Packliste für Geschäftsreisen: Koffer packen für Business Trips

Gute Planung ist alles – wer beim Koffer packen mit einer Liste arbeitet, kann wichtige Dinge nicht vergessen. Ganz besonders helfen solche Packlisten bei Geschäftsreisen, denn der Trip ist meist eng getaktet, Fehlendes lässt sich nicht mal eben nachkaufen. Wie eine Packliste für Ihre Dienstreise aussehen kann und wie Sie sowohl für kurze als auch lange Trips gut gerüstet sind, erfahren Sie hier.

Reise-Dokumente, Persönliches und Arbeitsgeräte

Für einen besseren Überblick teilen Sie Ihre Packliste am besten in verschiedene Bereiche ein. Mit Dienstreise-Packlisten verhält es sich wie mit To do-Listen – ohne Struktur und Priorisierung können sie schnell ihren Sinn verfehlen. Das ist auch der Grund, weshalb Packlisten-Vorlagen nicht für alle geeignet sind, in der Flut der wahllos aufgelisteten Gegenstände kann Wichtiges untergehen. Für eine individuelle Packliste beginnen Sie am besten bei den absolut unverzichtbaren Dingen. Dies sind natürlich alle Reisedokumente, persönliche Dinge wie Medikamente und alle Arbeitsgeräte.

Gehen Sie dabei immer auf Nummer sicher, laden Sie alle Geräte noch zuhause auf, auch die Fernbedienung für Ihre Präsentation. Kopieren Sie wichtige Dokumente und stecken Sie die Kopien in eine andere Tasche als das Original. Ebenfalls auf die Packliste für Ihren Business-Trip gehört alles, was Sie für guten Schlaf brauchen, also ggf. Dinge wie Ohrstöpsel und Schlafbrille. Schließlich wollen Sie ausgeruht zu Ihren Meetings erscheinen.

Business Trip: packen für wenige Tage bis zu einer Woche

Packlisten für eine Geschäftsreise von zwei Tagen oder einer Woche unterscheiden sich abgesehen von Ihrer Wechselwäsche nicht wesentlich. Denn für Ihre Termine müssen Sie in jedem Fall gut gerüstet sein. Am besten lassen Sie sich auf Ihrer Reise von digitalen Dienstreise-Tools unterstützen, dazu finden Sie am Ende dieses Textes einige wertvolle Hinweise. Zuvor hier unsere Tipps für eine Packliste für Ihre Geschäftsreise von 2 Tagen, 3 Tagen oder auch etwas mehr.

Unsere Checkliste für eine Geschäftsreise ohne Überraschungen

• Reise-Dokumente: Legen Sie alle benötigten Dokumente wie Tickets, Reiserouten etc. rechtzeitig parat, prüfen Sie sie auf Vollständigkeit. Auch eine Liste von relevanten Notfallnummern z. B. für einen Kreditkarten-Sperrdienst oder die entsprechenden Ansprechpartnerinnen und -partner in Ihrem Unternehmen gehören dazu.
• Täglich notwendiger, persönlicher Bedarf: Neben Medikamenten zählen dazu auch die richtigen Brillen oder Kontaktlinsen inklusive Pflegemittel und Wohlfühlaccessoires wie ein Halstuch gegen Zugluft oder eine Schlafbrille.
• Ein Notfallpackage: Dazu gehören nicht nur Klassiker wie Heftpflaster und Kopfschmerztabletten, sondern auch Dinge wie Nadel und Faden, um einen Knopf anzunähen, Blasenpflaster (neue Lederschuhe!), Ersatzfeinstrumpfhosen und ein passendes Ersatzhemd, bzw. eine Ersatzbluse.
• Arbeitsmaterial und -geräte: Zu ihren Unterlagen und dem Laptop kommen hier alle notwendigen Ladegeräte, eine Powerbank, Fernbedienung, Kopfhörer und Adapter. Verlassen Sie sich nicht auf die technischen Gegebenheiten vor Ort, ein Plan B schadet nie.
• Toilettenartikel und Bekleidung: Anders als bei privaten Reisen gehört auf Ihre Business-Trip-Packliste alles Notwendige, was Ihren perfekten Eindruck sicherstellt. Frauen packen am besten bewährte und keine neuen Kosmetikprodukte ein (Allergien!), gleiches gilt für alle Geschlechter bei der Kleidung. Wählen Sie Bewährtes, in dem Sie sich wohlfühlen. Und natürlich kommt keine Reise-Checkliste ohne Schlafbekleidung und leichte Bade- oder Hausschlappen aus!

