Lost in Policy: Geschäftsreisen selten klar geregelt

• Reiserichtlinien sind Standard in deutschen Unternehmen: Rund 91 Prozent nutzen verbindliche Regelungen für die Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter
• Nur 51 Prozent haben konkrete Vorgaben zu Spesen verfasst, die vom Unternehmen erstattet werden
• Hinsichtlich der Erhöhung der Reisesicherheit haben nur 17 Prozent Verhaltensrichtlinien festgelegt

Business oder Economy Class, Einzelzimmer oder Suite, Zahlung in Vorkasse oder mit der Firmenkreditkarte? Solche und weitere Fragen stellen sich Geschäftsreisende vor und während ihrer Trips. Klarheit verschaffen von Unternehmen festgelegte Reiserichtlinien. Sie ergänzen regulatorische Vorgaben oder übersetzen diese in konkrete Handlungsempfehlungen. Damit entlasten sie nicht nur Mitarbeiter und Travel Manager, sondern erhöhen auch die Einhaltung der Compliance. Legen die Richtlinien zudem verbindliche Budgetobergrenzen für Geschäftsreisen fest, schaffen sie eine wichtige Grundlage für ein ausgewogenes Controlling und ein transparentes Management der mit Reisen verbundenen Kosten. Das Potenzial haben deutsche Unternehmen erkannt: Laut einer repräsentativen Umfrage von SAP Concur nutzen rund 91 Prozent verbindliche Richtlinien für die Regelung von Geschäftsreisen.[1] Jedoch werden mit den Leitfäden längst nicht alle für Unternehmen und Reisende wichtigen Aspekte abgedeckt.

Compliance erhöhen, Kosten einsparen

Insbesondere Spesenabrechnungen können Unklarheiten und Fehlerquellen bergen: Zulässige Kostenobergrenzen für Mahlzeiten, Taxifahrten und Co. variieren je nach Unternehmen aber auch Zielland; zudem rutscht beim Belege sammeln auch schnell mal aus Unwissenheit eine eigentlich private Quittung zwischen die Spesen. Arbeitgeber begegnen dieser Fehlerquelle noch unzureichend: Nur etwas mehr als die Hälfte (51 Prozent) der befragten Geschäftsreisenden gibt an, dass ihr Arbeitgeber Regelungen zu erstattungsfähigen Ausgaben getroffen hat.[2] Ähnlich verhält es sich mit der Buchung von Unterkünften, neben der Anreise einer der höchsten Kostenfaktoren, der – je nach Aufenthaltsdauer und Hotelstandard – schnell in hohen Ausgaben resultieren kann. Bei hohem Reiseaufkommen lohnen sich beispielsweise Vereinbarungen mit Vertragshotels, in denen Geschäftsreisende verbindlich buchen. So können Rabatte ausgehandelt und Kosten eingespart werden. Vorgaben zur Buchung von Unterkünften unterliegen jedoch auch nur 49 Prozent der Arbeitnehmer. Immerhin zeigt sich, dass der Anteil mit steigender Betriebsgröße zunimmt: Nur 39 Prozent aus Unternehmen mit zwei bis 50 Mitarbeitern geben an, entsprechende Anweisungen erhalten zu haben, während die Rate bei Unternehmen ab 1.001 Mitarbeitern bereits bei 56 Prozent liegt.

Mitarbeiter schützen – auch hier helfen Richtlinien

Wenn Mitarbeiter reisen, sind ihre Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht. Diese besondere Verantwortung betrifft die Einhaltung örtlicher Arbeitsgesetze, die Gewährleistung von Standards bei der Versorgung wie auch den Schutz des Reisenden bei Krisen. Tritt ein Notfall ein, etwa durch einen Krankheitsfall, eine Naturkatastrophe oder politische Unruhen, verleihen Ansprechpartner im Unternehmen die nötige Sicherheit. Schnelligkeit zahlt sich hierbei aus: Geschäftsreisende sollten im Ernstfall schnell reagieren können und hierfür mit den entsprechenden Maßnahmen vertraut sein. Dafür sind auch die Reiserichtlinien ein wichtiges Werkzeug, das Geschäftsreisende vorab auf einen Blick an die richtigen Stellen verweist. Allerdings nutzen bisher nur 17 Prozent der Arbeitgeber Verhaltensrichtlinien zur Erhöhung der Reisesicherheit.

„Konkret formulierte Reiserichtlinien sind der Schlüssel zu Kostenkontrolle und Transparenz“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Doch mit zunehmender Komplexität steigt die Gefahr, dass Reiserichtlinien in der Praxis ein Papiertiger bleiben. Die Lösungen von SAP Concur bieten deshalb eine automatisierte Anwendung von Reiserichtlinien, sodass Regelverstöße praktisch ausgeschlossen sind.“