11 Fragen an potenzielle neue Partner im Geschäftsreisemanagement

Effizienzsteigerung und Kostensenkung sind in der aktuellen Wirtschaftslage die wichtigsten Ziele für Unternehmen. Das Geschäftsreisemanagement ist dabei ein Bereich mit großem Potenzial, wird aber häufig noch vernachlässigt. Gerade in der IT-Abteilung können digitale Lösungen wie Concur Travel & Expense zu echten Effizienztreibern werden: Stellen Sie sich vor, Ihr IT-Team käme nach einer längeren Mittagspause zurück und hätte keine verpassten Anrufe oder offenen Tickets, weil etwas mit dem Reisemanagement-Tool nicht funktioniert. IT-Fachkräfte könnten sich dann auf strategischere Aufgaben konzentrieren, statt ständig kleine Brände zu löschen und technische Probleme zu lösen.

Überholte IT-Lösungen hemmen Effizienz und Fortschritt

Viele Unternehmen nutzen bereits Softwarelösungen wie Concur Travel & Expense für das Geschäftsreisemanagement, um Buchungen und Abrechnungen zu erleichtern und die Rückerstattung der Kosten zu beschleunigen. In den letzten Jahren hat sich das Reisekostenmanagement enorm weiterentwickelt, insbesondere im Hinblick auf hybride Arbeitsmodelle und der Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Was in der Vergangenheit für Unternehmen funktionierte, kann heute nicht mehr ihren Bedürfnissen entsprechen – ohne dass sie sich dessen überhaupt bewusst sind. Potenziale durch moderne Technologien wie KI und maschinelles Lernen bleiben dadurch ungenutzt.

IT-Teams müssen mit Finanz- und Geschäftsreiseverantwortlichen zusammenarbeiten, um die bestmögliche Lösung für ihr Unternehmen und die Mitarbeitenden zu finden. Dabei gibt es mehrere Bereiche, die sie berücksichtigen müssen, um abwägen zu können, ob eine neue Lösung in die Strategie ihres Unternehmens passt. Die Auswahl beginnt damit, die richtigen Fragen zu stellen.

Diese Fragen sollten Sie neuen Partnern im Reisekostenmanagement stellen

1. Wie werden Belege erfasst und in Ausgabenelemente umgewandelt?

Neben der optischen Zeichenerkennung (z. B. auf Quittungen) sollte die Lösung auch Instrumente wie KI und maschinelles Lernen verwenden. Diese können relevante Informationen aus verschiedenen Datenquellen wie E-Mails oder Konten automatisch erfassen, kategorisieren und Ausgabenberichte ausfüllen. Darüber hinaus kann KI Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, entlasten, indem sie Ausgaben in verschiedenen Währungen und Sprachen sowie regulatorische und steuerliche Aspekte berücksichtigt.

2. Wie lange dauert es, die Lösung zu implementieren und Anwendende einzuarbeiten?

Ein neues Tool erfordert Schulungen und Trainings, um nachhaltig zu funktionieren. Dennoch sollte der Einarbeitungsprozess für alle Beteiligten schnell und einfach ablaufen und interne Teams nicht zusätzlich belasten. Administratoren und Führungskräfte wünschen sich simple, schnelle Lösungen, die ab dem ersten Tag etwas bewirken. Mitarbeitende bevorzugen übersichtliche Nutzeroberflächen, eine intuitive Bedienung und Anleitungen während der Nutzung. Eine Lösung, die Mitarbeitende je nach Bedarf und Rolle Schritt für Schritt begleitet treibt nicht nur die Effizienz, sondern verringert gleichzeitig auch den Druck auf IT-Teams.

3. In welche Systeme kann die Lösung integriert werden, damit Daten über die Reisekostenabrechnung z. B. in das ERP- oder Finanzsystem eingespeist werden können?

Unternehmen benötigen Lösungen, die sich in ihre eigenen Systeme integrieren lassen, darunter ERP-, Kreditorenbuchhaltungs-, Personalwesen- und CRM-Systeme. Ein idealer Anbieter für das Reisekostenmanagement sollte darüber hinaus Zugang zu einem breiten Partner-Ökosystem bieten, um sich mit verwandten Reise-, Verbraucher- und Unternehmensanwendungen zu verbinden. Ein Ökosystem, das sowohl interne Systeme als auch Systeme von Drittanbietern umfasst, beschleunigt den Prozessdurchlauf für Mitarbeitende. So können beispielsweise alle Daten an einem Ort miteinander verknüpft werden und sie müssen nicht länger verschiedene Berichte und Dashboards durchsuchen.

4. Können Reiseanträge und Ausgaben von jedem Gerät aus eingereicht, geprüft und genehmigt werden?

Geschäftsreisen von mobilen Endgeräten zu buchen und Ausgaben einzureichen ist längst kein „nice to have“ mehr. Reisende möchten ihre Belege fotografieren, den Kilometerstand ihres Dienstwagens für eine sofortige Abrechnung erfassen, Reiserouten überprüfen und Berichte von unterwegs genehmigen lassen können. Eine intuitive Erfahrung mit In-App-Anleitungen ist dabei von entscheidender Bedeutung.

