Geschäftsreise planen: Tipps für den ersten Business-Trip

Wer Kunden oder Partner im Ausland oder eine Messe besuchen möchte, für den steht früher oder später eine Geschäftsreise an. Denn nichts stärkt die Zusammenarbeit so sehr wie der persönliche Kontakt. Geschäftsreisende, für die der Business Trip noch Neuland ist, sind hier nicht selten unsicher oder machen Fehler. Mit der richtigen Dienstreise-Planung sparen sie Zeit, Nerven und Kosten. SAP Concur hat einige Ratschläge zusammengestellt, die Geschäftsreisende bei ihrem ersten Mal unterstützen.

Was ist eine Geschäftsreise und was eine Dienstreise?

Es gibt eine einfache Definition, die den Unterschied zwischen Geschäftsreisen und Dienstreisen erklärt. Während die beiden Begriffe im Alltag häufig als Synonyme verwendet werden, liegt der Unterschied vor allem in der rechtlichen Einordnung. Der Begriff Geschäftsreise beschreibt allgemein jede beruflich bedingte Reise, eine Dienstreise wird hingegen spezifisch durch den Arbeitgeber oder Dienstaufsichtsperson angeordnet. Sie unterliegt klaren Regelungen, etwa im Arbeitsrecht oder Beamtenrecht.

Im öffentlichen Dienst spricht man ausschließlich von Dienstreisen, die durch Vorgaben wie das Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt werden. In der Privatwirtschaft hingegen ist der Begriff Geschäftsreise gängig, der auch Reisen zu Meetings, Konferenzen oder Messen umfasst. Jede Dienstreise ist also eine Geschäftsreise, aber nicht jede Geschäftsreise entspricht den Kriterien einer Dienstreise. Bei beiden Arten ist wichtig, dass die dienstliche Veranlassung klar nachgewiesen werden kann.

Planung und Organisation: Checkliste, Buchung und Zeitmanagement

Geschäftsreisen erfordern immer eine sorgfältige Planung und Organisation. Von der Auswahl eines passenden Hotels oder Verkehrsmittels bis hin zu einer durchdachten Packliste. Besonders beim ersten Business Trip hilft eine gute Vorbereitung, um stressfrei und effizient unterwegs zu sein. Praktische Tipps für das erste Mal gibt es häufig von Kolleginnen und Kollegen aus dem Team, die schon öfter beruflich unterwegs waren.

Noch vor Reisebeginn ist ihre offizielle Genehmigung unerlässlich. Sie stellt sicher, dass alle rechtlichen, unternehmensinternen und finanziellen Vorgaben berücksichtigt werden. Die Genehmigung stellt sicher, dass Reisende rechtlich abgesichert sind, beispielsweise über eine Unfall- oder Haftpflichtversicherung des Unternehmens. Die jeweiligen internen Vorgaben zu Compliance und Kostenplanung finden Reisende in der Regel in den Reiserichtlinien ihres Unternehmens. Diese gibt meist auch Auskunft über bevorzugte Verkehrsmittel und Unterkünfte.

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Eine sorgfältige Planung beginnt mit dem rechtzeitigen Buchen von Verkehrsmitteln und Unterkünften. Eine frühzeitige Sitzplatzreservierung bei Bahnreisen im Ruhebereich ermöglicht beispielsweise konzentriertes Arbeiten, um unterwegs produktiv zu bleiben. Die Wahl eines passenden Businesshotels ist ebenso entscheidend: Gut ausgestattete Arbeitsbereiche mit WLAN in den Zimmern und eine praktische Lage erleichtern den Aufenthalt erheblich. Flexible Stornierungsoptionen sind empfehlenswert, besonders bei internationalen Reisen. Wichtige Dokumente sollten Reisende digital sichern, um Kopien von wichtigen Unterlagen wie Tickets, Buchungsbestätigungen und Ausweisdokumenten immer griffbereit in der Cloud oder auf mobilen Endgeräten zu haben. Zur Verwaltung aller Buchungen können Geschäftsreisende praktische Geschäftsreise-Apps wie von SAP Concur nutzen, die Organisation und Übersicht erleichtern.

Ein gutes Zeitmanagement ist ein weiterer Erfolgsfaktor, um Geschäftsreisen erfolgreich zu gestalten. Ausreichend Pufferzeiten für mögliche Verspätungen oder unerwartete Verzögerungen schaffen Spielraum und reduzieren Stress. Klare Prioritäten und eine durchdachte Tagesplanung sorgen dafür, dass Aufgaben auch unterwegs effektiv erledigt werden können. Digitale Kalender und Tools helfen, alle Termine und Reisepläne optimal zu koordinieren.

Auch die Sicherheit firmeninterner Daten ist wichtig: Dokumente, Laptops, und andere Mobilgeräte sollten entsprechend mit Passwörtern und Verschlüsselung gesichert sein. Private und geschäftliche Daten auf dem Smartphone sollten getrennt verwaltet werden, um Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Steuerliche Aspekte: Kosten, Pauschalen und private Verlängerung

Wie verhält es sich mit den Arbeitszeiten auf Geschäftsreise und welche steuerlichen Aspekte müssen Unternehmen und Mitarbeitende beachten? Die Zeit, die für die Hin- und Rückreise zu einem geschäftlichen Termin aufgewendet wird, gilt als Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden. Weitere Aufenthaltszeiten, wie Hotelübernachtungen, Pausen oder Abendessen, werden hingegen als Ruhezeit betrachtet, es sei denn, sie werden ausdrücklich als geschäftliche Tätigkeiten angeordnet.

