On-Screen-Hilfe: Produktivität und Lernkurve mit WalkMe steigern

Wer kennt es nicht: Man hat eine spezielle Aufgabe schon lange nicht mehr gemacht und muss sich erst einmal wieder in Erinnerung rufen, was eigentlich zu tun ist. Gerade wenn dabei digitale Lösungen zum Einsatz kommen, kann es sich bei unregelmäßiger Nutzung schnell so anfühlen, als sehe man die Anwendung zum ersten Mal. Dabei sollen digitale Tools Mitarbeitende im Arbeitsalltag eigentlich entlasten. Der Ausweg aus dem Dilemma: On-Screen-Hilfe wie der Concur User Assistant by WalkMe, der Hilfestellungen sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt in den Lösungen von SAP Concur bereitstellt und so Mitarbeitenden hilft, sich in den Anwendungen zurecht zu finden.

Reisekostenabrechnung: Wie war das nochmal?

So wie eingangs beschrieben dürfte es aktuell vielen Geschäftsreisenden gehen, wenn es um die Buchung und Abrechnung ihrer Reisen geht. Die Stapel-Krisen der letzten Jahre haben gerade bei Geschäftsreisen für Zurückhaltung gesorgt. Nun nimmt die Frequenz aber langsam wieder zu. Zwar sind in Deutschland laut aktueller Zahlen der Global Business Travel Association (GBTA) erst 52,5 % des Niveaus von 2018 erreicht, der Verband rechnet aber insbesondere in Westeuropa mit einer starken Erholung bis 2026. Allein in diesem Jahr werden die Ausgaben für Geschäftsreisen in Europa voraussichtlich um 25,3 Prozent steigen – so viel wie sonst nirgends auf der Welt.

Wenn Mitarbeitende wieder häufiger unterwegs sind, bedeutet das auch, dass sie wieder öfter Geschäftsreisen buchen und Reisekosten abrechnen müssen. Hat man das schon eine Weile nicht mehr gemacht, kann es sich schnell wie das erste Mal anfühlen – erst recht, wenn der Arbeitgeber im Zuge pandemiebedingter Digitalisierungsoffensiven neue Anwendungen eingeführt hat, um Prozesse zu automatisieren. Hinzu kommt, dass immer mehr Teams dezentral zusammenarbeiten. Den Kollegen mal eben schnell über den Tisch zu fragen, wie das mit der Spesenabrechnung nochmal funktioniert, ist damit nicht mehr so einfach möglich. Stattdessen fragt man sich bis zum richtigen Ansprechpartner im Unternehmen durch oder versucht, die Lösung selbst zu finden. Das kann frustrierend sein. Doch was können Arbeitgeber tun, um ihre Fachkräfte in solchen Situationen zu unterstützen – gerade, wenn es sich um neue Mitarbeitende handelt, die eine Anwendung tatsächlich zum ersten Mal nutzen?

Mitarbeitende an die Hand nehmen für eine bessere Lernkurve und weniger Frust

Sei es die Einführung einer neuen Technologie oder die unregelmäßige Nutzung digitaler Anwendungen – damit Frust bei den Mitarbeitenden ausbleibt, ist eines ganz entscheidend: Anwenderfreundlichkeit. Diese kann neben einem übersichtlichen und intuitiven User Interface durch Hilfestellungen direkt in der Anwendung, sogenannte On-Screen-Hilfe deutlich optimiert werden. So prognostiziert IDC, dass CIOs, die bis 2025 in Digital-Adoption-Platforms (DAPs) und Lösungen für automatisiertes Lernen investieren, eine Produktivitätssteigerung von 40 % beobachten können. Viele Mitarbeitende kennen diese eingeblendeten Tipps und Tricks oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereits von privat genutzten Apps und haben sich an die schnelle Form der Hilfe gewöhnt. Entsprechend hoch sind auch ihre Erwartungen an digitale Lösungen, die im beruflichen Kontext zum Einsatz kommen. Mit Concur User Assistant by WalkMe steht Endanwendern solch ein virtueller Assistent bereits in allen SAP-Concur-Lösungen mit hilfreichen Tipps und Informationen zur Seite.

On-Screen-Hilfe hat nicht nur den Vorteil, dass Mitarbeitende durch Erklärungen und Hinweise auf Änderungen direkt in der Situation Hilfe erhalten, in der sie diese benötigen. Lösungen wie der Concur User Assistant by WalkMe unterstützen Unternehmen darüber hinaus bei der erfolgreichen Implementierung neuer Anwendungen, der Umsetzung neuer Richtlinien sowie dem Onboarding neuer Mitarbeitender. Durch die Integration unternehmensspezifischer Hilfestellungen bringen sie diese gleich auf mehreren Ebenen einen Schritt weiter:

1. Schnelles und einprägsames Training: Effektive Schulungen müssen über statische Videos und flüchtige E-Mails ohne Kontext hinaus gehen. Lösungsorientierte Hilfe in Echtzeit kann direkt bei der Nutzung einer Anwendung in Anspruch genommen werden. Auf diese Weise prägen sich Nutzende die Funktionsweisen besser ein und eignen sich den Umgang mit der Lösung schneller an.
2. Fördert Compliance: Nur wenn Nutzende sicher im Umgang mit Softwarelösungen sind, können sie diese auch richtlinienkonform nutzen. Indem Anwendern direkt in der Lösung Hinweise zur korrekten Umsetzung angezeigt werden, verfestigen sich Richtlinien fast automatisch und es kommt zu weniger Compliance-Verstößen.
3. Zufriedene Mitarbeitende: Auch wenn digitale Tools das Arbeitsleben einfacher und produktiver machen sollen, können Anzahl und Funktionen der Lösungen Mitarbeitende im ersten Moment überfordern. Werden ihnen Hilfestellungen direkt bei der Anwendung angezeigt, reduziert das den Aufwand, während Mitarbeitende gleichzeitig ihre Softwarekenntnisse verbessern.
4. Umfassende Einblicke ermöglichen Gegensteuern: Dashboards und Analyse bieten Einblicke in die Nutzung der Lösungen von SAP Concur. So lassen sich mögliche Probleme und Hürden schnell erkennen und Anpassungen vornehmen, die den Mitarbeiterbedürfnissen sowie Nutzungsmustern besser entsprechen.
5. Produktivitätssteigerung in IT und Administration: Bieten die eingesetzten Lösungen On-Screen-Hilfe an, müssen Mitarbeitende weniger häufig bei IT-Experten um Hilfe bitten. Das reduziert die Belastung von Fachkräften, denen dadurch mehr Zeit für strategische Aufgaben bleibt.

On-Screen-Hilfe ist damit mehr als eine Einblendung in der SAP-Concur-Lösung. Die Tipps & Tricks reduzieren den Aufwand von Aufgaben, unterstützen ein schnelles Onboarding und fördern die Adaption von Tools und deren Funktionalitäten. All das sorgt für eine bessere sowie zeitgemäße User Experience und steigert durch den Produktivitätsgewinn die Mitarbeiterzufriedenheit.

Mehr Informationen zu On-Screen-Hilfe mit Concur User Assistant by WalkMe erhalten Sie in unserer Videoreihe FAST'n CURIOUS.

FAST'n CURIOUS: Concur User Assistant by WalkMe

Concur User Assistant by WalkMe unterstützt die Mitarbeitenden bei der Nutzung der Lösung. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Mitarbeitenden die benötigte Hilfe zur richtigen Zeit am richtigen Ort liefern und gleichzeitig die Employee Experience steigern.

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