Mobilitätsbudget: Technische Umsetzung mit Lösungen von SAP Concur

In Deutschland wünschen sich laut aktuellen Studienergebnissen von SAP Concur bereits 40 % der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein individuelles Mobilitätsbudget, mit dem sie Mobilitätsdienste flexibel für private Fahrten nutzen können. Das Arval Mobility Observatory Fleet Barometer zeigt, dass in europäischen Ländern immer mehr Unternehmen solche Mobilitätsbudgets einführen. Obwohl der Dienstwagen in Deutschland weiterhin eine hohe Relevanz hat und sogar 94 % der Unternehmen angeben, dass ihr Fuhrpark in den nächsten drei Jahren stabil bleiben oder wachsen wird, denken auch hierzulande viele Unternehmen über alternative Mobilitätslösungen nach. Das Mobilitätsbudget ist mit Blick auf die Planungen für die nächsten drei Jahre hoch im Kurs.

Warum sollten Unternehmen ein Mobilitätsbudget einführen?

Für die Einführung eines Mobilitätsbudgets als zusätzliche Option zu bestehenden Mobilitätsbenefits gibt es mehr als einen guten Grund: Mitarbeitende, die bislang keinen Dienstwagen haben oder haben wollen, können frei über ihr Budget verfügen und so genau das Verkehrsmittel wählen, das ihre Bedürfnisse am besten erfüllt. Anstelle des Pkws wird so auch öfter auf umweltfreundliche Verkehrsmittel zurückgegriffen. Moderne Konzepte wie das Mobilitätsbudget und entsprechende Tools zur Abwicklung steigern die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden sowie die Attraktivität des Arbeitgebers – vor allem bei jungen Talenten und Bewerbern.

Nach erfolgreichen Pilotprojekten hat das Softwareunternehmen SAP daher zum 1. April 2023 das Mobilitätsbudget „Flexible Mobility“ mit Lösungen von SAP Concur für Mitarbeitende in Deutschland eingeführt.

Wie funktioniert das Mobilitätsbudget?

Wenn sich Mitarbeitende für ein Mobilitätsbudget als Alternative zum Dienstwagen entscheiden, erhalten sie bei SAP ein festes monatliches Budget, das sie für private Mobilität nutzen können. Ebenso wie bei Spesen und Reisekosten gehen Mitarbeitende erst einmal in Vorleistung und kaufen zum Beispiel ein Bahnticket direkt beim Verkehrsunternehmen. Mit dem entsprechenden Beleg können sie die Kosten dann beim Arbeitgeber einreichen, bis ihr individuelles Mobilitätsbudget ausgeschöpft ist. Im Gegensatz zu Ausgaben für Geschäftsreisen, können bei SAP im Rahmen des Mobilitätsbudgets aber auch Tickets für Familienmitglieder (im gleichen Haushalt lebende Personen) gekauft werden. Tickets für den Nahverkehr sind hierbei sogar steuerfrei, andere Mobilitätsservices müssen hingegen als geldwerte Vorteile versteuert werden. Welche Verkehrsmittel abgerechnet werden können, ist stets an die internen Mobilitätsrichtlinien gebunden. Bei SAP können Mitarbeitende ihr individuelles Budget sowohl für öffentliche Nahverkehrsmittel, nationale und internationale Bahnreisen als auch Mietwagen oder -fahrräder nutzen. Selbst Reparaturen des eigenen Fahrrads sind von dem Budget abgedeckt.

Wie läuft die Umsetzung des Mobilitätsbudgets mit SAP-Concur-Lösungen?

Damit die gesamte Abwicklung des Mobilitätsbudgets reibungslos verläuft, greift SAP auf hauseigene Lösungen von SAP Concur zurück. Für Mitarbeitende wird das Einreichen von Belegen dadurch spielend einfach und Unternehmensverantwortliche erhalten umfassende Daten zur Verwaltung des Mobilitätsbudgets.

• Concur Expense: Mit der Lösung Concur Expense können Mitarbeiterausgaben schnell und einfach abgerechnet werden. Auch beim Mobilitätsbudget dient die Software zur korrekten und automatisierten Abrechnung der privaten Ausgaben gegen den individuellen Budgetrahmen. In Concur Expense lassen sich auch die unternehmensinternen Mobilitätsrichtlinien hinterlegen. Mitarbeitende wissen daher bei der Abrechnung genau, welche Verkehrsmittel durch das Mobilitätsbudget abgedeckt werden und können die entsprechenden Ausgabentypen selbst auswählen.
   
• ExpenseIt: Mit ExpenseIt lassen sich Belege einfach mit dem Smartphone abfotografieren, auslesen und via Concur Expense fließen alle Belegdaten direkt in die Abrechnung. Zettelwirtschaft und Chaos gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen behalten Mitarbeitende den Überblick über ihre Ausgaben und können ihre Budgets besser verwalten.
   
• Budget: Über Budget können Mitarbeitende jederzeit einsehen, welche Ausgaben sie schon getätigt haben und wie viel Restbudget ihnen noch zur Verfügung steht. Darüber hinaus dient das Tool auch den zuständigen internen Teams dazu, die Budgets zu verwalten, zuzuteilen und zu prüfen. Im Zuge dessen können Administratorinnen und Administratoren auch individuelle Budgets für alle berechtigten Mitarbeitenden festsetzen.

Alle Unternehmen, die Concur Expense, ExpenseIt und Budget bereits nutzen, können damit schon jetzt ein Mobilitätsbudget abbilden. Unternehmen, die bisher noch keine Lösungen von SAP Concur nutzen oder nur einen Teil der empfohlenen Anwendungen implementiert haben, können für ein modernes Mobilitätsmanagement ihre Lösung ergänzen. Unternehmen schaffen zusätzliche Synergieeffekte, wenn die Lösungen nicht nur zur Verwaltung des Mobilitätsbudgets, sondern auch für das Geschäftsreisemanagement genutzt werden. Die gesamte Mitarbeitermobilität aus einer Hand: Die Arbeitnehmenden können private und berufliche Mobilität über eine IT-Lösung abwickeln und Unternehmen reduzieren den administrativen Aufwand. Unterschiedliche Ausgabe-Typen können dann in der SAP Concur mobile App per Dropdown-Menü entweder Geschäftsreisen oder privaten Fahrten zugeordnet werden und so korrekt verbucht werden.

SAP Concur unterstützt bei der erfolgreichen unternehmensweiten Einführung – von der Abrechnung bis zur Verwaltung. Hier finden Sie mehr Informationen zum Mobilitätsbudget.