Geschäftsreisen bieten sowohl Arbeitnehmenden als auch Selbstständigen steuerliche Vorteile, wenn die Kosten korrekt dokumentiert werden. Arbeitnehmende erhalten berufsbedingte Ausgaben wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Kosten für Geschäftsessen entweder im Rahmen der Reisekostenabrechnung steuerfrei vom Arbeitgeber zurück oder können sie über ihre Steuererklärung steuerlich geltend machen. Die Erstattung kann über die Reisekostenabrechnung auf Basis der tatsächlichen Kosten mit Vorlage von Belegen erfolgen oder über gesetzlich vorgeschriebene Pauschalen erfolgen.

Bei Fahrtkosten ist die entsprechende Pauschale die Kilometerpauschale, Übernachtungskosten können ebenfalls entweder in voller Höhe bei Vorlage eines Belegs oder über die Übernachtungspauschale erstattet werden. Die Kurtaxe ist nicht immer automatisch erstattungsfähig – sie wird nur übernommen, wenn sie beruflich veranlasst ist und der Arbeitgeber dies als erstattungsfähig anerkennt.

Die eigenen Bewirtungskosten sind nicht direkt erstattungsfähig, sondern werden über die gesetzliche Verpflegungspauschale ausgeglichen. Die Höhe richtet sich nach den gesetzlich festgelegten Pauschalen, die vom Aufenthaltsort und der Dauer der Abwesenheit abhängen. Digitale Tools und Abrechnungssoftwares wie Concur Travel erleichtern diesen Prozess erheblich, indem sie Belege automatisch erfassen, Pauschalen berechnen und eine transparente Dokumentation der Reisekosten ermöglichen.

Selbstständige können Reisekosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung ansetzen. Voraussetzung ist in beiden Fällen die sorgfältige Dokumentation und die Vorlage von Nachweisen, wie Belegen und Rechnungen. Bei einer privaten Verlängerung der Geschäftsreise oder Dienstreise ist darauf zu achten, dass berufliche und private Kosten sauber voneinander getrennt werden. Denn private Reisekosten dürfen steuerlich nicht geltend gemacht werden.

Kultur bis Versicherung: Besonderheiten bei Reisen ins Ausland

Geschäftsreisen ins Ausland erfordern eine besondere Vorbereitung. Auch kulturelle Aspekte sind zu beachten, um Missverständnisse zu vermeiden. Bei einer Geschäftsreise in die Schweiz spielen diese sicher nicht so eine große Rolle wie bei einem Business Trip nach China, Indien oder Japan, wo Etikette eine große Rolle spielt. Berufseinsteigende und auch Neulinge haben häufig noch nicht das richtige Gespür für die passende Garderobe auf Geschäftsreisen. Hier gilt: Sie muss zum Kunden und der Kultur des Reiselandes passen. Reisende sollten sich daher im Vorfeld über die kulturellen Begebenheiten im Land und im jeweiligen Unternehmen informieren, um einen professionellen und respektvollen Eindruck zu hinterlassen.

Für viele Länder, darunter Mexiko oder Saudi-Arabien, ist zudem ein Visum für Geschäftsreisen erforderlich, das frühzeitig beantragt werden sollte. Ist die Reise vom Arbeitgeber genehmig, sind Mitarbeitende auch im Ausland über die Auslandskrankenversicherung des Arbeitgebers versichert. Geschäftsreisen ins Ausland können im schlimmsten Fall beim Arzt oder im Krankenhaus enden. Daher sollten Reisende vor der Abreise am besten noch einmal prüfen, ob sie alle nötigen Impfungen oder auch Prophylaxe für die Reise haben – besonders bei Reisen in ein Risikogebiet. Außerdem ist für Geschäftsreisende aus Österreich und Deutschland bei Reisen im EU-Ausland, in Länder des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz eine A1-Bescheinigung erforderlich, um nachzuweisen, dass während der Tätigkeit im Ausland weiterhin die Sozialversicherungspflicht im Heimatland besteht. In der Schweiz gibt es eine vergleichbare Bescheinigung, um zu belegen, dass für Geschäftsreisende weiterhin die Schweizer Sozialversicherungspflicht besteht. Ähnliche Bescheinigungen gibt es auch für Entsendungen in nicht-EU Länder, um den Versicherungsstatus während des beruflichen Aufenthalts im Ausland zu bestätigen.

Zusätzlich sollten Geschäftsreisende sich über die geltenden Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für ihr Zielland informieren. Diese werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert und können in offiziellen Tabellen oder über digitale Reisekosten-Tools eingesehen werden. Eine frühzeitige Planung erleichtert die spätere Abrechnung und hilft, finanzielle Überraschungen zu vermeiden.

Geschäftsreise meistern mit Tools und App von SAP Concur

Nach der Reise beginnt die Nachbereitung: Was hat gut funktioniert und wo besteht Verbesserungspotenzial? Sind alle Belege vorhanden, um die Reisekostenabrechnung zügig einzureichen und Verspätungen in der Erstattung zu vermeiden? Mit den richtigen Geschäftsreise-Tools und Apps wie den Lösungen von SAP Concur wird die Reiseplanung effizienter und stressfreier. Von der Reisebuchung bis zur automatisierten Spesenabrechnung bieten digitale Tools einen detaillierten Reisekostenüberblick und viele weitere Unterstützung. Mobile Apps erleichtern die Einhaltung von Reiserichtlinien, scannen Belege und optimieren die Reiseorganisation unterwegs.

Mit diesen Tipps sollte der ersten Geschäftsreise nichts mehr im Weg stehen.