Verwaltung von Reisekosten: 7 Gründe für das Automatisieren

In der Bestrebung Kosten zu senken, und damit Geld einzusparen, behandeln einige Unternehmen die Bereiche Reisemanagement und Reisekostenverwaltung isoliert voneinander und als zwei separate Prozesse. Reisekostenabrechnungen werden manuell entweder auf dem Papier, in Tabellenkalkulationsprogrammen, alten Systemen oder Eigenentwicklungen erstellt und manuell weiter verarbeitet. Haben Unternehmen erst einmal das Potential von Integration und Automatisierung erkannt so werden sie oftmals abgeschreckt. Sie äußern Bedenken gegenüber den Kosten einer neuen Software, fürchten die Implementierungsphase und auch die Beanspruchung der ohnehin schon ausgereizten Personalressourcen die notwendig sein könnten, um solch ein Projekt zu bewältigen.

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Dass eine Auseinandersetzung mit diesem Thema dennoch die richtige Entscheidung für ein Unternehmen sein kann, zeigen die Top 7 Gründe aus denen sich unsere Kunden für eine automatisierte Lösung entschieden haben.

1. Ausgabentransparenz und Ausgabenkontrolle: Strategische Entscheidungen für den Unternehmenserfolg zu treffen ohne relevante Daten zur Hand zu haben ist schwierig bis unmöglich. Zentral und jederzeit zugängliche Informationen aus dem Reisemanagement und der Reisekostenverwaltung ermöglichen Unternehmen, detaillierte Auswertungen mit einer Vielzahl von messbaren Erfolgskennzahlen zu erstellen. Diese Auswertungen und Einblicke sind unverzichtbar für die kontinuierliche Weiterentwicklung der unternehmensinternen Reiserichtlinien. Darüber hinaus lassen sich durch die profunden Analysen, Bereiche identifizieren die durch neue Verhandlung mit Leistungsanbietern Kosten einsparen könnten. Ebenso lassen sich betrügerische Handlungen oder Verletzungen und Nichtbeachtungen der Richtlinien unkompliziert und schnell erkennen. Weiterhin bieten die Reportingfunktionen detaillierte Einblicke in die Volumina der verschiedenen Buchungen. Auswertungen pro Mitarbeiter, Abteilung, Standort oder andere Detailbetrachtungen können problemlos erstellt werden.
2. Sicherstellen gesetzlicher und unternehmensinterner Richtlinien: Geschäftsreisen sind heutzutage durch eine Fülle nationaler und internationaler gesetzlicher Richtlinien und behördlicher Vorschriften reglementiert. Die Pflege und regelmäßige Aktualisierung entsprechender Systeme ist aufwendig und teuer. Durch die direkte Einbindung von Richtlinien in automatisierte Systeme werden nahezu alle Risiken rund um gesetzliche Bestimmungen eliminiert. Steuervorgaben werden direkt im System abgebildet und darüber hinaus bieten die integrierten Prüfungs- und Freigabefunktionen gleich doppelte Sicherheit. Unternehmen profitieren von der automatischen Sammlung aller notwendigen Daten, um alle Steuerstandards und Regeln zu erfüllen. Die Einhaltung von unternehmensinternen Vorgaben kann durch die Implementierung der Richtlinien in das System deutlich steigen. Wenn zum Beispiel der Schwellenwert für Hotelübernachtungen bei 120 Euro liegt, benachrichtigt das System automatisch den Ersteller der Reisekostenabrechnung, den freigebenden Vorgesetzten und die Finanzabteilung sollte die Ausgabe über diesem Betrag liegen.
3. Vereinfachung und Maximierung der Mehrwersteuer-Rückerstattung: Bei der Vielzahl an komplizierten Verfahren, der Unübersichtlichkeit der verschiedenen Mehrwertsteuersätze und den internationalen Rückerstattungsregeln aus nationalen und internationalen Reisetätigkeiten ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen aufgrund fehlender Kenntnisse und Unsicherheit zu viel gezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückfordern. Oft fehlende Belege oder Quittungen erschweren die Rückholung der Mehrwertsteuer zusätzlich. Automatisierte Lösungen stellen sicher, dass Zahlungen der Mehrwertsteuer ebenso berücksichtigt werden wie die einfache Identifizierung der rückerstattbaren Mehrwertsteuer-Positionen. Die benötigten Belege werden sofort im System gespeichert und können somit nicht mehr verloren gehen. Die integrierten Reportingfunktionalitäten ermöglichen später detaillierte Aussagen über Ausgaben, Zahlungen und Fälligkeiten und liefern den elektronischen „Beweis“ zu allen Vorgängen.
4. Software as a Service: Software as a Service oder auch webbasierte Lösungen sind einfach in der Anwendung und Pflege und überzeugen durch ein niedriges Risiko für das Unternehmen. Diese Art der Softwarelösung lässt sich einfach und schnell in die Unternehmensinfrastruktur implementieren und das mit einem sehr geringen Kostenaufwand. Der Vorteil: Die Kosten, die für die Implementierung anfallen, tragen sich durch den Einsatz des Systems und den daraus resultierenden Einsparungen im Geschäftsreisebereich fast vollständig von selbst. Ein weiterer Vorteil der überzeugt: eine webbasierte Lösung kommt völlig ohne neue IT Infrastruktur aus. Das heißt, es sind keine weiteren Ausgaben nötig. Der Systemanbieter ist verantwortlich für die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung der Lösung. Dazu gehören konstante Aktualisierungen ebenso wie die Pflege aller gesetzlichen Richtlinien im System. Dies alles trägt dazu bei Risiken für Unternehmen so gering wie möglich zu halten.
5. Unterstützung der Unternehmensstrategie: Reisemanagement und Reisekostenverwaltung über ein automatisiertes System abzubilden ist für die meisten Unternehmen eine strategische Entscheidung. Die Unabhängigkeit von zukünftigen strategischen Ausrichtungen des Unternehmens ist ein wichtiger Vorteil der webbasierten Lösung. Egal in welche Richtung sich die Unternehmensstrategie entwickelt – die Lösung wächst mit oder lässt sich reduzieren. Neue Funktionen, Änderungen in den Richtlinien oder neue Geschäftsbereiche in anderen Ländern lassen sich schnell und einfach in das System integrieren. Die Erhöhung der Ausgabentransparenz und die detaillierten Einblicke und Auswertungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Voraussagen über finanzielle Entwicklungen zu treffen, den Cash Flow besser zu planen und abzusehen, Verhandlungen mit Leistungsanbietern über bessere Konditionen zu führen und Verzugszinsen bei Kreditkartenanbietern zu vermeiden.
6. Kosteneinsparungen: Die Implementierung einer webbasierten, automatisierten Lösung für den kompletten Prozess von der Reiseplanung und Buchung über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Prüfung, Rückerstattung, Analyse und Reporting führt zu einer Vielzahl verschiedener Kosteneinsparungen. Kunden nutzen das System für die Planung und Buchung von Geschäftsreisen, sowie das anschließende Erstellen der dazugehörigen Reisekostenabrechnung, und sind mehr als überzeugt von der einfachen Bedienbarkeit. Alle Schritte werden in einer einzigen Lösung abgebildet. Alle Daten aus der Reisebuchung werden automatisch in die Reisekostenabrechnung übernommen. Selbstverständlich können Geschäftsreisen auch weiterhin bei bestehenden Vertragspartnern (z. B. Hotels, Fluggesellschaften oder Mietwagenanbietern) gebucht werden. Und bei Buchungen über das Reisebuchungsmodul, anstelle telefonischer Buchungen bei Reisebüros oder Reiseagenturen, können Unternehmen 79 Prozent der Bearbeitungskosten pro Transaktion einsparen. Weiterhin können durch die unmittelbare Übertragung der Kreditkartendaten (von Firmenkreditkarten) in die Reisekostenabrechnung, die anfallenden Kosten für das Erstellen der Reisekostenabrechnung und deren weitere Bearbeitung im Gesamtprozess, reduziert werden!
7. Skalierung und Flexibilität: Große, multinational aufgestellte Unternehmen und Konzerne suchen oftmals Lösungen, die in allen Niederlassungen und Standorten und über Landesgrenzen hinweg eingesetzt werden können. In sich immer schneller entwickelnden Märkten gehören Firmenfusionen, Firmenübernahmen, Geschäftsbereichserweiterungen und daraus resultierende Personalveränderungen fast schon zum Tagesgeschäft. Große Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, dass durch natürliches Unternehmenswachstum alte Systemlösungen nicht mehr voll funktionsfähig sind oder nur durch kostenintensive Investitionen in neue Lizenzen oder Infrastrukturerweiterung nutzbar bleiben. Webbasierte Lösungen können ohne Zeitverlust den neuen Gegebenheiten angepasst werden, mit dem Unternehmenswachstum wächst also auch das System. Neue Mitarbeiter und Nutzer können ohne zusätzliche Kosten einfach aufgenommen werden und die Lösung kann in neuen Standorten und anderen Ländern ausgerollt werden – alle lokalen Richtlinien, Steuervorgaben, Gesetze und Währungsunterschiede werden dabei automatisch berücksichtigt.

