Individuelle Spesenberechnungen einfach managen mit MISTRAL-ITA

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen globalen SAP Concur-Rollout geplant und während des Kick-off-Termins stellen Sie fest, dass in einigen Ländern gesonderte Spesenberechnungen zu berücksichtigen sind. Um diese Sonderfälle übersichtlich in SAP Concur abzubilden, hat die rocon GmbH als langjähriger CIP-Partner und Reseller Partner das Add-on MISTRAL-ITA für SAP Concur entwickelt.

Länder, in denen es keine gesetzlichen Vorgaben gibt und Spesenberechnungen unternehmensspezifisch geregelt werden, stellen für das Reisekostenmanagement eine Herausforderung dar. Auch in Deutschland gelten bei einigen Unternehmen, bedingt durch Betriebsvereinbarungen, individuelle Regelungen zu Bestimmung der Tagespauschalen. Diese Regelungen wiederum müssen auch bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden.

Sonderfall österreichische Kollektivverträge

Bei unseren Nachbarn in Österreich sind gesonderte Taggeldberechnungen grundsätzlich relevant, denn zusätzlich zu den gesetzlichen Regelungen können bei Unternehmen ein oder sogar mehrere Kollektivverträge im Einsatz sein.

In den Kollektivverträgen werden u.a. die Regelungen für die Spesenberechnung festgehalten. Diese Vereinbarungen werden je nach Unternehmen unterschiedlich ausgelegt, wodurch die Tagessätze und Besteuerung der Reisekosten bereits innerhalb derselben Branche stark variieren können.

MISTRAL-ITA: Individuelle Spesenberechnungen korrekt abbilden

Die Individual Travel Allowance (ITA) ist eine Erweiterung zu SAP Concur, die speziell für die Abbildung individueller Spesenberechnungen entwickelt wurde. Das Add-on wird mithilfe der universellen Schnittstelle MISTRAL an das bereits bestehende System angebunden.

Mitarbeiter, die eine Reisekostenabrechnung erstellen möchten, rufen das Add-on direkt über SAP Concur auf. Die Software greift nun automatisiert auf alle individuell hinterlegten Tages- und Steuersätze zu. Die gewünschten Posten können über eine benutzerfreundliche Maske vom Mitarbeiter ausgewählt und wie gewohnt befüllt werden.

Damit die Spesen schnell und vor allem fehlerfrei durch den Reisenden erfasst werden können, sind im System hilfreiche Zusatzinformationen zu den jeweiligen Regelungen aufrufbar. Der Nutzer kann diese Hinweise ganz einfach an der entsprechenden Stelle im System per Mouseover einsehen. Sollte es dennoch zu einer Fehleingabe kommen, so wird der Mitarbeiter umgehend benachrichtigt. Nach der Korrektur kann die Abrechnung erneut eingereicht werden. Dem Genehmiger werden Abweichungen von der Reisekostenrichtlinie ebenfalls direkt in SAP Concur angezeigt.

Durch diesen transparenten Prozess kann die Abrechnung schnell bearbeitet werden und der Mitarbeiter erhält umgehend seine Rückzahlung. Die verkürzten Bearbeitungszeiten sparen nicht nur Ressourcen ein, sondern wirken sich auch positiv auf die Zufriedenheit der Reisenden aus.
Nachträglichen Korrekturen wird durch eine Alarmfunktion vorgebeugt, sodass der administrative Aufwand im Reisekostenmanagement signifikant reduziert wird.

MISTRAL-ITA: Auch nach dem Go-live jederzeit anpassbar

Um jederzeit flexible auf Gesetzesänderungen oder Anpassungen der Taggeldberechnungen reagieren zu können, können die Einstellungen in MISTRAL-ITA ganz einfach nachjustiert werden. Ein Beispiel für solche Anpassungen bieten ebenfalls die österreichischen Kollektivverträge. Diese werden jährlich zwischen der Arbeitgeberseite bzw. den Wirtschaftskammern und den Gewerkschaften neu ausgehandelt.

Die Individual Travel Allowance der rocon GmbH ist somit nicht nur die ideale Lösung für Unternehmen mit Standorten in Österreich, sondern darüber hinaus auch grundsätzlich für alle Unternehmen, die mit individuellen, komplexen Spesenberechnungen und häufigen Änderungen hinsichtlich der Reisekostenrichtlinien umgehen müssen.  

MISTRAL-ITA wird weltweit genutzt und verspricht vor allem Unternehmen in Österreich einen großen Mehrwert beim gleichzeitigen Einsatz von SAP Concur.