Reisemanagement in und nach der Pandemie

Durch die Pandemie haben sich der Reiseverkehr und Geschäftsreisen grundlegend verändert. Doch was wird die Zukunft mit sich bringen? Ziemlich sicher ist, dass sich der Prozess von Genehmigung, Planung, Durchführung bis hin zur Rückkehr von einer Geschäftsreise gegenüber dem Frühjahr 2020 deutlich ändern wird. Die Höhe der Reisekosten wird für viele Unternehmen einen noch höheren Stellenwert bekommen, gerade im Mittelstand.

Kosten von Geschäftsreisen

Die Reiseeinschränkungen der Corona-Pandemie haben paradoxerweise Reisekosten sichtbarer gemacht. Auch mit Umsatzeinbußen stehen viele Unternehmen besser da als erwartet, was sicherlich mit darin liegt, dass Reisekosten im letzten Jahr sehr gering ausgefallen sind. Immerhin sind in vielen Unternehmen Geschäftsreisen neben Löhnen und Gehältern der zweitgrößte Kostenblock. Wenn Geschäftsreisen wieder Fahrt aufnehmen, können digitale Tools bei der Steuerung dieses wichtigen Ausgabenbereichs aktiv unterstützen. Sobald das Reisen wieder möglich ist, sollten Arbeitgeber vorbereitet sein und ein verantwortungsvolles Reiseverhalten fördern.

Liquidität und Widerstandsfähigkeit sichern

In unsicheren Zeiten wie der aktuellen Pandemie versuchen viele Unternehmen, den Cashflow zu sichern und versteckte Kosten aufzudecken. Die Sicherung der Liquidität ist dabei eine der wichtigsten und mitunter schwierigsten Aufgaben. Gerade deutsche Mittelständler stellt die aktuelle Situation vor große Herausforderungen. SAP-Concur-Lösungen helfen Unternehmen, Ausgaben, die von Mitarbeitern getätigt werden, ohne Lücken zu erfassen, versteckte Kosten sichtbar zu machen und dadurch bestmöglich zu kontrollieren.

Ausgaben im Homeoffice

Von zu Hause zu arbeiten ist in den letzten Monaten zur “neuen Normalität” geworden und ein Großteil der Belegschaft wird vermutlich auch nach der Pandemie zumindest optional aus dem Homeoffice arbeiten wollen. Internet, Telefon, Büromaterial, Equipment – auch die Ausgaben im Homeoffice sind für Unternehmen schwer zu steuern. Hier helfen unsere Lösungen, Ausgabenrichtlinien an die veränderte Arbeitssituation anzupassen und Einsparpotenziale zu identifizieren.

Skalierbarkeit als Vorteil

Die Ausgangssituation für die Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements ist unterschiedlich, dennoch sind für die meisten Unternehmen manuelle Abrechnungsprozesse nicht mehr hinnehmbar. Durch die Skalierbarkeit wachsen SAP-Concur-Lösungen mit dem Unternehmen mit und ermöglichen es, agil auf Veränderung zu reagieren. Da zum Beispiel aktuell kaum Geschäftsreisen stattfinden, können unsere Lösungen primär zum Managen der Mitarbeiterausgaben im Homeoffice genutzt werden.

Automatisierung der Reisekosten

Mitarbeiter wollen sich mit dem Thema Reisekosten möglichst wenig beschäftigen, scheuen den administrativen Aufwand und sammeln daher Belege und Quittungen über Monate. Die Digitalisierung und Automatisierung von manuellen Aufgaben befreit von lästigen administrativen Tätigkeiten und schafft so Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Gerade für Vielreisende ist das eine enorme Arbeitserleichterung. Und wer als Arbeitgeber digitale, benutzerfreundliche Tools am Arbeitsplatz einführt, investiert in zufriedene Mitarbeiter und damit auch in langfristigen Unternehmenserfolg.

Verbesserungspotenziale jetzt nutzen

Obwohl viele Unternehmen momentan Investitionen scheuen, besteht jetzt die große Chance, sich der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung zu nähern. Wenn Unternehmen es schaffen, aus den Erfahrungen der letzten Monate zu lernen, werden sie in der Zukunft finanziell, personell, organisatorisch und ökologisch flexibler und intelligenter handeln können. Gerade jetzt, wenn das Reiseaufkommen gering ist, ist der Zeitpunkt gekommen, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben.