Reisekostenabrechnung: Grundlagen, Pauschalen, Beispiele und Fristen

Wer beruflich viel unterwegs ist, steht häufig vor der Herausforderung, Reisekosten korrekt zu erfassen, abzurechnen und gegebenenfalls steuerlich geltend zu machen. Doch wie lassen sich geschäftlich entstandene Kosten korrekt abrechnen? Welche steuerlichen Vorteile können daraus entstehen und worauf ist zu achten? Der richtige Umgang mit diesem Thema spart nicht nur Zeit für Geschäftsreisende sowie die Finanz- und Buchhaltungsabteilung, sondern sichert Unternehmen und Mitarbeitenden auch finanzielle Vorteile. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Grundlagen, Pauschalen und Fristen und beleuchtet zentrale Fragen rund um die Reisekostenabrechnung.

Reisekostenabrechnung steuerlich geltend machen

Reisekosten haben steuerliche Relevanz, da sie sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmenden Vorteile bieten können. Haben Arbeitnehmende Reisekosten vorgestreckt, so können sie sich diese entweder vom Arbeitgeber erstatten lassen oder nicht erstattete Reisekosten als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Arbeitgeber hingegen können erstattete Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen und dabei den steuerfreien Rahmen der Reisekostenpauschalen optimal nutzen. Entscheidend ist, die gesetzlichen Vorgaben und die Reiserichtlinien des Unternehmens einzuhalten, um Nachzahlungen oder Sanktionen zu vermeiden.

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Definition Reisekostenabrechnung: Inhalt, Umfang und Fristen

Welche Belege dürfen zur Abrechnung eingereicht werden und worauf müssen Reisende dabei achten? Die Reisekostenabrechnung dokumentiert alle Kosten, die während einer geschäftlichen Reise anfallen, wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Ziel ist es, diese Kosten nachvollziehbar aufzulisten und sie anschließend entweder vom Arbeitgeber erstatten zu lassen oder steuerlich geltend zu machen. Typischerweise umfasst sie wichtige Angaben wie Reisedaten, Fahrtkostenabrechnung und Belege.

Vom Gesetzgeber ist keine verbindliche Form vorgeschrieben – sowohl ein Papierdokument als auch eine digitale Datei sind gültig. Unternehmen haben hier Freiraum, entsprechende Formulare und Vorlagen nach ihren Anforderungen und internen Reiserichtlinien zu erstellen. Wichtig ist, dass alle relevanten Angaben aufgeführt werden, um gegenüber dem Finanzamt bestand zu haben, wie:

• Name des Einreichenden
• Reisedaten und -dauer
• Zweck der Reise
• Belege und Nachweise
• Unterschrift des Reisenden zur Bestätigung der Richtigkeit seiner Angaben

Arbeitnehmende sollten zudem beachten, dass Reisekostenabrechnungen innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist eingereicht werden müssen, falls vom Arbeitgeber keine andere Frist in den internen Reisekostenrichtlinien festgelegt wurde. Arbeitgeber wiederum müssen die gesetzlichen Vorgaben zur Auszahlung und Dokumentation einhalten.

Pauschalen und Spesensätze: Kilometer, Übernachtung, Verpflegung

Die Erstattung kann entweder auf Basis tatsächlicher Kosten mit Belegnachweis oder über gesetzlich festgelegte Pauschalen erfolgen. Die Reisekostenpauschalen vereinfachen die Abrechnung berufsbedingter Ausgaben auf Geschäftsreisen erheblich und ersparen die Notwendigkeit, für jede Ausgabe einen Beleg vorzulegen. Sie sind gesetzlich festgelegt, orientieren sich an aktuellen Steuerrichtlinien und variieren je nach Land.

Zu den wichtigsten Pauschalen zählen:

• Kilometerpauschale: Wurde das eigene Fahrzeug für berufliche Fahrten genutzt, können Arbeitnehmende diese Fahrten über die Kilometerpauschale geltend machen. Diese Sätze betragen für verschiedene Fahrzeuge eine unterschiedliche Höhe pro gefahrenem Kilometer. Übersteigen die tatsächlichen Kosten die Pauschale, kann ein höherer Kilometersatz nur bei betrieblichen Fahrzeugen oder für Selbstständige angesetzt werden – dies erfordert allerdings einen detaillierten Nachweis der tatsächlichen Kosten. Für mitfahrende Kollegen können zusätzlich Mitfahrerpauschalen angesetzt werden.
• Verpflegungspauschale: Der Verpflegungsmehraufwand deckt zusätzliche Aufwendungen auf Geschäftsreisen oder anderen Terminen abseits der ersten Tätigkeitsstätte. Er richtet sich nach der Abwesenheitsdauer und unterscheidet sich je nach Inland oder Ausland. Dabei gibt es feste Zeitgrenzen: Ab 8 Stunden Abwesenheit haben Arbeitnehmende Anspruch auf eine reduzierte Pauschale, ab 24 Stunden Abwesenheit haben sie Anspruch auf die volle Tagespauschale. Die jeweiligen Pauschalen variieren je nach Land und können in den entsprechenden länderspezifischen Verordnungen oder beim Bundesfinanzministerium (BMF) eingesehen werden.
• Übernachtungspauschale: Die Kosten für beruflich bedingte Übernachtungen werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Ist dies nicht der Fall, zählen sie zu den steuerlich abzugsfähigen Aufwendungen auf Geschäftsreise und über Einzelnachweise oder die Übernachtungspauschale mit der Steuererklärung eingereicht werden. Die jeweiligen Pauschalen unterscheiden sich ebenfalls nach Zielland und werden regelmäßig vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben.

