Reisekosten-Erstattung nach dem Bundesreisekostengesetz

Im Bundesreisekostengesetz (BRKG) sind die Reisekostenvergütungen für den öffentlichen Dienst geregelt – zum Beispiel für Fahrt- und Flugkosten, das Tagegeld und Wegstreckenentschädigungen. Das Gesetz gilt also für Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter sowie Soldatinnen und Soldaten. Die Regelungen des BRKG gelten für Reisen innerhalb Deutschlands.

So viel sei vorab gesagt: Die Reglungen sind komplex. Entsprechend sind automatisierte Lösungen für die Planung, Buchung und Abrechnungen von Dienstreisen im öffentlichen Dienst sehr beliebt. Dienstreisende können sich auf einen unkomplizierten und effizienten Workflow verlassen, während Arbeitgeber Zeit und Kosten sparen.

Verkehrsmittel: Fahrtkostenerstattung und Wegstreckenentschädigung

Die gute Nachricht: Nachhaltige Reiseoptionen werden vom BRKG ausdrücklich unterstützt, auch wenn die Kosten höher ausfallen können. Dementsprechend soll das Auto eher für kürzere Strecken genutzt werden, für weitere Entfernungen ist zum Beispiel eine Bahnreise vorzuziehen.

• Reisen mit dem Flugzeug oder der Bahn: Reisende sind angehalten, jeweils die niedrigste Reiseklasse – also in der Bahn zum Beispiel die 2. Klasse – zu wählen. Doch für die Regelung gibt es zwei Ausnahmen: Bei Bahnfahrten, die über zwei Stunden dauern, können Reisende im öffentlichen Dienst die nächsthöhere Klasse wählen. Außerdem kann im Einzelfall eine höhere Klasse erforderlich sein, zum Beispiel bei körperlichen Einschränkungen.
• Reisen mit dem Auto: Die Wegstreckenentschädigung liegt bei 20 Cent pro Kilometer und gilt bis höchstens 130 Euro. Doch auch hier gibt es Ausnahmen: Erstens kann die oberste Bundesbehörde im Einzelfall die Obergrenze auf 150 Euro festlegen. Zweitens kann bei „erheblichem dienstlichem Interesse“ zur Nutzung eines Kraftfahrzeugs eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent pro Kilometer erstattet werden. Wenn zum Beispiel eine Reise andernfalls nicht stattfinden könnte oder Reisende schweres Gepäck für die Arbeit mitschleppen müssten, greift diese Ausnahme.
• Weitere Erstattungen und Entschädigungen: Darüber hinaus werden Parkgebühren von bis zu 10 Euro am Tag erstattet. Kommen durch einen Unfall auf Dienstreise Sachschäden zustande, werden diese mit bis zu 350 Euro ersetzt – selbstverständlich unter der Voraussetzung, dass kein Vorsatz und keine grobe Fahrlässigkeit den Schaden verursacht haben.

Welches Verkehrsmittel für eine Dienstreise vorzuziehen ist, hängt stark von den individuellen Umständen und den Reisemöglichkeiten ab. Um die verschiedenen Optionen vergleichen zu können ist es hilfreich, wenn alle Reisemittel auf einer digitalen Plattform gebucht werden können. So bietet die Lösung für das Reisemanagement Concur Travel eine übersichtliche Buchungsmaske, aus der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Hotel bis zum Mietwagen solche Optionen auswählen und vergleichen können, die den jeweiligen Reiserichtlinien ihres Arbeitgebers entsprechen. Auch die Frage, welche Alternative die nachhaltigste oder schnellste ist, können digitale Helfer schnell beantworten und so die Buchungen erleichtern. Öffentliche Einrichtungen können gleichzeitig sichergehen, dass die Dienstreisen richtlinienkonform sind.

