Mileage Service: Entlastung für Geschäftsreisende mit privatem Pkw

Tanken ist in diesem Jahr besonders teuer – eine Belastung für alle, die den privaten Pkw auch für berufliche Fahrten nutzen. So zeigen sich drei Viertel der Deutschen in einer aktuellen SAP-Concur-Studie angesichts der schwankenden Preisentwicklungen besorgt, gerade mit Blick auf die finanzielle Belastung (75 %). 38 % haben aufgrund der hohen Kraftstoffpreise bereits das Verkehrsmittel gewechselt. Doch nicht alle Befragten verändern ihre Mobilitätsroutine: 66 % erwarten etwa Unterstützung vom Gesetzgeber, um ihre gewohnte Pkw-Nutzung beibehalten zu können – privat wie beruflich. Gleichzeitig sehen die Deutschen ihren Arbeitgeber in der Verantwortung. So erwarten ebenfalls zwei Drittel (66 %), dass berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw stärker bezuschusst werden, als es der Gesetzgeber vorgibt, um vor allem Geringverdienende zu entlasten.

Viele Unternehmen möchten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angesichts der angespannten Situation beistehen. Dafür benötigen sie auch geeignete Reisemanagement-Tools, mit denen sich Anpassungen der Kilometerpauschalen steuerlich korrekt abbilden lassen. Der neue Mileage Service in Concur Expense und Concur Request erleichtert nun die Kalkulation (Reiseantrag), Abrechnung und Rückerstattung von dienstlich gefahrenen Kilometern mit dem privaten Pkw. Mit dem integrierten Service erhalten Kunden die Möglichkeit, gesetzliche Kilometerpauschalen abzubilden und diese bedarfsgerecht aufzustocken. Reisende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von der einfachen Erfassung und Berechnung ihrer dienstlich gefahrenen Kilometer über den gesamten Prozess hinweg – vom Reiseantrag bis zur Einreichung der Reisekostenabrechnung. Gleichzeitig haben sie Gewissheit darüber, dass ihre Kilometersätze korrekt und vorschriftsgemäß abgerechnet werden.

Immer aktuell: Automatische Aktualisierung von Pauschbeträgen

Reisekostenpauschalen, wie etwa der Verpflegungsmehraufwand oder die Kilometerpauschalen, sind regelmäßig von Änderungen betroffen. Die gesetzlich vorgegebenen Beträge unterliegen zudem länderspezifischen Eigenheiten. Mit SAP-Concur-Lösungen entfallen aufwendige, komplexe Anpassungsprozesse dank Automatisierung. Innerhalb des neuen Features werden gesetzliche Kilometerpauschalen aus 22 Regionen im System hinterlegt und folgerichtig berechnet. Erhöht der Gesetzgeber in Deutschland beispielsweise die gesetzliche Pauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer, wird diese im System automatisch aktualisiert. Manuelle Aktualisierungen von gesetzlichen Kilometerpauschalen gehören durch die Automatisierung des Prozesses der Vergangenheit an – das wiederum unterstützt die Einhaltung der Compliance.

Flexibler Aufstockung steht nichts im Wege

Mit dem Mileage Service können in Concur Expense unternehmensspezifische Pauschalen (Custom Rates) parallel zu den gesetzlichen Raten hinterlegt werden. Angesichts der schwankenden Spritpreise können Unternehmen insbesondere ihren vielreisenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern unter die Arme greifen und den gesetzlichen Pauschbetrag zusätzlich aufstocken. Auch in der aktuellen Umfrage zeigt sich, dass zwei Drittel der Befragten die aktuelle Kilometerpauschale von 30 Cent nicht mehr für angemessen halten (66 %). Entsprechend erwarten 44 % der Deutschen von ihrem Arbeitgeber sogar, dass er die gesetzliche Kilometerpauschale erhöht, um sie bei ihrer beruflichen Reisetätigkeit mit dem privaten Pkw zu entlasten. Die Tücke steckt allerdings im Detail: So handelt es sich bei den Beträgen, die zusätzlich pro gefahrenem Kilometer abgerechnet werden dürfen, um geldwerte Vorteile, die von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern versteuert werden müssen. Dank einer integrierten Taxability-Lösung wird der zu versteuernde Anteil korrekt berechnet und verbucht. Die Auszahlung über die Gehaltsabrechnung kann so folgerichtig in die Wege geleitet werden.

Der neue Mileage Service ist zusätzlich in Concur Request integriert. Ob gesetzlicher Standard oder individuell – wie beim 2020 vorgestellten Travel Allowance Service werden Pauschbeträge bereits im Reiseantrag berechnet und von dort automatisch in die Reisekostenabrechnung überführt. Die gewonnene Transparenz sorgt für eine verbesserte Kostenkontrolle und Planbarkeit.

Privater Pkw im Fokus?

Zum Schutz vor einer Infektion haben während der COVID-19-Pandemie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Dienstreisen auf ihren privaten Pkw zurückgegriffen. Die schwankenden Kraftstoffpreise haben darauf nur leichte Auswirkungen: In der Umfrage gibt nur gut ein Drittel der Befragten an, das Privatauto aus Kostengründen seltener für berufliche Fahrten zu nutzen (36 %). Mit dem neuen Mileage Service können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre privaten Fahrzeuge mit Leichtigkeit im Tool anlegen, Reiseanträge stellen und Kilometerpauschalen einfach abrechnen. Für die Buchhaltung schafft der Mileage Service durch die automatisierte Bearbeitung von Kilometersätzen mehr Luft für andere drängende Themen. Eine praktische Ergänzung zum Mileage Service bietet Drive. Mit der Lösung können mit dem privaten Pkw gefahrene Kilometer genau erfasst und via Concur Expense in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden. Damit werden tatsächlich gefahrene Kilometer exakt abgebildet – beispielsweise auch, wenn kurzfristig ein Stau umfahren werden muss.

„Die hohen Kraftstoffpreise haben die überfällige Diskussion zum Umgang mit beruflich gefahrenen Kilometern erneut angestoßen. Weitere Preisschwankungen und neue Regulierungen rund um Mitarbeitermobilität sind zu erwarten“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE für SAP-Concur-Lösungen. „Intelligente, innovative und agile Reisemanagement-Tools sind jetzt ausschlaggebend, um schnell und unkompliziert auf gesellschaftliche und gesetzliche Veränderungen reagieren zu können. Gleichzeitig sorgen sie für Transparenz und helfen Unternehmen, nicht in die Kostenfalle zu treten. Geschäftsreisende können zudem in schwierigen Zeiten entlastet und die Mitarbeiterzufriedenheit langfristig sichergestellt werden.“

Erfahren Sie hier mehr über die automatisierte Reisekostenabrechnung mit SAP-Concur-Lösungen.