Online oder digitale Tools und Apps zur Reisekostenabrechnung erleichtern Arbeitnehmenden und Arbeitgebern die Erfassung und Verwaltung von Belegen, berechnen automatisch die länderspezifischen Pauschalen und helfen, steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.

Erstattung von Reisekosten: Beispiel Dienstreise Inland vs. Ausland

Um die Unterschiede in der Reisekostenabrechnung zu verdeutlichen, bietet sich ein Vergleich an. Eine eintägige Reise innerhalb Deutschlands von München nach Frankfurt mit privatem PKW (500 km hin und zurück) würde wie folgt abgerechnet: Die Fahrtkosten betragen 150 Euro (500 km × 0,30 Euro), hinzu kommt eine Verpflegungspauschale von 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Der Gesamterstattungsbetrag liegt somit bei 164 Euro.

Bei einer dreitägigen Geschäftsreise nach London gestaltet sich die Abrechnung anders:

• Die Flugkosten für Hin- und Rückflug müssen mit Belegen nachgewiesen werden, beispielsweise 250 Euro.
• Für die Verpflegung gelten die länderspezifischen Tagespauschalen: Am An- und Abreisetag werden bei mehrtägigen Auslandsreisen 80 Prozent des Tagegeldsatzes gewährt, also jeweils 52 Euro für den Anreise- und 52 Euro für den Abreisetag. Am zweiten Tag wird der volle Tagessatz, 65 Euro, gewährt. Insgesamt ergibt sich somit ein Verpflegungsmehraufwand von 169 Euro.
• Die Übernachtungskosten können entweder durch Einzelnachweise belegt werden, zum Beispiel 350 Euro für zwei Nächte, oder es kann die Übernachtungspauschale für London angesetzt werden.
• Zusätzlich fallen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Taxis an, beispielsweise 50 Euro.

Der Gesamterstattungsbetrag läge somit bei 769 Euro, wenn die beispielhaften Flug- und Hotelkosten berücksichtigt werden.

Dieser Vergleich zeigt, dass die Reisekostenabrechnung je nach Art und Ziel der Reise erheblich variieren kann. Während bei einer eintägigen Inlandsreise lediglich die Kilometerpauschale und eine Verpflegungspauschale anfallen, müssen bei einer mehrtägigen Auslandsreise verschiedene Kostenarten beachtet werden. Besonders wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen Pauschalen (z. B. Verpflegung) und belegpflichtigen Kosten (z. B. Hotel und Flug). Dies zeigt, wie wichtig es ist, sich im Vorfeld mit den geltenden Regelungen für das jeweilige Reiseziel vertraut zu machen und wie hilfreich dabei digitale Tools sein können.

Sonderfälle: Wachstumschancengesetz, Eigenbeleg & Reisekostenzuschuss

Seit 2024 bringt das Wachstumschancengesetz Änderungen bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten mit sich. Es setzt neue Maßstäbe für die Digitalisierung und Effizienz in der deutschen Wirtschaft. Außerdem werden die Reisekostenpauschalen nach und nach modernisiert, um für eine gerechte steuerliche Behandlung zu sorgen. Für 2025 wurden durch das Gesetz beispielsweise höhere Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen und eine Anpassung der Kilometerpauschale festgelegt. Arbeitgeber sollten sich frühzeitig mit neuen Vorgaben vertraut machen, um korrekte Abrechnungen zu gewährleisten.

Falls für eine Ausgabe kein Beleg vorliegt, kann eine Reisekostenabrechnung mit Eigenbeleg erstellt und eingereicht werden. Eigenbelege sind eine Ausnahme und sollten nur genutzt werden, wenn die Rechnung verloren gegangen ist oder tatsächlich keine Möglichkeit bestand, einen offiziellen Beleg zu erhalten. Während einige Finanzämter kulanter sind, gibt es keine Garantie für eine allgemeine Akzeptanz. Eine sorgfältige Dokumentation und die Einhaltung der Mindestanforderungen erhöhen jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass der Eigenbeleg steuerlich anerkannt wird. Eine Alternative zur klassischen Reisekostenabrechnung bietet der steuerfreie Reisekostenzuschuss durch den Arbeitgeber, der Vorteile für beide Seiten mit sich bringt.

Digitale Reisekostenabrechnung per App und Software mit SAP Concur

Die Digitalisierung hat die Abwicklung von Reisekostenabrechnungen deutlich vereinfacht. Moderne Tools von SAP Concur ermöglichen die automatische Belegerfassung per Foto und die direkte Abrechnung über vorgefertigte Muster. Geschäftsreisende können so bequem per App Reisekosten einreichen. Auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) gestaltet den Prozess noch effizienter. Die digitale Reisekostenabrechnung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und erhöht die Transparenz. Besonders für größere Unternehmen sind solche Lösungen inzwischen unverzichtbar geworden.

Die Reisekostenabrechnung ist ein zentraler Prozess im Geschäftsreisemanagement, der für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen wichtig ist. Mit den richtigen Tools kann die Reisekostenabrechnung effizient und rechtssicher durchgeführt werden.

Zusätzliche FAQ zu Reisekosten-Grundlagen

• Was ist eine Reisekostenabrechnung?
• Was gehört alles in eine Reisekostenabrechnung?
• Wie werden Reisekosten erstattet?
• Wie müssen Reisekosten nachgewiesen werden?
• Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung?
• Wie erstelle ich eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen?
• Wie werden Reisekosten richtig abgerechnet?
• Welche Gesetze und Pflichten gibt es bei der Erstattung von Spesen?
• Was sind weitere häufige Fragen rund um die Reisekostenabrechnung?