Automatisierte Lösungen helfen bei Kosteneinsparungen, Zeiteinsparungen, Compliance-Problemen und Risikoreduzierung

Kosteneinsparungen können durch neue Verträge mit Leistungsanbietern (basierend auf echten Daten und Auswertungen) ebenso realisiert werden, wie durch die erfolgreiche Rückholung der Mehrwertsteuer. Zeiteinsparungen ergeben sich für den Mitarbeiter, der seine Reisekostenabrechnung erstellt, für den Vorgesetzten, der Reisekostenabrechnungen genehmigt und für die Finanzabteilung, die Reisekostenabrechnungen auszahlt sowie durch optimierte Prozesse und automatisierte Importe von Daten in die Reisekostenabrechnung.

Compliance Probleme und Risiken werden durch die korrekten Angaben aller Reisekostendaten und die automatisierte Zusammenstellung aller Belege ebenso reduziert, wie durch die Möglichkeit detaillierte Ausgabenberichte für Wirtschaftsprüfer oder andere interessierte Abteilungen zu erstellen. Eine online basierte Lösung ist flexibel, skalierbar und einfach zu implementieren - und das ohne zusätzlichen Zeitaufwand für ein dediziertes Projektteam, ohne hohe Investitionen, und ohne das Risiko bei Firmenwachstum auf eine neue Lösung umsteigen zu müssen.

SAP Concur erkennt und versteht die Probleme und Bedürfnisse der verschiedenen Unternehmensbereiche von der Geschäftsreisebuchung, über gesetzliche Vorgaben und steuerliche Regeln, bis hin zum Mitarbeiterverhalten und kann Unternehmen helfen, Prozesse zu optimieren und so unerkannte Potentiale zu nutzen und somit Kosten und Zeit zu sparen.