Häufig gestellte Fragen: Kaum dran gedacht – schon beantwortet!

Ganz gleich, ob Sie neu im Finanzmanagement sind oder auf der Suche nach einer Lösung für Ihr nächstes Reise- und Spesenmanagement – Sie haben bestimmt viele Fragen.

Wir haben die Antworten – angefangen bei allen Fragen rund um Geschäftsreisen über den Nutzen unserer Produkte bis hin zur Integration von SAP Concur-Lösungen mit Ihren übrigen Systemen.

Vielleicht haben Sie ja auch eine Frage nach dem möglichen ROI der Automatisierung? Möglicherweise ist ein Mitarbeitender bei der Einreichung seiner Spesen auf ein Hindernis gestoßen oder hat eine Frage zu einer Rechnung und benötigt schnelle Hilfe, um das Problem zu lösen? In jedem Fall ist unsere FAQ-Seite für Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle. Sie wurde von unserem Expertenteam entwickelt, um Sie zu unterstützen. Hier finden Sie auch Links zu vielen zusätzlichen Ressourcen, wenn Sie bestimmte Themen vertiefen möchten.

Fragen und Antworten rund um SAP Concur

FAQ von A wie Ausgaben bis Z wie Ziele: Hier finden Sie Fragen und Antworten rund um SAP-Concur-Lösungen, Travel & Expense und zur Reisekostenabrechnung.

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Drei Vorteile unserer FAQs

1. Kostengünstig und effizient – Sie bekommen leicht zugängliche Antworten zu vielen Themen, ohne langwierige Recherchen anstellen oder den Support kontaktieren zu müssen.
2. Konsistente, standardisierte Informationen – das verringert die Gefahr, mit widersprüchlichen oder inkonsistenten Informationen aus verschiedenen Quellen umgehen zu müssen.
3. Schulungsressource – Zugriff auf einen umfassenden Überblick über Prozesse, Richtlinien und bewährte Verfahren.

Back to Basics

Es ist keine Schande, sich über die Grundlagen zu informieren, ganz gleich auf welcher Ebene des Finanzmanagements Sie sich befinden. Vielleicht brauchen Sie eine einfache Methode, um neuen Mitarbeitern zu erklären, wie das Spesenmanagement funktioniert. Vielleicht müssen Sie auch das Rechnungsprüfungsteam darüber aufklären, was eine Lieferantenrechnung enthalten sollte, oder Sie müssen sich mit der Bedeutung der Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen auseinandersetzen.

Wie auch immer Ihre Frage lautet – ob es darum geht, wie lange Sie Belege für die Mehrwertsteuer aufbewahren sollen, oder darum, mit welchen Finanzanwendungen SAP-Concur-Lösungen integriert werden können – bei den Antworten zu den FAQs werden Sie fündig.

Nachfolgend sehen Sie an einigen Beispielen, wie Ihnen die Seite mit den häufig gestellten Fragen helfen kann, mehr Nutzen aus SAP-Concur-Lösungen zu ziehen.

Richtlinien und Grundsätze

Beispielfrage: Wie lange müssen Sie die Belege aufbewahren?

Egal, ob es um Fragen zu den Mehrwertsteuervorschriften, die Aufnahme in Ihre internen Unternehmensrichtlinien oder die neuesten Berichtsanforderungen geht – die Einhaltung der Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung. Laut der Analysys Mason-Studie 2022, Travel, Expense, and Vendor Invoice Management, geben 42 % der Finanzverantwortlichen weltweit an, dass die Einhaltung von Steuervorschriften ein Hauptproblem vor der Automatisierung darstellt.

Antwort: Quittungen und Belege aus Reisekostenabrechnungen fallen unter "Buchungsbelege" und müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. In Papierform muss das aber nicht sein, denn Rechnungen zu digitalisieren ist GoBD konform, sofern eine Verfahrensdokumentation vorliegt.

Fragen zur Funktionalität

Beispielfrage: Welche Standardberichte kann ich mit Concur Expense erstellen?

Irgendwann werden Sie genauer wissen wollen, was unsere Lösungen bieten, wie sie genutzt werden und welche davon Sie benötigen. Vielleicht möchten Sie wissen, wie die SAP-Concur-Oberfläche aussieht, wie Sie Rechnungen effektiv verwalten oder was ein optimales Ausgabenmanagement ausmacht.

