Reisekosten-Grundlagen: Wie eine Reisekostenabrechnung funktioniert

Reisekostenabrechnungen sind ein Muss in jedem Unternehmen, das viele Geheimnisse birgt. Sie brauchen Zeit, binden Ressourcen und können sogar Finanz- und Buchhaltungsabteilungen überlasten. Und doch sind sie unverzichtbar! Dank ihnen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entstandene Geschäftsausgaben erstattet werden. Zeit, die Grundlagen der Reisekostenabrechnung zu klären.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen geschäftlich entstandene Kosten häufig zunächst auslegen. Das ist vor allem all jenen bekannt, die regelmäßig unterwegs sind, wie Vertriebsmitarbeiter, Berater oder Manager. Sie strecken beispielsweise die Ausgaben für einen Restaurantbesuch mit einem Kunden vor – genauso wie die Zugfahrkarte zu einem Geschäftstermin oder die Benzinkosten bei der Anreise mit dem eigenen Fahrzeug.

Gemäß der internen Reiserichtlinie schießen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Kosten vor und der Arbeitgeber erstattet sie im Nachhinein. Um eine Rückerstattung zu erhalten, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung vorlegen.

Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung?

Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um ein Papierdokument oder eine digitale Datei, die alle Aufwände enthält, die auf einer Geschäftsreise entstanden sind und vom Arbeitgeber erstattet werden. Der Gesetzgeber schreibt keine verbindliche Form vor. Vielmehr können Unternehmen entsprechende Formulare und Vorlagen nach ihren Anforderungen, internen Regeln und Berechnungsformeln erstellen.

Welche Angaben müssen Reisekostenabrechnungen aufführen, um gegenüber dem Finanzamt Bestand zu haben?

• Name des Einreichers
• Reisedaten und -dauer
• Zweck der Reise
• Unterschrift des Reisenden zur Bestätigung der Richtigkeit seiner Angaben

Ob handschriftlich ausgefülltes Formular, PDF-Datei, Excel-Tabelle oder eine in der Cloud gehostete Webanwendung – bei der Reisekostenabrechnung kommt es auf den Inhalt, nicht das Medium an. Je nach Methode und zur Verfügung stehenden Tools kann sie aber mehr oder weniger Zeit und Energie kosten.

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In der Video-Demo sehen Sie, wie das automatisierte System Ihnen dabei hilft, sich vom händischen Ausfüllen etlicher Reisekostenformulare und dem lästigen Sortieren von Belegen zu verabschieden.

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Zusätzliche FAQ zu Reisekosten-Grundlagen

• Was ist eine Reisekostenabrechnung?
• Was gehört alles in eine Reisekostenabrechnung?
• Wie werden Reisekosten erstattet?
• Wie müssen Reisekosten nachgewiesen werden?
• Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung?
• Wie erstelle ich eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen?