, ob Sie sie überhaupt brauchen.
5. Berücksichtigen Sie die spezifischen Unterschiede: Jedes Programm ist einzigartig, also schauen Sie sich die Daten, die Sie erfassen, genau an. So gehen Sie sicher, dass Sie alles abdecken, was Sie brauchen. Wenn Sie für einige Reisen ein Geschäftsreisekonto oder eine Virtual Card verwenden, überprüfen Sie, wie und wann diese Daten in Concur Expense eingegeben werden. Bitten Sie die Reisenden dann gegebenenfalls um Angaben wie Kostenstellen, um die Zuordnung einfacher und genauer zu gestalten. Und wenn Sie ein externes oder nicht integriertes Genehmigungsverfahren vor der Reise verwenden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter bitten, die Genehmigungsnummer für ihre Reise anzugeben, da dies von Vorteil sein kann.

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