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Höhe des Tagegelds nach dem Bundesreisekostengesetz

Das Tagegeld ist nichts anderes als die Verpflegungspauschale – also die Erstattung von Ausgaben beispielsweise für Mahlzeiten während einer Dienstreise. Die Höhe des Tagegelds wird wesentlich durch die Dauer der Abwesenheit bestimmt:

• Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie am An- und Abreisetag: 14 Euro pro Tag
• Ab Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28 Euro pro Aufenthaltstag

Erhalten die Reisenden unterwegs eine Mahlzeit, wird die Pauschale entsprechend um 20 % (Frühstück) beziehungsweise 40 % (Mittag- und Abendessen) reduziert.

Ab einer Abwesenheit von mehr als 14 Tagen wird das Tagegeld darüber hinaus um 50 % reduziert. Wenn Reisende zum Beispiel am Wochenende in die Heimat fahren, bekommen sie zwar für die Dauer der Abwesenheit kein Tagegeld, dafür aber Reisebeihilfen.

Höhe des Übernachtungsgelds nach dem Bundesreisekostengesetz

Wer andernorts übernachtet, erhält pauschal 20 Euro Übernachtungsgeld. Bis zu 70 Euro können für eine Übernachtung – zum Beispiel im Hotel – erstattet werden. Wer darüber liegt, muss einen Notwendigkeitsnachweis erbringen, sofern die Übernachtung nicht bereits über die Reisestelle selbst gebucht wurde.

Die Pauschale entfällt außerdem, wenn…

• in der Nacht Dienst geleistet wurde.
• in der Nacht ein Beförderungsmittel genutzt wurde.
• eine amtlich unentgeltliche Unterkunft zur Verfügung stand.

Das sogenannte Trennungsgeld erhalten alle, die im In- oder Ausland an einen Ort außerhalb ihres Wohnorts abbestellt werden. Damit werden Kosten, die durch den neuen Tätigkeitsort entstehen – zum Beispiel für eine zusätzliche Wohnung – erstattet.

Komplexe Regelungen für Dienstreisende sind echte Zeitfresser

Deutlich wird: Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Diensts gibt es ein komplexes Regelwerk. So kann auch für fast jede der oben genannten Regeln im Einzelfall eine Ausnahme greifen. Das ist für Reisende vor allem lästig – nicht nur die Buchung, auch die Abrechnung einer Reise wird dadurch enorm aufwändig. Und für Arbeitgeber bedeutet das einen hohen administrativen Aufwand, der sich negativ auf die Zufriedenheit der Reisenden und Finanzteams auswirken kann.

Effizienz und Transparenz: Reisekosten automatisch abrechnen

Ist der gesamte Reisekostenprozess automatisiert, ist die Reisekostenabrechnung eine recht einfache Aufgabe – insbesondere, wenn das gesamte Reisemanagement nahtlos in einen digitalen Workflow integriert ist. So werden mit der Lösung zur automatischen Reisekostenabrechnung Concur Expense die wichtigsten Angaben zur Dienstreise direkt aus der Reisebuchung übernommen und Pauschalen automatisch berechnet. Sind unterwegs weitere Reisenebenkosten entstanden, können sie bereits unterwegs via Smartphone in der mobilen App abfotografiert und damit digitalisiert werden. Die Informationen werden auf dem Beleg automatisch ausgelesen und der Reisekostenabrechnung hinzugefügt. Gefahrene Wegstrecken werden mit der Lösung für Kilometererfassung Concur Drive automatisch berechnet und der Fahrtkostenabrechnung hinzugefügt.

Aus vielen Buchungen, Einzelposten, Belegen und Pauschalen wird so eine automatische Dienstreiseabrechnung, die Reisende nur noch überprüfen müssen. Für die Finanzteams wird die Bearbeitung erleichtert, sodass Reisekosten pünktlich ausgezahlt werden können. Zudem gewinnen die Teams volle Transparenz über Buchungs- und Reisekostendaten:

• stetiger Kostenüberblick
• Aufzeigen von Diskrepanzen und Fehlern
• Basis für Verhandlungen mit Lieferanten / Dienstleistern
• Basis für die Optimierung von Dienstreiserichtlinien

Hier finden Sie einen Überblick über die SAP-Concur-Lösungen, die den öffentlichen Dienst bei jedem Schritt der Dienstreise unterstützen.