Return of Invest einer Dienstreise: Qualität vor Quantität

Dicht gepackte Termine, lange Reisezeiten, ungewohntes Klima, Jetlag – Alltag für Business Traveller. Trotzdem müssen sie volle Leistung bringen und Ergebnisse liefern. Da Geschäftsreisen gelegentlich keine reinen Vergnügungsfahrten sind, ist es umso wichtiger, die unvermeidlichen Belastungen für die reisenden Mitarbeitenden zu reduzieren. Und hier kommt der aufmerksame Travel Manager ins Spiel: Er schließt unnötige Stressfaktoren aus und trägt so dazu bei, dass der Dienstreisende seine Aufgaben so effizient wie möglich erledigen kann, damit der Return of Invest einer Reise steigt. Denn der Preis allein ist nicht das ausschlaggebende Kriterium bei der Reiseplanung.

Stress-Faktoren bei Geschäftsreisen

Wenn Flieger Verspätung haben, das Dienstreise-Gepäck verschwunden ist oder das Handy nicht funktioniert, zerrt das nicht nur an den Nerven, sondern kostet auch wertvolle Arbeitszeit und senkt die Produktivität. Auf viele der Stress-Faktoren hat die buchende Assistentin oder der Geschäftsreiseverantwortliche keinen direkten Einfluss, schließlich sind sie nicht für verlorenes Gepäck, Verspätungen oder extrem kurzfristig angesetzte Dienstreisen verantwortlich.

Dennoch können sie durch eine sorgfältige Planung und Prozesssteuerung viel dazu beitragen, dass typische Stressoren vermieden und Belastungen gering gehalten werden.

• Ausreichende Zeitpolster bei der Organisation der Dienstreise sorgen zum Beispiel dafür, dass kleinere Verzögerungen nicht zur großen Katastrophe werden.
• Economy-Tarife sind um einiges preiswerter, aber auch erheblich unbequemer als höherwertige Reiseklassen – das macht das Arbeiten nicht leichter. Dabei ist der Return on Investment einer Dienstreise wesentlich größer, wenn die Reisezeit zum Arbeiten genutzt werden kann.
• Belastend ist auch alles, was unterwegs wertvolle Arbeitszeit kostet, also unnötiges Umsteigen oder unflexible Tickets. Die billigste Verbindung ist also nicht immer die beste.
• Beim Hotelvergleich sollte man nicht nur den Zimmerpreis betrachten, sondern auch Zusatzkosten berücksichtigen, die entstehen, wenn die Lage des Hauses nicht optimal ist. Für Business Traveller zählen außerdem weniger die Sterne, sondern andere Kriterien, die die VDR-Hotelzertifizierung unter die Lupe nimmt und honoriert. Schlafen, Surfen, Sauberkeit – das sind die wesentlichen Merkmale eines guten Businesshotels.
• Eine Mappe mit den wichtigsten Informationen zum Reiseland sowie Kontaktdaten von Ansprechpartnern für Notfälle beziehungsweise die entsprechenden Informationen im Intranet können sehr hilfreich sein bei Reisen in unbekannte oder aktuell unsichere Länder.

Geschäftsreiseplaner als Multitalent

Ein Geschäftsreiseplaner ist also nicht nur ein guter Einkäufer, sondern auch ein sensibler Kollege und Multitalent, für den Qualität mehr als Quantität zählen sollte und für den das Wissen um alternative Beförderungslösungen, sinnvolle und klare Reiserichtlinien, moderne Technik und Sicherheit heute zur Grundausstattung gehört.