Geschäftsreisen nach Übersee – Besonderheiten bei Flugreisen

Die Checkliste für eine Flugreise muss um einige Dinge erweitert werden, ebenso wie die Packliste für eine Geschäftsreise, die eine Woche oder länger dauert. Nehmen wir einmal an, Sie planen eine Geschäftsreise in die USA. Zu Ihren Reisedokumenten muss dann ein elektronisch lesbarer biometrischer Reisepass (ePass) vorliegen, der noch mindestens 6 Monate lang gültig ist. Zudem brauchen Sie in den meisten Fällen eine ESTA-Reisegenehmigung (andernfalls ein Visum). ESTA muss spätestens 72 Stunden vor dem Abflug beantragt werden.

Zum Telefonieren empfiehlt sich eine USA SIM-Karte, um Ihre Geräte an die Steckdosen anschließen zu können, benötigen Sie einen Adapter. All diese Dinge sind unverzichtbar für Ihre Reise und sollten rechtzeitig geplant und beim Einpacken keinesfalls vergessen werden. Hinzu kommen Flugreise-Basics wie ein Nackenkissen und ggf. Reisekaugummis gegen Übelkeit beim Flug. Packen Sie Ihr Handgepäck so, dass Sie notfalls ausgestattet sind, falls ihr Koffer länger unterwegs sein sollte – also mit einem kleinen Hygiene-Set und der wichtigsten Wechselbekleidung. Achten Sie dabei auf die strengen Sicherheitsbestimmungen, z. B. in Bezug auf das Maniküre-Set oder Rasierklingen.

Ist eine sorgfältig erstellte Packliste für eine Geschäftsreise nach Amerika schon äußerst wichtig, kann es bei anderen außereuropäischen Destinationen noch komplexer werden. Für eine Geschäftsreise nach Afrika sollten Sie etwa zusätzlich zu dem noch mindestens 6 Monate gültigen Reisepass und anderen genannten Dingen an Ihren Impfpass zur Dokumentation der notwendigen Impfungen sowie ausreichend Mücken- und Regenschutz denken. Eine Taschenlampe rüstet Sie vor kurzfristigen Stromausfällen, die in vielen afrikanischen Ländern nicht unüblich sind (und schont damit den Smartphone-Akku).

Hilfreiche Reise-Tools: Geschäftsreisemanagement Software

Ganz gleich, ob Sie oft geschäftlich unterwegs sind oder Ihren ersten Business-Trip planen – haben Sie Ihre Geschäftsreise-Packliste erstellt, ist es Zeit, mit Ihrem ganz persönlichen virtuellen Reiseassistenten zusammenzuarbeiten. Eine gute Geschäftsreisemanagement-Software wie die SAP-Concur-Lösungen kann nicht nur die Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung Ihrer Geschäftsreise erheblich vereinfachen und automatisieren.

Die App TripIt Pro sammelt darüber hinaus alle Reiseinformationen und informiert Sie unterwegs auf Wunsch über Gate-Changes, Zug- und Flugverspätungen und vieles mehr. Mit einer digitalen Begleitung durch hilfreiche Apps für Geschäftsreisen und Business Trips und können Sie wertvolle Sicherheitshinweise, Echtzeit-Informationen zu Streiks o.ä. und Wetterdaten zu Ihrer Destination erhalten. Geschäftsreisende haben damit die Möglichkeit, jederzeit von überall auf wichtige Daten zugreifen, die einen Business-Trip sicherer, planbarer und am Ende auch erfolgreicher machen. So können Sie Ihre Reiseaktivitäten von Anfang an gut organisieren und entspannt und stressfrei Ihre Geschäftsreise absolvieren.