Geschäftsreisen buchen und abrechnen mit der Mobile App

Nicht immer lassen sich Geschäftsreisen von langer Hand im Voraus planen. Verschieben sich Termine oder wird ein Kollege krank, müssen Mitarbeiter auch einmal spontan geschäftlich verreisen. In solchen Fällen muss die Reise besonders schnell gebucht werden, um noch einen Flug zu erwischen und ein Zimmer reservieren zu können. Hier hilft die SAP Concur Mobile App, die vom Spezialisten für Arbeitsplatz-Software Okta unter die Top 10 der beliebtesten Anwendungen für Unternehmen gewählt wurde.

Die SAP Concur mobile App bündelt die Funktionen der unterschiedlichen Concur Module und ermöglicht damit die flexible Buchung von unterwegs sowie die einfache und schnelle Abrechnung von Geschäftsreisen. Aber die App ist nicht nur Helferlein für die fixe Buchung von An- und Abreise sowie Unterkunft. Sie ermöglicht Geschäftsreisenden auch, ihre Reisekosten bereits von unterwegs abzurechnen und Belege einzuscannen. Das reduziert den Aufwand nach der Rückkehr ins Büro, erleichtert die Arbeit der Buchhaltung und macht sie zum perfekten Begleiter für Geschäftsreisende – vor, während und nach der Reise.

Diese Funktionen unterstützen Geschäftsreisende und ihre Arbeitgeber

Flug- und Hotelbuchung mit der Mobile App

Das wichtigste zuerst: Hinkommen. Ist die Mobile App mit Concur Travel verknüpft, können darüber ganz einfach passende Flüge gesucht und gebucht werden. Dafür müssen im Reiter „Buchen > Flug“ nur Start- und Zielort eingegeben werden und schon können Geschäftsreisende aus dem Angebot verschiedener Airlines genau die Verbindung auswählen, die sie bevorzugen. Wenn zudem die Reiserichtlinien des Unternehmens hinterlegt sind, wird ein möglicher Verstoß direkt im Buchungsvorgang angezeigt. Der Reisende kann dann entweder eine andere, vom Unternehmen bevorzugte Verbindung auswählen oder Angaben zum Grund für den Verstoß machen – beispielsweise, weil durch eine spontane Buchung nur noch Flüge einer nicht bevorzugten Airline verfügbar sind. Auf diese Weise kann der Geschäftsreisende sicher gehen, dass ihm die Kosten für den Flug später erstattet werden. Für die Buchhaltung entfällt so auch eine aufwändige Prüfung der Buchungen. Und mögliche Überschreitungen der Richtlinien werden nicht erst entdeckt, wenn die Reisekostenabrechnung inklusive entsprechender Belege vorliegt.

Hotelbuchung für eine Geschäftsreise

Der Flug ist gebucht, jetzt muss noch für eine Unterkunft gesorgt werden. Dafür bietet die Mobile App ebenfalls unter der Option „Buchen“ eine große Auswahl an Hotels, aus denen der Geschäftsreisende die für ihn passende Unterkunft auswählen kann. Dank hinterlegter Firmenraten kann die Reservierung direkt zu den ausgehandelten Konditionen vorgenommen werden. So lässt sich die Reisebuchung in weniger als 10 Minuten vornehmen. Nach der Buchung werden Flug und Hotel übersichtlich in einem individuellen Reiseplan angezeigt. Gestresste Geschäftsreisende behalten Reisetermine und Adressen so im Blick und einer spontanen Geschäftsreise steht nichts mehr im Weg.

Automatisierte Fahrtkostenabrechnug

Anreise und Unterkunft sind geklärt, jetzt kann es losgehen. Legt der Geschäftsreisende den Weg von der eigenen Wohnung zum Flughafen mit dem Auto zurück, fallen weitere Kosten an. Auch hier hilft die Mobile App mit ihrer Verknüpfung zu Concur Drive: Einmal aktiviert, zeichnet die Kilometererfassung automatisch die komplette Fahrtstrecke auf. Die Erfassung lässt sich ganz einfach über den Button „Kilometer“ aktivieren. Auf der Startseite der Mobile App wird während der Aufzeichnung der Hinweis „Kilometererfassung gestartet. Standortaufzeichnung läuft.“ angezeigt. Ist die Strecke zurückgelegt, lässt sich die Erfassung darüber direkt beenden und die Mobile App speichert die Informationen automatisch in den Ausgaben ab. Von dort können sie ganz einfach der Abrechnung hinzugefügt werden.

Belege erfassen – schnell und einfach von unterwegs 

Ist ein Mitarbeiter erst einmal unterwegs, entstehen ihm in der Regel weitere Kosten, die er sich nach der Reise von seinem Arbeitgeber erstatten lassen kann. Um vor Ort von A nach B zu kommen, sind Geschäftsreisende meist auf das Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel angewiesen. Möglicherweise lädt der Geschäftsreisende vor Ort noch zu einem Geschäftsessen ein und das Auto, das ihn zum Flughafen gebracht hat, steht ein paar Tage in der Tiefgarage. Damit diese Ausgaben später korrekt abgerechnet und erstattet werden können, müssen sie mit Belegen nachgewiesen werden. Diese gehen im Stress einer spontanen Geschäftsreise gern einmal verloren. Mit der Mobile App und ihrer Verknüpfung zu ExpenseIt können Belege direkt mit der Smartphone-Kamera eingescannt und der Abrechnung hinzugefügt werden. Mittels automatischer Analysefunktion werden die Daten auf dem Beleg erfasst und als Informationen hinterlegt. Damit spart sich der Geschäftsreisende mühevolles Abtippen und Sammeln von Belegen.

Reisekostenabrechnung erstellen

Zurück zu Hause müssen die angefallenen Ausgaben noch zur Erstattung eingereicht werden. Auch das geht mit der Mobile App ganz einfach und noch bevor man wieder im Büro angekommen ist. Unter dem Reiter „Kostenabrechnungen“ kann für jede Geschäftsreise ein eigener Ordner für die Reisekostenabrechnung angelegt werden. Bereits erfasste Kosten und Belege lassen sich dort ganz einfach der Abrechnung hinzufügen. Die Mobile App zeigt dabei automatisch noch nicht eingereichte Kosten an, die für die Abrechnung ausgewählt werden können. Fehlt bei einer Position beispielsweise noch der Beleg, lässt sich dieser im gleichen Schritt nacherfassen. Sind alle Ausgaben in der Reisekostenabrechnung wird diese mit einem Kick auf „Senden“ ganz einfach eingereicht. Den Status der Abrechnung kann der Geschäftsreisende im Anschluss in der Übersicht einsehen.

Abrechnung genehmigen mit der Mobile App

Im letzten Schritt muss die Reisekostenabrechnung noch vom Vorgesetzten genehmigt werden. Dieser kann dafür ebenfalls auf die Mobile App zurückgreifen und hat damit volle Flexibilität – auch wenn er selbst auf Reisen ist. Wurde eine Reisekostenabrechnung zur Genehmigung eingereicht, erscheint ein Hinweis auf der Startseite der Mobile App. Unter dem Reiter „Genehmigungen“ können Verantwortliche alle eingereichten Abrechnungen einsehen sowie Ausgaben und Belege prüfen. Ist alles korrekt, reicht ein Klick auf „Genehmigen“ und der Rückerstattungsvorgang wird angestoßen.

Damit hält die Mobile App alle wichtigen Funktionen zur mobilen Buchung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen bereit. Hier finden Sie eine Übersicht und Videos zur Nutzung der Reisekosten-App.