Intelligentes Reisemanagement: Zehn Vorteile von Concur Travel

Egal, ob beim Mittelständler oder im internationalen Konzern: Mitarbeitende reisen wieder. Die genaue Kontrolle aller anfallenden Reisekosten war schon vor der COVID-19-Pandemie gleichermaßen wichtig wie komplex. Mit neuen Reiseprogrammen und Reiserichtlinien hat sie jedoch an weiterer Relevanz gewonnen. Gleiches gilt etwa für die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisende oder nachhaltiges Reiseverhalten. Kurzum: Nie war der Prozess von Genehmigung, Planung, Durchführung bis hin zur Rückkehr von einer Geschäftsreise herausfordernder – für Mitarbeitende wie Geschäftsreiseverantwortliche.

Cleveres Managen von Geschäftsreisen

Automatisierte Lösungen wie Concur Travel setzen genau hier an. Welche zehn Vorteile bietet die cloudbasierte Lösung für Reisemanagement? Ein Überblick:

1. Integrierte Richtlinien: Jedes Unternehmen hat eigene, oft komplexe Reiserichtlinien, wenn es um Reisebuchungen geht. Mit der automatischen Integration dieser Richtlinien in Concur Travel können Unternehmen ihre Mitarbeitenden benachrichtigen, wenn sie sich für zu teure oder nicht konforme Reiseoptionen entscheiden. Concur Travel bietet Unternehmen bei der Kostenkontrolle aber noch mehr Spielraum: Sie können die vorgeschlagenen Reisekosten im Voraus prüfen und so einen konsolidierten Überblick über Ausgaben im Vergleich zum Budget erhalten.
2. Reisekosten im Überblick: Je mehr Geschäftsreisen vorgenommen werden, desto größer werden auch die Anforderungen an Daten- und Ausgabentransparenz. Mit Concur TripLink sowie den vielfältigen Reisepartnern von SAP Concur erhalten Travel Manager einen Einblick in Buchungen, die außerhalb der eigenen Lösungen oder ohne der Reisemanagementunternehmen vorgenommen wurden – etwa zum Sammeln von Treuepunkten bei bevorzugten Anbietern. So werden auch bisher blinde Flecken im Ausgabenmanagement sichtbar.
3. Erleichterte Mehrwertsteuerrückforderung: Mit der digitalen Erfassung der Reisekosten und dem transparenten Überblick über Buchungen kann weiteres Einsparungspotenzial aufgedeckt werden. Ergebnisse einer SAP-Concur-Studie zeigen, dass das bisher nicht immer der Fall ist: Bis zu 54 % der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer werden von Unternehmen nicht zurückgefordert. Die Gründe hierfür reichen von fehlerhaft oder unvollständig eingereichten Spesenabrechnungen (22 %), über die ineffiziente Nutzung von digitalen Tools (44 %), bis hin zur Sorge um Compliance-Fragen, die wegen ihrer Komplexität zu versehentlichen Verstößen führen könnten (39 %). Mit allen Mehrwertsteuerabrechnungen an einem Ort und auf einen Blick, wird die Mehrwertsteuerrückerstattung viel einfacher.
4. Daten analysieren: Auch bei der Analyse von Geschäftsreiseprogrammen unterstützt Concur Travel mit einer Reihe von detaillierten Berichten, die Möglichkeiten zum Sparen und Investieren aufzeigen. Unternehmen können Einblick in alle Aspekte der Reiseausgaben erhalten sowie wichtige Leistungsindikatoren und Trends mit mehr als 25 Standardberichten verfolgen. Ein Bericht zum CO2-Fußabdruck, der den Umwelteinfluss jeder Geschäftsreise sichtbar macht, ist hierbei inbegriffen.
5. Effizienter verhandeln: Mithilfe von automatisierten Lösungen wie Concur Travel werden Travel Manager und Finanzteams entlastet. Ausgaben, die nicht mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, werden automatisch hervorgehoben. Zudem vereinfacht es Concur Travel ihnen, abteilungsübergreifende Trends zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