Die Antwort: Die fünf beliebtesten Standard-Reports in Concur Expense sind nicht zugewiesene Kreditkartentransaktionen, zurückgeforderte Mehrwertsteuerbeträge, Teilnehmeranalyse, Genehmigungszeiten und Ausgabenausnahmen.

Engpässe und Herausforderungen

Beispielfrage: Wie funktioniert die Belegerfassung?

Bei der Einreichung von Ausgaben, der Buchung von Reisen und der Bearbeitung von Rechnungen tauchen gelegentlich Fragen auf, etwa wie lange die Genehmigung dauert oder wie die Belegerfassung genau funktioniert.

Die Antwort: Die mobile SAP-Concur-App nutzt OCR-Technologie und Algorithmen des maschinellen Lernens, um Fotos von Reisekostenquittungen automatisch in Daten umzuwandeln und Berichtsdetails vorzuplatzieren.

Partner und Integration

Beispielfrage: Mit welchen Finanzsystemen lassen sich die SAP-Concur-Lösungen integrieren?

Die Integration mit anderen Finanzsystemen ist kein Einheitsverfahren. Um den besten Ansatz für Sie zu finden, müssen wir Ihre Anforderungen, IT-Ressourcen und Ihr Budget kennen. Hilfreich für Sie ist sicher eine Liste von Partnern und Anwendungen, die Sie bei der Verwaltung von Geschäftsreisen und der Einhaltung von Reiserichtlinien unterstützen.

Antwort: SAP-Concur-Lösungen lassen sich über Partnerschaften nahtlos in Ihre bestehenden ERP-, HR- und Buchhaltungssysteme integrieren. Darüber hinaus können benutzerdefinierte Konnektoren die Anwendungen mit jedem beliebigen System integrieren. Ausführliche Informationen zur Integration erhalten Sie in eigenen FAQs dazu.

Wachstumschancen

Beispielfrage: Wie können wir SAP-Concur-Lösungen auf andere Niederlassungen oder Länder ausweiten?

Die richtige Lösung für das Ausgabenmanagement passt sich dem Wachstum Ihres Unternehmens an und unterstützt gleichzeitig Ihre Unternehmensziele. Ob es um Fragen der Budgetierung und des Cashflow-Managements bei Wachstum oder um die grenzüberschreitende Rückforderung der Mehrwertsteuer geht – wir haben die Antworten.

Antwort: SAP-Concur-Lösungen sind vertikal und horizontal skalierbar. Sie wachsen mit Ihnen, wenn Sie expandieren, und integrieren interne Richtlinien, lokale Reisekostenerstattungen, Steuern, Währungen und Sprachen.

Der Umstieg

Beispielfrage: Wie sieht der Zeitplan für die Implementierung von T&E- und AP-Lösungen aus?

Wenn Sie auf SAP-Concur-Lösungen umsteigen, sollten Sie sich über die Kosten, den ROI, die Vertragslaufzeit, die Personalbeschaffung und die Frage informieren, ob die Automatisierung den Mitarbeitenden die Arbeitsplätze wegnehmen wird. Spoiler: Nein, das wird sie nicht – im Gegenteil, die Automatisierung gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Freiheit, mehr wertschöpfende Arbeit zu leisten. Laut der Analysys Mason-Studie 2022 halten 71 % der Unternehmen weltweit die Benutzerfreundlichkeit und die Zeitersparnis für wichtige Merkmale bei der Auswahl ihrer nächsten automatisierten Ausgaben- und/oder Rechnungsmanagement-Software.

Antwort: Die Dauer einer Implementierung von Travel & Expense Lösungen hängt von der Komplexität bestehender Prozesse im Unternehmen ab: Es kann zwischen einigen Tagen und mehreren Monaten dauern.

Jederzeit gut informiert

Unsere FAQ-Ressourcen wurden entwickelt, damit Finanzmanager und Finanzteams leicht zugängliche Informationen an die Hand bekommen, mit denen sie Prozesse rationalisieren, den Kommunikationsaufwand verringern und zu einer effektiven Entscheidungsfindung beitragen können.

Unabhängig davon, auf welcher Ebene des Finanzmanagements Sie tätig sind, und unabhängig von den besonderen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen werden Sie sicher Fragen zum Ausgaben-, Rechnungs- oder Reisemanagement haben. Auf unserer FAQ-Seite finden Sie schnelle Antworten auf häufige Fragen. Aber auch auf solche, an die Sie vielleicht bislang noch nicht gedacht haben. Schauen Sie mal rein!