Mit Automatisierung zur besten Geschäftsreise-Option

Ein automatisiertes Ausgabenmanagement unterstützt Unternehmen beim Management ihrer Geschäftsreiseausgaben, unabhängig davon, ob es sich um Straßen-, Bahn- oder Flugreisen handelt. Und das ist auch notwendig, denn die Reisetätigkeit nimmt zu und die Anforderungen der Mitarbeitenden steigen.

Untersuchungen zufolge stiegen die Ausgaben für Reisen und Ausgaben (T&E) zwischen dem ersten und vierten Quartal 2022 um 178 %, was vor allem auf die Rückkehr von persönlichen Geschäftstreffen, Konferenzen, Messen und allgemeinen Reisen zurückzuführen ist.

Wie managen Sie Ihre Geschäftsreisen?

Lassen Sie uns also einen Blick darauf werfen, wie eine automatisierte Ausgabenmanagementplattform

• den Buchungsprozess rationalisiert
• die Durchsetzung von Reiserichtlinien für Mitarbeiterreisen und
• die automatisierte Reisekostenabrechnung verbessert
• Änderungen an Geschäftsreiseplänen erleichtert.

Angesichts der steigenden Inflation und immer höherer Kosten reicht das Budget vermutlich kaum, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Plätzen in der ersten Klasse und großzügigen Essenszuschüssen auszustatten. Mit den richtigen Reisebuchungslösungen können Sie ihnen allerdings zwei wichtige Reisebegleiter mitgeben: Autonomie und Kontrolle.

Warum werden die Ausgaben für Geschäftsreisen immer komplexer?

Im Vergleich zu früheren Jahren stellen Arbeitnehmerinnen und -nehmer heute eine Reihe neuer Anforderungen an ihr Unternehmen, wenn sie beruflich reisen.

• Nachhaltigkeit: Können die Mitarbeitenden ihren CO2-Fußabdruck verfolgen und überwachen?
• Sicherheit: Wird die Sorgfaltspflicht garantiert, um die Mitarbeitenden vor Schäden zu schützen?
• Verwaltung: Können Sie veränderte Reiserouten an einem leicht zugänglichen Ort einsehen?
• Sichtbarkeit: Können Sie alle geschäftsreisebezogenen Ausgaben einsehen, unabhängig davon, wo und wann sie gebucht wurden?
• Kontrolle: Können Ihre Mitarbeitenden die besten Entscheidungen treffen, je nachdem, was sie selbst bevorzugen und was das Beste für das Unternehmen ist?

Wie können Sie die Reisekostenabrechnung automatisieren?

Welches Verkehrsmittel für eine Geschäftsreise am besten geeignet ist, hängt von Faktoren wie Entfernung, Zeitaufwand, Komfort, Kosten und persönlichen Vorlieben ab. Schauen wir uns die einzelnen Reisearten und die entsprechenden Reisebuchungslösungen an.

Die Vor- und Nachteile von Reisen mit dem Auto

Viele Mitarbeitenden bevorzugen das Auto für Geschäftsreisen, insbesondere für kürzere Strecken. Bei Reisen mit dem Auto, sei es mit dem Privat- oder Firmenwagen oder mit einem Mietwagen, kann man seinen Zeitplan und sein Tempo selbst bestimmen. Man kann mehrere Ziele miteinander verbinden und mehr Gepäck mitnehmen. Taxis bieten eine flexible, spontane Möglichkeit, ohne große Vorausplanung von A nach B zu gelangen.

Der Nachteil einer Autoreise ist, dass sie bei großen Entfernungen oder bei Verzögerungen zeitaufwändig sein kann. Außerdem fallen zusätzliche Kosten an, etwa für:

• Kraftstoff
• Mautgebühren
• Parkgebühren
• Wartung des Fahrzeugs

Mit Privat- und Firmenwagen

Concur Drive bietet Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung der Kilometererstattung innerhalb der mobilen SAP-Concur-App. Die App erfasst automatisch die tatsächlich zurückgelegte Strecke, um die Ausgaben für die Fahrten zu kontrollieren und die Genauigkeit bei der Einreichung der Kilometerabrechnung zu gewährleisten.

Mit dem Mietwagen

Die SAP-Concur-Plattform ist mit verschiedenen Geschäftsreiseanbietern verknüpft, darunter auch Autovermietungen. So lassen sich Mietwagen anhand von Kriterien wie Reisedaten und Standort suchen, vergleichen und buchen.

Mit dem Taxi

Verwenden Sie die SAP-Concur-Mobile App, um Fotos von Taxiquittungen zu machen, die dann automatisch hochgeladen und im System gespeichert werden. Das System definiert Taxirichtlinien und achtet auf ihre Einhaltung. Gleichzeitig ist es mit beliebten Taxidiensten wie Uber und Lyft integriert, so dass Reisende Fahrten direkt über die Plattform buchen können.