5. Kann die Lösung Daten aus Buchungen erfassen, die nicht über das Buchungstool oder die Travel Manager getätigt wurden?

Die Lösung für das Reisekostenmanagement sollte in der Lage sein, alle Buchungen zu erfassen – unabhängig von der Buchungsplattform. Denn Finanzteams und Travel Manager benötigen eine ganzheitliche Sicht auf Reisebuchungen, um Kosten kontrollieren und ihrer Fürsorgepflicht nachkommen zu können. Eine Plattform, die diese Informationen zur Verfügung stellt, ist dafür Voraussetzung.

6. Ist die Lösung in Anwendungen von Drittanbietern integriert, die automatisch Fehler identifizieren und bei der Mehrwertsteuerrückerstattung helfen?

Viele Ausgaben erfüllen aufgrund falscher Angaben oder fehlender Daten nicht die Anforderungen, um die Mehrwertsteuer zurückfordern zu können. Falsche oder unvollständige Anträge können potenzielle Risiken darstellen und zu einer Prüfung durch die Steuerbehörde führen. Um diese Probleme zu lösen, arbeiten viele Geschäftsreisemanagement-Anbieter mit externen Partnern zusammen, um auch eine Komplettlösung zur Steueroptimierung anbieten zu können.

7. Wie unterstützt die Lösung Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeitsziele?

Die Möglichkeit, von überall zu arbeiten hat Geschäftsreisen stark verändert. Finanzverantwortliche und Travel Manager benötigen eine maßgeschneiderte Lösung, die Unternehmensrichtlinien, Präferenzen der Mitarbeitenden und Nachhaltigkeitsziele in Einklang bringt und dynamische Änderungen der Richtlinien schnell in den gesamten Geschäftsreiseprozess integriert. So muss beispielsweise die Benutzeroberfläche schnell angepasst werden können.

8. Wie wird das Reporting vereinfacht? Welche Dashboards und Berichtsvorlagen sind in der Lösung enthalten? Können sie angepasst werden?

Reisekostenmanagement ist komplex und Unternehmen suchen intelligente Lösungen, die ihre Anforderungen an die Datenverarbeitung erfüllen. Ein neuer Anbieter sollte in der Lage sein, mit seiner Lösung Ausgabendaten schnell und genau zu erfassen und diese Daten in vorkonfigurierten sowie benutzerdefinierten Berichtsoptionen darzustellen. Berichte und Dashboards helfen Verantwortlichen, Ausgabenmuster zu verstehen und zu kontrollieren. So können sie ihre Reiserichtlinie dynamisch anpassen und kosteneffizienter gestalten.

9. Wie kann die Lösung dabei helfen, Betrugsfälle zu reduzieren und dafür sorgen, dass Unternehmensrichtlinien sowie gesetzliche Vorschriften eingehalten werden

Die neusten Betrugsschutzfunktionen sollten Teil des Tools sein. Dazu gehört auch künstliche Intelligenz, die ein hohes Volumen an Daten im Reisekostenmanagement sammeln, verarbeiten und einen möglichen Missbrauch bei der Reisekostenabrechnung erkennen kann.

10. Welche Sicherheitsfunktionen gibt es? Wie werden persönliche und geschäftliche Daten geschützt?

Um die Datensicherheit zu gewährleisten und Daten vor Bedrohungen zu schützen, sollten Lösungen die neusten Sicherheitsprotokolle enthalten. Sie helfen sowohl interne als auch externe Bedrohungen abzuwehren.

11. Wie gestaltet sich der Support? Bieten sie zusätzliche Hilfe für komplexere Situationen an?

Ein rund um die Uhr verfügbarer Support ist für die meisten Unternehmen entscheidend, insbesondere, während der Umstellung von der alten auf die neue Lösung. IT-Teams, aber auch Finanzverantwortliche, Travel Manager und Reisende müssen gerade zu Beginn häufig mit unbekannten Situationen umgehen und benötigen Unterstützung – und das kann auch an einem späten Freitagabend während einer Geschäftsreise der Fall sein.

Datenbasiert, kostenreduzierend und effizient

Arbeitsmodelle und Geschäftsumgebungen ändern sich ständig. Unternehmen müssen sich auf Veränderungen vorbereiten, indem sie flexible Grundlagen schaffen. Der erste Schritt besteht darin, das Reisekostenmanagement zu vereinheitlichen, um eine optimale Erfahrung für alle zu gewährleisten. Die gewonnenen Daten können dann genutzt werden, um schneller fundierte Entscheidungen treffen zu können, etwa über angepasste Richtlinien oder Reisebudgets. Dafür benötigen Unternehmen eine integrierte Lösung für das Reisekostenmanagement, die ihren Anforderungen jetzt und in Zukunft gerecht werden kann. Wenn sich IT-, Finanz- und Reiseverantwortliche gemeinsam über die Anforderungen ihres Unternehmens im Klaren sind und den Lösungsanbietern die richtigen Fragen stellen, kommen sie einem effizienten Geschäftsreisemanagement Schritt für Schritt näher.

Hier erfahren Sie mehr über die Geschäftsreisemanagement-Lösungen von SAP Concur und die Vorteile für Ihr Unternehmen:

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