Die perfekte Checkliste für die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeitenden

SAP-Concur-Lösungen sind nicht nur eine große Unterstützung, wenn es um Reisekosten und ihre Abrechnung geht. Sie helfen bereits bei der Vorbereitung und erleichtern damit all jenen die Reise, für die es nicht unbedingt alltäglich ist, für ihr Unternehmen auf Achse zu sein. Dazu gehört auch die Erstellung von Ressourcen wie Vorlagen und Listen, die sich individuell anpassen lassen. Hier finden Sie eine hilfreiche Checkliste, die Travel Manager und HR-Partner ihren Mitarbeitenden nach Bedarf zur Verfügung stellen können.

Die Vorbereitung der Geschäftsreise

• Machen Sie sich mit den Geschäftsreiserichtlinien Ihres Unternehmens vertraut.
  (Tipp: Wenn Sie diese Checkliste als Unternehmensressource weiterverwenden, sollten Sie der Einfachheit halber einen Link zu Ihren Reiserichtlinien einfügen. Und wenn wir gerade dabei sind: Schauen Sie sich doch auch einmal unsere Vorlage für gute Reiserichtlinien an!)
• Lernen Sie, wie Sie die Buchungstools Ihres Unternehmens nutzen können, z. B. Concur Travel.
  (Tipp: Machen Sie es Ihren Mitarbeitenden leicht, Schulungsunterlagen zu finden. Wir bieten Schulungsressourcen für unsere Kunden an: concursolutions.com)
• Bestätigen Sie Reisedaten, Reiseziel und Budget.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Ausweispapiere auf dem neuesten Stand sind.
• Informieren Sie sich über die Sicherheit Ihres Reiseziels, um sich bei der Auswahl von Transportmitteln und Hotels zu orientieren.
• Informieren Sie sich über die Anforderungen Ihres Reiseziels, z. B. Visa für internationale Reisen, und die damit verbundenen Fristen, und planen Sie dann entsprechend.
• Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für die Reise mit einem eingebauten Puffer. So können Sie sichergehen, dass Sie überall ein wenig früher ankommen. Passen Sie ihn während des Buchungsprozesses nach Bedarf an.

Die Buchung der Geschäftsreise

• Erstellen Sie einen Vorschlag für die Reiseroute und die Unterbringung.
• Stimmen Sie sich mit den Kolleginnen und Kollegen ab, die mit Ihnen reisen werden.
• Reichen Sie Ihre Reiseroute bei Bedarf zur Überprüfung ein.
• Gleichen Sie nach der Genehmigung die Pläne mit Ihren mitreisenden Kolleginnen und Kollegen ab.
• Buchen Sie Ihre Reisepläne auf der Grundlage der genehmigten Reiseroute über die von Ihrem Unternehmen bevorzugten Buchungstools, z. B. Concur Travel, oder direkt bei den von Ihrem Unternehmen bevorzugten Reiseanbietern über TripLink.
• Teilen Sie Ihre Reisepläne über TripIt Pro (im Lieferumfang von TripLink enthalten) mit Ihren Kolleginnen und Kollegen – sowohl mit denen, die mit Ihnen reisen, als auch mit anderen, die von Ihrer Verfügbarkeit betroffen sein könnten.

Das Planen und Packen für eine Geschäftsreise

• Machen Sie sich mit den örtlichen Notrufnummern, den nahegelegenen medizinischen Einrichtungen und allen Überlegungen im Zusammenhang mit Ihrer medizinischen und zahnmedizinischen Versorgung vertraut.
• Achten Sie darauf, dass Sie wissen, an wen Sie sich wenden können und wie Sie ihn erreichen, falls ein Problem auftritt. Das kann eine einfache Reiseunterbrechung sein, aber auch ein Gesundheits- und Sicherheitsproblem.
• Informieren Sie sich über die Kultur und die Bräuche vor Ort, falls sie sich von Ihren eigenen unterscheiden.
• Suchen Sie nach Verpflegungsmöglichkeiten, die Ihren Ernährungsgewohnheiten, Ihrem Reiseplan und Ihrem Budget entsprechen, und reservieren Sie bei Bedarf.
• Bestimmen Sie ein zuverlässiges Transportmittel für die Fahrt zum und vom Flughafen.
• Prüfen Sie die Wettervorhersage und planen Sie entsprechend.
• Erstellen Sie eine Packliste für die Geschäftsreise, damit nichts Wichtiges vergessen wird – einschließlich wichtiger technischer Geräte, Ladegeräte, Speichermedien, Medikamente und Präsentationen oder Dokumente für Meetings.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie alles dabeihaben, was Sie brauchen, um sich während der Reise wohlzufühlen und produktiv zu sein, z. B. bequeme Kleidung, Kompressionssocken, Wanderschuhe, eine Gurtverlängerung, Medikamente, WiFi oder Hotspot, einen Laptop mit Ladegerät, ein Handy-Ladegerät, Ihre Aufgabenliste, eine Wasserflasche, Snacks usw.
• Reisen Sie nach Möglichkeit mit Handgepäck, um Probleme bei der Gepäckaufgabe am Zielort zu vermeiden. Machen Sie sich mit den Größen- und Gewichtsbeschränkungen für Ihr Gepäck vertraut.
• Vereinbaren Sie bei Bedarf Hilfe mit Ihrer Fluggesellschaft, wenn Sie im Rollstuhl reisen oder andere besondere Bedürfnisse haben. Beschriften Sie Ihren Rollstuhl und andere Mobilitätshilfen mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktinformationen und machen Sie Fotos davon.
• Wenn Sie mit einem Assistenzhund reisen, informieren Sie sich über die Dokumentationsanforderungen Ihrer Fluggesellschaft.
• Speichern Sie alle wichtigen Adressen, einschließlich Hotels und Veranstaltungsorte, sowie Bestätigungsdaten auf Ihrem Smartphone und notieren Sie sie als Backup. Behalten Sie den Überblick über Ihre Reisepläne mit einer App wie TripIt.
• Entwickeln Sie ein persönliches System zur Erfassung von Ausgaben, das mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt. Erwägen Sie den Einsatz von Technologien wie der ExpenseIt-Funktion in der SAP Concur Mobile App.

Diese Checkliste ist zwar etwas lang, dafür aber wirklich umfassend. Denken Sie daran – was heute möglicherweise übertrieben klingt, kann sich morgen als entscheidende Maßnahme für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeitenden erweisen.