Sind Arbeitnehmende verpflichtet Geschäftsreisekosten vorzustrecken?

Reisen verbindet und inspiriert. Geschäftsreisen ermöglichen persönliche Kontakte, schaffen unbezahlbare Nähe und echtes Zusammenkommen. Doch so hoch geschäftliche Reisen im Kurs stehen, die nachträgliche Reisekostenabrechnung macht den Wenigsten eine Freude. Denn in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten schmilzt der eigene Kontostand im Laufe eines Monats schneller als gewünscht. Wer dann noch zusätzlich Kosten für Dienstreisen vorstrecken muss, kann durchaus an seine finanziellen Grenzen kommen. Sind Mitarbeitende aber überhaupt verpflichtet, die Kosten vorzustrecken? Welche gesetzlichen Regeln sind zu beachten?

Flüge, Mietwagen, Zugfahrten sowie Hotelübernachtungen zählen heute zu den größeren Kosten bei Geschäftsreisen. Oftmals können sie vorab gebucht und direkt über das Unternehmen abgerechnet werden. Anders sieht das bei der Taxi- oder U-Bahn-Fahrt, dem Frühstück im Zug oder beim Geschäftsessen aus. Dieses „Mal-hier-und-mal-dort“ müssen Geschäftsreisende meistens an Ort und Stelle bezahlen – und dann nicht selten aus eigener Tasche. Unterwegs können so schnell größere Summen zusammenkommen. Besteht aber grundsätzlich eine Pflicht, seinem Chef oder seiner Chefin solch ein „Darlehen“ zu gewähren? Die Antwort ist: Nein!

Wie der Gesetzgeber das Vorstrecken von Reisekosten regelt

Arbeitnehmende können nicht zum Vorstrecken gezwungen werden. Diejenigen, die Kosten für ihre Geschäftsreise auslegen, können einen Vorschuss verlangen. Damit von diesem keine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden, muss der Betrag im Rahmen der voraussichtlichen Reisekosten liegen, der konkreten Dienstreise zugeschrieben sein und nach der Reise den tatsächlichen Kosten entsprechend abgerechnet werden.

Rechtlich betrachtet, gelten Geschäftsreisekosten als zu erstattende freiwillige Vermögensopfer der Arbeitnehmenden, wobei der Arbeitgeber als „Auftraggeber“ zum Ersatz von Aufwendungen, die zur Ausführung des Auftrags erforderlich sind, verpflichtet ist. Grundlage hierfür sind die Paragraphen 669, 670, 675 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Eher selten kommt es vor, dass Mitarbeitende auf den Kosten sitzen bleiben – zum Beispiel weil die Firma vor einer Insolvenz steht.

Ob zahlungsunfähig, zahlungsunwillig oder einfach nur langsam im Kostenzurückerstatten: Laut einer SAP-Concur-Studie zur Mitarbeiterzufriedenheit befürchten 69 % der deutschen Arbeitnehmenden, dass sich verspätete Rückerstattungen auf ihre eigenen Finanzen auswirken. Zugleich bemängeln Personal- und Finanzverantwortliche die Echtzeit-Transparenz über die berufsbedingten Ausgaben ihrer Mitarbeitenden. Beide Bedenken müssen ernst genommen werden. Sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende können unangenehme Überraschungen erleben, wenn das verfügbare Unternehmensbudget wieder einmal überschritten wird oder das persönliche Girokonto in den Dispo rutscht. Digitale Tools verbessern die Planbarkeit, Rückerstattung und Lebensfreude.

Keine Unklarheit und Fehler mit Reisekostenrichtlinien

Bei Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig reisen, sorgen verbindliche Regelungen für Transparenz und Sicherheit. Die Regelungen können in Form einer Reisekostenrichtlinie, per Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag aufgestellt werden. Für den öffentlichen Dienst greift das Bundesreisekostengesetz. Eine Reisekostenrichtlinie hilft das geplante Budget nicht zu überschreiten – so wie es 40 Prozent aller Unternehmen in Deutschland aktuell noch passiert. Eine solche Richtlinie zeigt zudem auf, wie Antrag, Buchung, Abrechnung und Rückerstattung laufen sollen.

10 Tipps für die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie

Als führender Anbieter von Lösungen für das Geschäftsreisemanagement verstehen wir die Anforderungen, Problematiken und Hürden rund um das Thema Richtlinie und möchten Ihnen mit diesem Dokument hilfreiche Tipps und einen detaillierten Leitfaden für die Erstellung Ihrer individuellen Reiserichtlinie an die Hand geben.

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Bei der Kostenerstattung gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder sind Pauschalen vereinbart oder der Geschäftsreisende muss sämtliche Kosten in Form der Reisekostenabrechnung mit einzelnen Belegen einfordern. Dabei sollte Mitarbeitenden aber auch eine angemessene Frist zur Rückerstattung gewährleistet werden. In vielen Unternehmen werden die Kosten regelmäßig – zum Beispiel wöchentlich oder zu Beginn sowie zu Mitte eines Monats – erstattet. Rein rechtlich betrachtet könnten Arbeitnehmende nach dem Schuldrecht ihre Arbeitgeber nach sieben bis vierzehn Tagen zur Erstattung ermahnen. Üblich ist, dass die Kosten spätestens mit dem nächsten Lohn wieder auf dem Konto des Mitarbeitenden sind.

In seltenen Fällen haben Arbeitgeber und Arbeitnehmende unterschiedliche Auffassungen davon, ob es sich bei einer Reisestrecke überhaupt um eine Geschäftsreise handelt oder ob hier eine privat zu tragende Anreise zum Arbeitsplatz vorliegt. Müssen Arbeitnehmende zum Beispiel häufiger zu einem anderen Standort des Unternehmens – außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte – fahren oder fliegen, liegt hier eine Reisetätigkeit im Sinne einer Geschäfts- oder Dienstreise vor.

Warum nicht gleich automatisch abrechnen?

Im Idealfall können sich Mitarbeitende komplett auf ihre Geschäftsreiseziele konzentrieren. Moderne Reisekosten-Tools wie Concur Expense machen die Reisekostenabrechnung schnell, reibungslos und weniger fehleranfällig. Für alle Seiten – sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende – ist das Thema Geschäftsreisen entspannter, wenn die notwendigen Kosten – auch unvorhergesehene –automatisch per Firmenkreditkarte oder Travel Expense Card bezahlt und abgerechnet werden können. Sollte dennoch einmal in einer besonderen Situation das private Bargeld herhalten müssen, helfen ebenfalls Prozesse, die klar und transparent in einer Reiserichtlinie hinterlegt sind. Auf Dauer stärkt dies die Mitarbeiterzufriedenheit.