Mobilitätsbudget: Basics zu rechtlichen und steuerlichen Regelungen

Ob E-Roller, E- und Wasserstoffahrzeuge, Carsharing oder Ridehailing, worunter Taxi-Alternativen wie Uber und Moia fallen: Mobilität ist dauerhaft im Wandel. Mit dem 49-Euro-Ticket für Bus und Bahn im ÖPNV und Regionalverkehr ist eine weitere Möglichkeit für kostengünstige und nachhaltige Fortbewegung hinzugekommen. Ein Zugang zur tatsächlichen Vielfalt der Fortbewegungsmittel kann ein Mobilitätsbudget sein, das immer mehr Unternehmen in Deutschland für ihre Mitarbeitenden in Betracht ziehen. Ein Mobilitätsbudget wirkt sich in mehreren Bereichen positiv aus:

Ein Mobilitätsbudget ist für viele Mitarbeitende eine gern gesehene Alternative zum Dienstwagen. Es kann bereits mit kleinen monatlichen Summen vom Arbeitgeber gewährt werden. Ebenso wie der Dienstwagen kann auch das Mobilitätsbudget für privat zurückgelegte Wege genutzt werden. Dabei können Mitarbeitende je nach Unternehmensrichtlinie die Mobilitätsdienste auch mit Personen ihres eigenen Haushalts nutzen. Unternehmen fördern damit nicht nur den Wechsel auf alternative, emissionsärmere Verkehrsmittel, sondern bieten Mitarbeitenden auch einen Mitarbeitervorteil, der den Geldbeutel schont.

Dieser Benefit kann allerdings je nach Verkehrsmittelwahl und gewährten Guthaben größer oder kleiner ausfallen.

Wie funktioniert das Konzept Mobilitätsbudget?

U-Bahn, Dienstrad oder aufgrund eines Streiks und Regens heute ein paar Euro mehr für Carsharing ausgeben? Mit einem Mobilitätsbudget können Mitarbeitende verschiedene Fortbewegungsmittel für ihren Arbeitsweg nutzen. Bieten Unternehmen ihnen ein Mobilitätsbudget – also einen festen monatlichen Betrag für diverse Transportmittel – können sie ihr Verkehrsmittel spontan nach ihren aktuellen Bedürfnissen auswählen. Das sogenannte Flex Commuting – die Möglichkeit den Arbeitsweg mit verschiedensten Verkehrsmitteln zu bestreiten – kann sich auch positiv auf die CO2-Emissionen eines Unternehmens auswirken. Eine solche Flex-Lösung steigert außerdem die Mitarbeiterzufriedenheit, die in Zeiten von Fachkräftemangel und Inflation eine besonders große Rolle spielt.

SAP zum Beispiel stellt bereits seit 2020 im Rahmen von Pilotprojekten flexible Mobilitätsangebote zur Verfügung. Seit April 2023 bietet SAP seinen Mitarbeitenden in Deutschland unter Verwendung der hauseigenen Lösungen von SAP Concur neben einem Dienstwagen oder einer BahnCard 100 auch ein Mobilitätsbudget.

Angesichts des fortschreitenden Klimawandels und des zunehmend vielfältigeren Mobilitätsangebots überrascht es nicht, dass immer mehr Mitarbeitende alternative Fortbewegungsformen zu ihrem Arbeitsplatz in Anspruch nehmen. Beim Thema Mobilität manifestieren sich mehrere Trends: zu mehr nachhaltiger Energie, zu mehr Kreislaufwirtschaft und zu einer gesünderen Lebensweise mit mehr Bewegung. Dazu kommt der Trend „Everything-as-a-Service“ – der Wunsch, Produkte zu leihen beziehungsweise auf Abo-Basis zu beziehen statt sie zu besitzen.

Rechtliche und steuerliche Infos zum Mobilitätsbudget

Damit die Mitarbeitenden den bestmöglichen finanziellen Vorteil eines Mobilitätsbudgets genießen, sollten HR- und Finanzverantwortliche die rechtlichen und steuerlichen Vorgaben genau kennen und prüfen. Hier empfiehlt es sich – wie etwa beim Thema papierlose Reisekostenabrechnung – einen internen oder externen Steuerexperten zu Rate zu ziehen. Während es bei der Nutzung eines Dienstwagens in Deutschland das sogenannte Dienstwagenprivileg gibt, wird es beim Mobilitätsbudget schon etwas komplexer. Beim Dienstwagen wird der geldwerte Vorteil einer privaten Nutzung mit der 1-Prozent-Regelung oder per Fahrtenbuch-Dokumentation versteuert. Das Mobilitätsbudget kann auf unterschiedliche Weise steuerlich behandelt werden. Ob und wie Arbeitnehmende es versteuern müssen, hängt von der Art des Vorteils ab. Fließt es in private ÖPNV-Fahrten, ist es meist steuerfrei, finanziert es andere private Zwecke wie Car-Sharing, wird es versteuert. Es muss dann allerdings zusätzlich zum Lohn gezahlt werden.

Mitarbeiter-Benefit: Mobilitätsangebote, die überzeugen

Klingt immer noch aufwändig und kompliziert? Für die Etablierung, Abrechnung und laufende Verwaltung gibt es heute ausreichend Support und nützliche Werkzeuge. Digitale Tools und praktische Apps können helfen, den Durchblick durch den Steuer- und Regularien-Dschungel zu bewahren. Die SAP-Concur-Lösungen helfen Unternehmen und Mitarbeitenden das Mobilitätsbudget einfach, transparent und korrekt abzurechnen und zu verwalten: Mithilfe von Concur Expense können die erfassten Belege mit wenigen Klicks einer Abrechnung hinzugefügt und an die Buchhaltung übermittelt werden. Noch Papierfahrkarten gezogen? Mit ExpenseIt können Mitarbeitende ihre Papierbelege schnell mit dem Smartphone erfassen. Wie auch bei Spesen und Reisekosten werden die privaten Ausgaben für die diversen Transportmittel entsprechend des individuellen Budgetrahmens verrechnet und an den Mitarbeitenden erstattet. Und mit Concur Benefits Assurance by Blue dot profitieren Sie von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, um lohnsteuerpflichtige Vorteile an Mitarbeiter automatisiert nachzuverfolgen, zu melden und zu berechnen.

Mehr erfahren Sie auf unserer Themen-Seite zum Mobilitätsbudget.

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