Fahrtkosten von Dienstreisen richtig erfassen und managen

Im modernen Mobilitätsmix spielt das Auto eine besondere Rolle. Es sorgt für hohe Flexibilität und spart dank Elektroantrieb gegenüber früher deutliche Mengen CO₂ ein. Fahrtkosten gehören dementsprechend zu den größten Ausgabeposten im Unternehmen. Allerdings leider auch zu den fehleranfälligsten. Aber woran liegt das?

Es ist doch ein Leichtes, den Kilometerstand vor und nach der Dienstfahrt zu vergleichen oder mit einem Blick auf das Navigationsgerät die gefahrenen Kilometer festzuhalten – oder etwa nicht? Ganz so einfach ist es dann doch nicht. Wer zum Beispiel frühmorgens in Eile losfährt, kann das Notieren des Kilometerstands schon einmal vergessen. Ein Abstecher zu einem privaten Termin oder eine größere Umleitung verzerren die Kilometerzahl und hinterher ist kaum mehr nachzuvollziehen, wie viele Kilometer tatsächlich gefahren wurden. Im Zweifel bleibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nichts anderes übrig, als nachträglich die gefahrenen Strecken zu schätzen – was bei Ungenauigkeiten entweder die Reisenden oder den Arbeitgeber mehr kostet als nötig. Wer hier auf Automatisierung setzt, kann nicht nur seinen Mitarbeitenden das Leben erleichtern, sondern auch effizient Reisekosten sparen.

Einfache Erfassung von Kilometern mit Drive

Mit Drive können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einfache Weise genau so viel Kilometergeld abrechnen, wie sie gefahren sind. Außerdem bekommt die Finanzabteilung Sicherheit bei der Einhaltung von Vorschriften, wenn es um die Beantragung von Kilometerkosten geht. Drive ist Teil der SAP-Concur-Mobile App, über die Anwender auf ihre Spesen-, Reise- und Rechnungsverfolgung zugreifen. Über das Kilometersymbol rechts unten auf dem Startbildschirm der App lässt sich Drive schnell und einfach starten.

Mitarbeitende können ihren Kilometerstand überall auf der Welt auf zwei verschiedene Arten erfassen. Bei der automatisierten Methode tragen sie in der der App die Zeiten ein, zu denen sie regelmäßig geschäftlich mobil sind. Wenn sie dann innerhalb dieses Zeitraums unterwegs sind, messen die GPS-Ortung und die Bewegungssensoren des Smartphones automatisch die zurückgelegte Strecke, ohne dass die Mitarbeitenden die App öffnen müssen.

Geschäftsreisende können den Kilometerstand außerdem manuell erfassen. In der App geben sie dazu an, wann sie die Aufzeichnung ihrer Fahrt beginnen und beenden wollen. Genau wie bei der automatischen Erfassung messen die GPS-Ortung und die Bewegungssensoren des Smartphones die zurückgelegte Strecke.

Beide Methoden schonen den Akku des Smartphones, da die App im Hintergrund läuft und so weniger Energie verbraucht als andere Standortverfolgungs-Apps deren GPS dauerhaft eingeschaltet bleibt.

Fahrtkostenabrechnung automatisiert erstellen und einreichen

Für jede Geschäftsreise erstellt Drive automatisch einen Entwurf für die Fahrtkostenabrechnung, die dann in die Reisekostenabrechnung eingefügt werden kann – unabhängig davon, ob der Kilometerstand automatisch oder manuell erfasst wurde. Mitarbeitende überprüfen dann die Entwürfe und wählen die Fahrten aus, die erstattet werden sollen. Da Google Maps in die App integriert ist, können sie leichter die gefahrenen Strecken nachvollziehen und zuordnen. Das ist vor allem für jene hilfreich, die ihr privates Auto auch für Geschäftsfahrten nutzen. Erstattungsfähige Fahrten werden als "Kilometer eigener PKW" auf der Kostenabrechnung ergänzt. Der jeweilige Erstattungssatz des Unternehmens wird automatisch darauf angewendet.

Fahrstrecken für Dienstfahrten per App mit SAP Concur abrechnen

Mit Concur Drive können Sie Fahrstrecken automatisiert exakt erfassen, statt auf Schätzungen zu vertrauen. Sehen Sie in diesem Video, wie Sie mit der App von SAP Concur Ihre Kilometer in weniger als 5 Minuten abrechnen.

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Kilometerstände einfach dokumentieren und Richtlinien einhalten

Die Integration von Google Maps erleichtert auch die Einhaltung von Richtlinien bei der Abrechnung von Geschäftsausgaben. Denn Mitarbeitende können jederzeit exakt die gefahrene Route und den genauen Kilometerstand für jede Fahrt einsehen. Damit sind die Fahrtstrecken in einem Protokoll transparent dokumentiert. Unternehmen können das Risiko von Strafen sowie von falschen Erstattungssummen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich minimieren.

Mehrwertsteuerrückerstattung bei Fahrtkostenabrechnungen leicht gemacht

Die automatisch erstellte, detaillierte Dokumentation in Drive erleichtert auch die Rückerstattung der Mehrwertsteuer für Dienstfahrten. Mehr als die Hälfte der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer wird derzeit nicht eingefordert. Die Integration intelligenter Tools hilft, das Potential der Mehrwertsteuerrückerstattungen voll auszuschöpfen. Denn sie reduzieren den Aufwand für die Rückerstattung deutlich, während zusätzliche Einnahmen generiert werden.

5 Tipps für eine korrekte Erfassung Ihrer geschäftlich gefahrenen Kilometer

• Erfassen Sie Ihren Kilometerstand exakt und immer sofort. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis. Mit der Drive-App haben Sie eine zuverlässige und zeitsparende Möglichkeit, Ihren Kilometerstand zu erfassen.
• Ihre Aufzeichnungen sollten detailliert und nachvollziehbar sein. Geben Sie nicht nur die Kilometerzahl, sondern auch den Start- und Zielort, das Datum und den Zweck der Fahrt an.
• Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen auf ihre Richtigkeit, um Fehler schnell zu erkennen. Verwenden Sie einen Rechner für die Kilometererstattung, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen korrekt sind.
• Ziehen Sie bei der Erfassung der Kilometer für die Erstattung eine klare Trennlinie zwischen geschäftlichen und privaten Reisen.
• Verwenden Sie für die Erstattung einheitliche und zuverlässige Methoden zur Verfolgung und Berechnung Ihrer Daten.

Wenn Sie die Drive-App mit diesen Tipps kombinieren, werden Sie Ihre Kilometer für Erstattungs- und Steuerzwecke künftig einfacher und exakter erfassen.

Möchten Sie eine Probefahrt mit Drive starten?

Mit Drive erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden die Fahrtkostenabrechnung. Wenn Sie die App testen möchten, nehmen wir Sie in einer Drive-Demo gern mit auf eine Probefahrt.