Geschäftsreise planen: Tipps für den ersten Business-Trip

Wer Kunden oder Partner im Ausland oder eine Messe besuchen möchte, für den steht früher oder später eine Geschäftsreise an. Denn nichts stärkt die Zusammenarbeit so sehr wie der persönliche Kontakt. Geschäftsreisende, für die der Business Trip noch Neuland ist, sind hier nicht selten unsicher oder machen Fehler. Mit der richtigen Dienstreise-Planung sparen sie Zeit, Nerven und Kosten. SAP Concur hat einige Ratschläge zusammengestellt, die Geschäftsreisende bei ihrem ersten Mal unterstützen.

Tipps für die erste berufliche Reise

1. Unterwegs mit der Bahn: Geschäftsreisende, die eine lange Reise vor sich haben und auch im Zug effizient arbeiten möchten, sollten berücksichtigen, einen Sitzplatz mit Steckdose zu reservieren. Wer das Internet für Recherchezwecke nutzen möchte, der sollte darauf achten, dass der gewünschte Zug über WLAN verfügt. Und wer telefonieren möchte, sollte auch darauf achten, dass er nicht gerade in einem Ruheabteil sitzt.
2. Backup to go: Scannen Sie Reiseunterlagen sicherheitshalber vor der Abreise ein: So lassen sich Reisepass, EC-Karte und Buchungsdokumente im Notfall hinterlegen. Bewahren Sie Bargeld, Kreditkarten und Pass zudem stets in getrennten Taschen auf, und notieren Sie sich die Notfallnummern. Im Falle eines Diebstahls können Sie so schnell reagieren.
3. Vor Ort: Businesshotels bieten Geschäftsreisenden gleich mehrere Vorteile: Neben kostenlosem WLAN sind die Zimmer oft mit Schreibtischen ausgestattet. Informieren Sie sich im Vorfeld unbedingt über die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens, damit die Reisekosten nicht überschritten werden. Auch die Lage sollte nicht außer Acht gelassen werden. Wer schnell beim Kunden sein möchte, sollte vermeiden, ein Hotel am anderen Ende der Stadt zu buchen.
4. Ich packe meinen Koffer und nehme mit: Auf kurzen Trips reisen Geschäftsleute am liebsten mit wenig Gepäck. Damit auch alles in den kleinen Koffer passt, sollte so platzsparend wie möglich gepackt werden. Socken lassen sich beispielsweise super als Schuhspanner umformieren. Und wenn der Anzug mal wieder verknittert ist, kann die Dusche im Bad helfen: einfach das Wasser warm aufdrehen. Der heiße Wasserdampf erledigt den Rest und bügelt die Kleidung von selbst wieder glatt.
5. Ist auch alles dabei: Häufig müssen Mitarbeiter kurzfristig verreisen. Im Geschäftsreise-Stress kommt es dann vor, dass Dinge vergessen werden. Wem erst vor dem zu Bett gehen auffällt, dass die Zahnbürste fehlt, der wird vermutlich das nächste Mal gründlicher packen. Elektronische Packlisten können helfen, nichts zu vergessen. Ein Tipp: Wer regelmäßig reist, sollte darüber nachdenken die notwendigsten Reiseutensilien immer im Koffer zu lassen.
6. Dresscode beachten: Berufseinsteiger und auch Neulinge haben häufig noch nicht das richtige Gespür für die passende Garderobe auf Geschäftsreisen. Hier gilt: Sie muss zum Kunden passen. Bei einem Termin im Wirtschafts- und Finanzsektor sollten Geschäftsreisende nicht unbedingt in Oversized-Shirt und Sneakern auftauchen. Bei jungen Startups kommt der strenge Businesslook dagegen weniger an.
7. Gesund im Ausland: Geschäftsreisen ins Ausland können im schlimmsten Fall beim Arzt oder im Krankenhaus enden. Temperaturunterschied, Bakterien, schlechte Lebensmittel oder verunreinigtes Wasser: All das kann zu fiesen Gesundheitsbeschwerden führen. Im afrikanischen und asiatischen Raum sind Krankheiten wie Malaria oder Hepatitis lange noch nicht ausgemerzt. Checken Sie daher am besten noch einmal, ob Sie alle nötigen Impfungen oder auch Prophylaxe für die Reise haben.
8. Leichter reisen mit Handgepäck: Manchmal erfordern drängende Angelegenheiten schnelles Handeln. Wer Geschäfte oder Verträge im Ausland abwickeln oder unterzeichnen muss, der ist möglicherweise gezwungen, in die nächste Stadt zu fliegen und dort zu nächtigen. Liegen die Termine eng beieinander, bleibt oft nur wenig Zeit, um von A nach B zu kommen. Geschäftsreisenden empfiehlt es sich daher, lediglich mit Handgepäck zu reisen. Das nervige Warten am Gepäckband entfällt und auch die Gefahr, dass der Koffer verloren geht, ist gebannt. Doch Vorsicht: Die Flüssigkeitsbehälter im Handgepäck dürfen 100 Milliliter nicht übersteigen. Kleine Reisepackungen sind hier hervorragend geeignet.
9. Jetlag vermeiden: Mitarbeiter können sich zumeist nicht aussuchen, wohin die Reise geht. Wer viel und lange unterwegs ist, hat unter Umständen mit Jetlag zu kämpfen. Am besten gleichen Reisende den eigenen Tagesrhythmus bereits ein paar Tage vor Abreise an den Ankunftsort an. Trinken und bewegen Sie sich nach Möglichkeit viel. Als Faustregel gilt: ein viertel Liter Wasser pro Flugstunde.
10. Wohin mit den Daten: Wer firmeninterne Dokumente, Informationen oder Dateien bei sich hat, der sollte auf ihre sichere Verwahrung achten. Protokolle, Formulare oder Verträge sollten niemals öffentlich sichtbar herumliegen – weder zuhause noch auf Reisen. Dasselbe gilt für elektronische Daten. Stellen Sie sicher, dass Laptop, Tablet oder auch andere Mobilgeräte entsprechend gesichert sind. Wer private Geräte für Geschäftliches nutzt, sollte gewährleisten, dass Firmendokumente und Privates auf dem Smartphone getrennt und geschützt sind.

Mit diesen Tipps sollte der ersten Geschäftsreise nichts mehr im Weg stehen. Sie werden das in Zukunft bestimmt ganz routiniert meistern.