Geschäftsreisen im Stresstest: Herausforderungen für Travel Manager

Die Rolle des Travel Managers hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt: von der Verantwortung für Reisebudgets über die Verwaltung von Reiserichtlinien bis hin zum Management von Gesundheits- und Sicherheitsfaktoren während einer Pandemie. Die Rolle ist weiterhin vom neuen Dauerzustand Veränderung geprägt: Sozioökonomische Faktoren wie Inflation, Nachhaltigkeit und internationale Konflikte wirken sich Tag für Tag auf die Aufgaben von Geschäftsreiseverantwortlichen aus. Die fünfte Global Business Travel Survey von SAP Concur untersucht, wie sich die Funktion des Travel Managers über die letzten Jahre hinweg verändert hat und welche Herausforderungen und Prioritäten damit verbundene Aufgaben und Geschäftsreiseprogramme weiterhin prägen.

Das Stresslevel von Travel Managern steigt

In der jährlich durchgeführten Umfrage unter 700 Travel Managern in sieben Märkten gibt fast die Hälfte der Befragten an, dass sie ihre Rolle heute als stressiger empfinden als noch vor 12 Monaten (47 %). Angesichts der angespannten Wirtschaftslage überrascht es nicht, dass die Befragten die hohe Inflation als derzeit größte Herausforderung bewerten, da diese auch die Kosten für Geschäftsreisen in die Höhe treibt (41 %). Doch damit nicht genug. Folgende Punkte stufen die befragten Travel Manager als die aktuell größten Herausforderungen in ihrer Position ein:

• Die Sicherheit von Geschäftsreisenden sicherzustellen, auch in Gebieten, in denen Mitarbeitende marginalisierter Gruppen möglicherweise Anfeindungen ausgesetzt sind (38 %)
• Die Unversehrtheit von Geschäftsreisenden mit Blick auf deren Gesundheit oder Naturkatastrophen sicherzustellen (38 %)
• Die Suche nach nachhaltigeren Reiseoptionen (37 %)
• Der Personalmangel bei ihren Reisebüros (TMCs) (30 %)

In Anbetracht der oben genannten Punkte sind Travel Manager auf der Suche nach Tools, die ihnen einen besseren Überblick über alle Aspekte rund um die Geschäftsreise ermöglichen. Fast alle Befragten geben an, dass ihre Arbeit durch unzureichende Daten und Analysen erschwert wird (98 %), insbesondere wenn es darum geht, die Sicherheit von Geschäftsreisenden zu gewährleisten (39 %), den Renturn of Invest ihrer Rolle gegenüber der Unternehmensleitung darzulegen (39 %), Berichte zu den Emissionen von Geschäftsreisen zu erstellen (38 %), Vorschriften und Branchenstandards einzuhalten (37 %), Budgets festzulegen (37 %) sowie Reiserichtlinien zu aktualisieren (37 %).

„Die Arbeit von Travel Managern erreicht ein neues Komplexitäts-Level“, sagt Paul Dear, Regional Vice President - Supplier Services EMEA bei SAP Concur. „Ihre Aufgaben gehen weit über die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen hinaus. Sie sehen sich mit umfangreichen Fürsorgepflichten, strengeren Vorschriften und steigenden Preisen konfrontiert, während sie gleichzeitig einen Mangel an Transparenz in Bezug auf Ausgaben und Reiseaktivitäten erleben.“

Externe Faktoren beeinträchtigen reibungsloses Geschäftsreisemanagement

Geschäftsreisen sind wieder im Aufschwung. Prognosen von SAP Concur gehen davon aus, dass die Gesamtausgaben für Flugtickets bald das Niveau von 2022 überschreiten und sich weiter auf das Niveau von 2019 zubewegen werden. Dies mag zum Teil auch auf die steigenden Ticketpreise zurückzuführen sein, bedenkt man, dass der durchschnittliche Flugpreis laut SAP-Concur-Daten gegenüber 2019 um 11 % gestiegen ist. Die größten Risiken für reibungslose Geschäftsreisen liegen laut der befragten Travel Manager jedoch in Verspätungen und kurzfristigen Stornierungen durch Fluggesellschaften (45 %) sowie Änderungen seitens der Reiseanbieter zur Buchung und Zahlung von Geschäftsreisen (38 %).

Nachhaltigkeitsfaktoren werden immer wichtiger

Nachhaltigkeit ist einer der wichtigsten Bereiche, in denen Travel Manager Handlungsdruck spüren. Ein Teil dieses Drucks kommt aus den Unternehmen selbst: Mehr als ein Drittel der Geschäftsreisenden erwartet von ihrem Arbeitgeber, dass dieser nachhaltigere Reiseoptionen anbietet – auch wenn diese außerhalb der Reiserichtlinien liegen (36 %). Begründen lässt sich dies durch das wachsende Nachhaltigkeitsbewusstsein. So plant die Mehrheit der Geschäftsreisenden, in den nächsten 12 Monaten zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um die Umweltauswirkungen ihrer Geschäftsreisen zu reduzieren (89 %).

Externe Faktoren wie etwa strengere Vorschriften sind ebenfalls ein Thema für Travel Manager: Für fast 3 von 10 der Befragten gehört ein Mangel an nachhaltigen Reiseoptionen zu den größten Risiken für die Geschäftsreisen ihres Unternehmens (28 %). Sie erwarten entsprechend, dass der Berichtsdruck zu den reisebedingten Emissionen von Unternehmen ihre Arbeit erschweren wird. In diesem Zusammenhang hindert die mangelnde Verfügbarkeit von verlässlichen Daten Travel Manager aktuell noch daran, den CO2-Fußabrduck von Geschäftsreisen transparent offenzulegen (38 %).

Geschäftsreiseprogramme im Veränderungsmodus

Sicher ist: Geschäftsreisen und Reiserichtlinien werden sich weiter verändern. Im nächsten Jahr erwartet die Mehrheit der befragten Travel Manager, dass ihr Unternehmen seine Reiserichtlinien anpassen wird (98 %). Dabei wird es vor allem darum gehen, ein besseres Tracking zu ermöglichen. Folgende Gründe haben laut der Befragten darüber hinaus in den nächsten 12 Monaten Priorität:

• Dem Bedürfnis der Geschäftsreisenden nach flexiblen Optionen gerecht werden, z. B. die direkte Buchung bei bevorzugten Anbietern (38 %)
• Die Erfüllung interner und externer Nachhaltigkeitsziele (37 %)
• Die Senkung der Reisekosten (37 %)
• Die Verbesserung von Kostentransparenz und Verfügbarkeit von Geschäftsreisedaten (36 %).

Jetzt da die Geschäftsreisetätigkeit wieder zunimmt, kehren auch Gewohnheiten und Trends aus der Zeit vor der COVID-19-Pandemie zurück. Das wird sich auch in den angepassten Reiserichtlinien widerspiegeln. Etwa jeder Dritte Travel Manager gibt an, dass er zu den Richtlinien aus der Zeit vor der Pandemie zurückkehren wird (34 %).

Weitere Informationen zur Studie sowie zusätzliche Ergebnisse finden Sie in unseren Reports für Geschäftsreisende und Travel Manager.