6. Fürsorgepflicht noch besser wahrnehmen: Eine automatisierte, digitale Lösung unterstützt Unternehmen auch bei der Lokalisierung ihrer Mitarbeitenden – nahezu in Echtzeit. Partner-Tools und Apps bieten etwa Warnungen und Sicherheitsbewertungen der Region, in der Mitarbeitende sich gerade befinden. In Kooperation mit TripIt bietet das Traveller Resource Centre genau die Informationen, die für die Sicherheit von reisenden Mitarbeitenden relevant sind – von öffentlichen Gesundheits- und Sicherheitswarnungen über Stornierungsrichtlinien bis hin zu neuen, staatlichen Reiserichtlinien.
7. Mitarbeiterproduktivität steigern: Wenn Pläne sich spontan ändern, brauchen Geschäftsreisende oft schnelle Alternativen. Dabei hilft die Concur-App fürs Smartphone. Sie optimiert die Effizienz und Produktivität, indem sie den reisenden Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, ihre Reise unterwegs einzusehen, zu aktualisieren und (um) zu buchen. Für maximale Flexibilität ist Concur Travel auch auf Desktop-Geräten verfügbar, so dass Mitarbeitende wählen können, wie sie arbeiten wollen. Die Zeit, die Geschäftsreisende zuvor für die Verwaltung von Buchungen, Verspätungen und Stornierungen aufgebracht haben, steht mit den agilen Lösungen für produktivere Aktivitäten zur Verfügung.
8. Cloudbasiert einsetzbar: Cloud-Lösungen mit mobilen und webbasierten Apps entlasten nicht nur die Mitarbeitenden in Unternehmen, sondern auch die notwendigen IT-Ressourcen wie etwa Platz auf den Unternehmensservern. Darüber hinaus vermeiden sie die langwierige Bindung an starre Verträge und können so flexibler angepasst werden. Das führt auch zur schnelleren Realisierung des ROI. Denn wenn Unternehmen bereits mit SAP-Concur-Lösungen arbeiten, können Sie ganz einfach weitere Lösungen hinzuzufügen, während SAP Concur die Wartung und Funktionserweiterungen verwaltet.
9. Nutzung einer Plattform: Sobald Unternehmen ihre Reiseprozesse automatisiert haben, lohnt sich die weitere Erkundung der SAP Concur-Plattform. Denn wenn Concur Travel an Concur Expense und Concur Invoice angebunden wird, lassen sich alle Ausgaben an einem Ort einsehen, um Analysen zu vereinfachen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
10. Skalierbare Lösungen: In Wachstumsprozessen eröffnen Unternehmen häufig neue Niederlassungen oder expandieren in neue Märkte. Dies hat mehr Mitarbeitende, mehr Geschäftsreisen und komplexere Vorschriften zur Folge. Darum bietet SAP Concur eine skalierbare Lösung – sie wächst gemeinsam mit dem wachsenden Unternehmen und unterstützt bei der Vorbereitung auf die Zukunft.

Einfaches Reisemanagement mit Concur Travel

Verabschieden Sie sich von Reiseanträgen als Formular und als Excel Vorlage, vom Nachschlagen in der Reisekostenrichtlinie und von einer komplizierten Dienstreiseplanung.

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Geschäftsreisen so produktiv wie möglich

Klar ist, die richtige Lösung für das Reisemanagement entlastet Mitarbeitende aus den unterschiedlichsten Abteilungen ebenso wie die Geschäftsreisenden, optimiert die Ausgabenverwaltung und ermöglicht Unternehmen mit transparenten Berichten, sich an sich entwickelnde Trends anzupassen. Concur Travel bietet all das und noch mehr – und ist folglich eine Lösung, die Geschäftsreisen für alle Beteiligten so einfach und produktiv wie möglich macht.