Ihr Weg zu einem unkomplizierten Reisemanagement

Ob es um die Buchung geht, um die Abrechnung, Warteschlangen oder Verspätungen: All das trägt zur unangenehmen Seite einer Geschäftsreise bei – mit Auswirkungen auf Mitarbeiter-Engagement und -effizienz. Zwar können Sie nichts an einer Zugverspätung ändern – aber das Thema Reisebuchung und -abrechnung lässt sich sicherlich komfortabler und simpler als bisher gestalten.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Zeit des „Weniger-Reisens“, um JETZT interne Prozesse zu verbessern und das Reisekostenmanagement für alle angenehmer zu machen. Vielleicht ist gerade jetzt die richtige Gelegenheit, um in Ihrem Unternehmen eine durchdachte Lösung einzuführen? Digitale Lösungen für das Reisemanagement unterstützen Sie dabei. Wir zeigen zwei wesentliche Funktionen und Vorteile am Beispiel von SAP Concur Travel & Expense.

Vom Bahnhof schnell ins Tagungshotel: Reiseplanung und Buchung

Die Planung einer Geschäftsreise gestaltet sich oft zeitintensiv. Die wiederholte Eingabe von Suchkriterien in die Felder auf verschiedenen Portalen kann nervenaufreibend sein. SAP Concur Travel ist ein weltweit führendes Onlinebuchungs-Tool mit über 170.000 Buchungen pro Tag. Geschäftsreisende können auf Basis individueller Präferenzen und innerhalb der Reiserichtlinien des Unternehmens Reisen einfach abfragen und buchen.

Ihre Mitarbeiter*innen können:

• aus dem umfangreichsten Buchungsangebot am Markt wählen, ohne verschiedene Portale zu besuchen,
• Flug, Hotel, Mietwagen in nur einer übersichtlichen Maske buchen,
• die Optionen Flug und Bahn direkt miteinander vergleichen und
• sich bis zu vier Stunden Zeit lassen – ohne Datenverlust.

Nutzen für Ihre Mitarbeitenden: Sie sparen Zeit und vermeiden Aufwand. Es fällt den Mitarbeiter*innen leichter, ihre Reise nachhaltiger/ökologischer zu gestalten, denn sie bekommen automatisch das Transportmittel mit dem geringsten CO2-Ausstoß vorgeschlagen.

Nutzen für Ihr Unternehmen: Dadurch, dass Ihre Mitarbeitenden schneller und flexibler den Buchungsprozess durchlaufen, haben sie mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Die hinterlegte Reise-Policy hilft dabei, Fehler zu vermeiden, etwa falsch gebuchte Pauschalen. Und die Abteilungsleiter müssen keine Dienstreiseanträge mehr manuell prüfen und Zeit aufwenden, die woanders sinnvoller eingesetzt wäre.

Auf der Suche nach der Taxiquittung: Reisekostenabrechnung und Prüfung

SAP Concur Expense erlaubt eine einfache und reibungslose Erstellung von Reisekostenabrechnungen. Damit gehören umständliche Excel-Tabellen oder unauffindbare Word-Dokumente der Vergangenheit an. Stattdessen automatisiert das Reisekosten-Tool den gesamten Reisekostenprozess. Das erleichtert und beschleunigt die Bearbeitung, und Reisekosten können pünktlich erstattet werden. Die wesentlichen Funktionen:

• Buchungsdaten werden direkt aus Concur Travel übernommen.
• Belege und Quittungen können vorab per E-Mail an den Belegspeicher geschickt werden.
• Kreditkartendaten lassen sich der richtigen Abrechnung automatisch zuordnen.
• Die Prüfung der Richtlinienkonformität übernimmt das System.

Nutzen für Ihre Mitarbeitenden: Das Ausfüllen langer Formulare entfällt, fehlerhafte Angaben werden vermieden. Die entstandenen Reisekosten können stets pünktlich erstattet werden, das schafft Zufriedenheit und lässt die Geschäftsreise in guter Erinnerung bleiben.

Nutzen für Ihr Unternehmen: Aufwendige Nachfragen und Korrekturen entfallen, denn es werden immer die richtigen Kostenträger ausgewählt. Eigene Sachbearbeiter*innen, die sich bislang um Abrechnungen gekümmert haben, können wichtigere Arbeiten erledigen. Auch externe Dienstleister sind hier nicht mehr notwendig. Wo früher das Reisebudget zum Jahresende überschritten wurde, gibt es jetzt Transparenz über die Ausgaben und Planungssicherheit. Die Einhaltung der Reiserichtlinien und anderer unternehmensinterner Regeln wird automatisch geprüft.

SAP Concur: Ihr neues unkompliziertes Reisemanagement

SAP Concur vereinfacht Ihr Reisemanagement also grundlegend: Von der Reiseplanung über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung und Rückerstattung unterstützt die Lösung alle Prozesse. Reisekosten haben Sie so immer im Blick und Ihre Mitarbeiter verbringen nur noch wenig Zeit mit den administrativen Tätigkeiten rund um die Reise – damit bleibt mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. Zusätzlich reduzieren Sie die Fehlerquote bei den Buchungen und Abrechnungen, berücksichtigen automatisch Steuervorteile und Bonussysteme und senken dadurch die Kosten.

Neben diesen operativen Verbesserungen gibt es auch eine strategische Sicht auf das Thema Geschäftsreisemanagement: Unkomplizierte, fehlerresistente und effiziente Prozesse für Ihre Mitarbeiter sind ein wichtiger Baustein für die Experience Ihrer Mitarbeiter.

NTT DATA Business Solutions ist SAP Concur Partner

Das SAP-Beratungshaus NTT DATA Business Solutions implementiert die Lösungen von SAP Concur aktuell in Europa und Asien und bietet als einer der größten Partner von SAP Concur eine gleichbleibend hohe Servicequalität. Bisher deckte diese Partnerschaft der NTT DATA Business Solutions AG den europäischen Raum ab. Seit Januar 2020 umfasst die Partnerschaft auch weite Teile Asiens – dazu gehören Indien, Singapur, Malaysia und den Philippinen.

Anwender profitieren also weltweit von einer nahtlosen Übertragung der Reisekostendaten ins SAP-System. Nativ integriert sind SAP ERP, SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud sowie SAP SuccessFactors Employee Central und SAP Business One. Gestalten Sie Ihr Reisemanagement vollständig digital. Verringern Sie Abrechnungsfehler und damit einhergehende Verzögerungen von Reisekostenrückerstattungen – wir beraten Sie gerne zum Vorgehen.

Möchten Sie mehr erfahren?

Dann holen Sie sich unser kostenloses Whitepaper „Geschäftsreisemanagement“. Darin erfahren Sie zum Beispiel, wie die App von SAP Concur Ihre Mitarbeitenden unterstützt und welche Vorteile Sie aus Analyse- und Reporting-Funktionen ziehen können.