Die Vor- und Nachteile von Bahnreisen

Die Bahn ist eine schnelle, bequeme und nachhaltige Art zu reisen, auch wenn sie an Start und Ziel mit zusätzlichen Mietwagen- oder Taxifahrten verbunden sein kann. Sie eignet sich am besten für mittlere Entfernungen und bietet Annehmlichkeiten wie WLAN, Steckdosen und Arbeitsbereichen, die Geschäftsreisenden das Leben erleichtern. Nachteilig ist, dass Bahnreisen langsamer sein können als Flugreisen, insbesondere bei längeren Strecken. Zu den weiteren Nachteilen gehören:

• Verfügbarkeit und Häufigkeit von Zugverbindungen können je nach Region variieren
• Die Fahrpreise können während der Hauptverkehrszeiten steigen.
• Hochgeschwindigkeitszüge können sehr viel teurer sein
• Erstattungsbedingungen und Flexibilität der Fahrkarten können variieren

Sie können direkt über die SAP-Concur-Plattform nach verfügbaren Zugverbindungen suchen, Preise vergleichen und Buchungen vornehmen. Sie kann so konfiguriert werden, dass Ausgaben anhand vordefinierter Regeln überprüft werden, z. B. anhand von Beschränkungen für Geschäftsreiseklassen oder maximal zulässigen Fahrpreisen. Außerdem können Sie mit der SAP-Concur-Mobile App ganz einfach Quittungen für Bahntickets erfassen und der Reisekostenabrechnung beifügen. 

Die Vor- und Nachteile von Flugreisen

Das Flugzeug ist in der Regel das schnellste Verkehrsmittel für lange Strecken und für Geschäftsreisen, die eine schnelle Ankunft erfordern. Flughäfen sind in der Regel gut angebunden und bieten Annehmlichkeiten für Geschäftsreisende, wie Lounges und Wi-Fi.

Es ist wichtig, auch die Nachteile von Flugreisen zu bedenken, darunter:

• Sehr teuer, wenn man in letzter Minute oder zu den Hauptreisezeiten bucht
• Verspätungen, Sicherheitsprozeduren und mögliche Zwischenlandungen können Ihren Zeitplan beeinträchtigen
• Schwierige Erreichbarkeit kleinerer Städte oder abgelegener Gebiete

Mit Concur Travel können Sie nach Flügen suchen, Preise vergleichen und die am besten geeigneten Optionen auf der Grundlage Ihrer Reisepräferenzen und Unternehmensrichtlinien auswählen. Die Plattform enthält Funktionen zur Bewertung Ihrer Umweltauswirkungen, z. B. Daten zum CO2-Ausstoß von Flügen, und bietet Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln.

Zukunftsorientiertes Geschäftsreisen mit SAP Concur-Lösungen

Die automatisierte Reisekostenabrechnung ermöglicht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die für sie richtige Entscheidung zu treffen. Egal, ob sie mit dem Auto, der Bahn oder dem Flugzeug unterwegs sind – jede dieser Reiseformen bringt ihre eigenen Herausforderungen und Vorteile mit sich.

Mit der Automatisierung von Geschäftsreisen können Sie Ihre Mitarbeitenden mit allem ausstatten, was sie brauchen, um die besten Entscheidungen für Geschäftsreisen im Hinblick auf ihre eigenen Effizienz-, Sicherheits- und Nachhaltigkeitsziele zu treffen. Dabei können Sie sich darauf verlassen, dass die von ihnen getroffenen Ausgabenentscheidungen auch die besten für Ihr Unternehmen sind. Das Ergebnis sind sicherere und zufriedene Reisende, bei denen die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass sie zu einem anderen Arbeitgeber abwandern.

Was sind die Vorteile einer automatisierten Reisekostenabrechnung?

Mit der mobilen SAP-Concur-App können Sie Geschäftsreisen schnell, einfach und von unterwegs aus verwalten.

• Mit Concur Travel können Sie nach Flügen suchen, Preise vergleichen und die am besten geeigneten Optionen auf der Grundlage Ihrer Reisepräferenzen und -richtlinien auswählen.
• Concur Drive ermöglicht Ihnen die automatische Verwaltung der Kilometerrückerstattung.
• Im App-Center finden Sie unsere Anbieter für Geschäftsreisen.
• Intelligente, integrierte Compliance-Tools sorgen dafür, dass sich Ihre Mitarbeitenden an die Richtlinien halten.
• Concur TripLink und TripItPro unterstützen Sie bei der Einhaltung Ihrer Sorgfaltspflicht, indem sie Ihnen Transparenz und Kontrolle über Ihre Reiserouten ermöglichen.
• Mit Concur Request können Sie Genehmigungen vor Reiseantritt vereinfachen.
• Mit Business-Intelligence-Tools können Sie umfassende Berichte über Geschäftsreisekosten erstellen.

Übrigens: Mithilfe unserer Demo können Sie Concur Travel in Aktion sehen!